Hoe u due diligence uitvoert op Chinese leveranciers

In de huidige geglobaliseerde economie wenden veel bedrijven zich tot China voor productie en sourcing. China’s uitgebreide toeleveringsketen, enorme productiecapaciteit en kosteneffectiviteit maken het een voorkeurskeuze voor bedrijven die productiekosten willen verlagen en hun productaanbod willen uitbreiden. Echter, bij het sourcen van producten uit China moeten bedrijven passende maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat de leverancier die ze kiezen voldoet aan de vereiste normen voor kwaliteit, betrouwbaarheid, naleving van de wet en ethische praktijken.

Het uitvoeren van due diligence op Chinese leveranciers is een essentiële stap in het beperken van risico’s gerelateerd aan fraude, slechte kwaliteit goederen, wettelijke overtredingen, diefstal van intellectueel eigendom en logistieke inefficiënties. Deze gids biedt een uitgebreid, stapsgewijs proces voor het uitvoeren van due diligence op Chinese leveranciers om uw zakelijke belangen te beschermen en een succesvolle, langetermijnrelatie te verzekeren.

Het belang van due diligence bij sourcing uit China

De risico’s begrijpen

Hoewel sourcing uit China aanzienlijke voordelen biedt, waaronder lagere productiekosten en toegang tot een divers aanbod aan producten, brengt het ook verschillende risico’s met zich mee waar bedrijven zich bewust van moeten zijn. Deze risico’s omvatten:

Problemen met kwaliteitscontrole: Als producten van een verre locatie worden betrokken, kan het lastiger zijn om te garanderen dat het eindproduct aan de gewenste specificaties en normen voldoet.
Diefstal van intellectueel eigendom: Veel bedrijven die hun productie uitbesteden aan China maken zich zorgen over het risico van inbreuk op intellectueel eigendom (IE), gezien de complexiteit van de handhaving van de wetgeving inzake intellectuele eigendom.
Verstoringen in de toeleveringsketen: vanwege de lange levertijden, taalbarrières en logistieke uitdagingen zijn bedrijven kwetsbaar voor vertragingen of miscommunicatie in de toeleveringsketen.
Naleving van regelgeving: Naleving van lokale en internationale regelgeving, waaronder normen voor productveiligheid, milieuwetten en arbeidsregels, is van cruciaal belang om juridische problemen te voorkomen.
Ethische en arbeidspraktijken: Ethische kwesties, zoals uitbuiting van werknemers en onveilige werkomstandigheden, kunnen niet alleen schadelijk zijn voor de reputatie van uw bedrijf, maar ook juridische gevolgen hebben.

Door potentiële leveranciers grondig te screenen, kunnen bedrijven deze risico’s minimaliseren en partners selecteren die op tijd kwaliteitsproducten kunnen leveren, zich aan de regelgeving houden en ethische normen hanteren.

Voordelen van Due Diligence

Bij het uitvoeren van due diligence gaat het niet alleen om het identificeren en beperken van risico’s. Het levert ook tal van voordelen op die bijdragen aan het succes van uw bedrijf op de lange termijn:

Vertrouwen opbouwen en langdurige relaties opbouwen: door due diligence uit te voeren, laten bedrijven zien dat ze zich inzetten voor het opbouwen van transparante, wederzijds voordelige relaties met hun leveranciers.
Zorgen voor een consistente kwaliteit: Met de juiste due diligence-processen kunnen bedrijven leveranciers vinden die consequent aan de kwaliteitsnormen voldoen.
Bescherming van intellectueel eigendom (IE): Als u inzicht hebt in de aanpak van uw leverancier ten aanzien van IE-bescherming en in zijn bereidheid om geheimhoudingsverklaringen (NDA’s) te ondertekenen, kunt u uw bedrijfseigen informatie beter beschermen.
Voorkom verstoringen in de toeleveringsketen: een goed beoordeelde leverancier kan beter voldoen aan leveringsdeadlines, onverwachte veranderingen in de vraag opvangen en problemen snel aanpakken.

Uiteindelijk verbetert due diligence de algehele veerkracht van uw toeleveringsketen, helpt het de reputatie van uw merk te beschermen en bevordert het langdurige relaties met leveranciers.

Stappen voor het uitvoeren van due diligence bij Chinese leveranciers

Due diligence is een meerstappenproces dat zorgvuldig onderzoek, verificatie en beoordeling van de capaciteiten van een potentiële leverancier vereist. De volgende secties schetsen de belangrijkste stappen bij het uitvoeren van grondige due diligence.

1. Voorlopig leveranciersonderzoek

Voordat u een partnerschap aangaat met een Chinese leverancier, is het essentieel om alle beschikbare informatie over het bedrijf te verzamelen. Dit eerste onderzoek zal waardevolle inzichten bieden in de legitimiteit, reputatie en activiteiten van de leverancier.

Verifiëren van de zakelijke legitimiteit van leveranciers

De eerste stap bij het onderzoeken van een Chinese leverancier is het verifiëren van hun zakelijke legitimiteit. Een legitieme leverancier moet geregistreerd zijn bij de Chinese overheid en hun bedrijf moet een geldige bedrijfsvergunning hebben.

Verificatie van bedrijfslicenties: In China moet elk legitiem bedrijf een bedrijfslicentie verkrijgen van de State Administration for Industry and Commerce (SAIC). U kunt een kopie van de bedrijfslicentie van de leverancier opvragen en de authenticiteit ervan verifiëren via het officiële Chinese platform voor bedrijfsregistratie, het National Enterprise Credit Information Publicity System. Dit platform biedt toegang tot de registratiegegevens van een bedrijf, inclusief de wettelijke vertegenwoordigers, het registratieadres en de bedrijfsomvang.
Belastingregistratie en -identificatie: zorg ervoor dat de leverancier een geldig belastingregistratienummer heeft en voldoet aan de belastingregels in China. Een leverancier die niet correct is geregistreerd bij de belastingdienst, kan illegaal opereren, wat risico’s voor uw bedrijf kan opleveren.

Controleren van de achtergrond en reputatie van het bedrijf

Inzicht in de geschiedenis, staat van dienst en reputatie op de markt van de leverancier is van cruciaal belang om te kunnen beoordelen of het een betrouwbare partner is.

Bedrijfsgeschiedenis: Onderzoek hoe lang de leverancier al actief is en met welke branches ze hebben gewerkt. Langdurige bedrijven met een divers klantenbestand zijn over het algemeen betrouwbaarder dan nieuwere, ongeteste leveranciers.
Referenties en beoordelingen: Vraag om referenties van andere klanten, met name die in uw thuisland of branche. U kunt ook zoeken naar online beoordelingen en rapporten van externe organisaties. Wees voorzichtig met leveranciers met minimale beoordelingen of twijfelachtige feedback, omdat dit kan duiden op slechte zakelijke praktijken of gebrek aan ervaring.
Brancheverenigingen en certificeringen: Controleer of de leverancier lid is van brancheverenigingen of industriegroepen, aangezien dit kan duiden op een toewijding aan kwaliteit en industrienormen. Lidmaatschap van internationale organisaties of certificeringen, zoals ISO 9001 (kwaliteitsmanagement), kan een indicatie zijn van een gerenommeerde leverancier.

2. Evalueren van de capaciteiten van leveranciers

Nadat u de legitimiteit van de leverancier hebt vastgesteld, is de volgende stap het beoordelen van zijn vermogen om te voldoen aan uw specifieke vereisten op het gebied van productkwaliteit, productiecapaciteit en technologische mogelijkheden.

Productiefaciliteiten en -apparatuur

De productiefaciliteiten van een leverancier zijn een kritische factor bij het bepalen of ze aan uw productiebehoeften kunnen voldoen. Een goed uitgeruste, georganiseerde en schaalbare faciliteit zorgt ervoor dat de leverancier de vereiste hoeveelheid en kwaliteit goederen kan leveren.

Fabrieksbezoeken: Bezoek indien mogelijk de productiefaciliteit van de leverancier persoonlijk. Een bezoek ter plaatse stelt u in staat om hun productieprocessen, hygiënenormen, kwaliteitscontrolemaatregelen en algemene werkomgeving te evalueren. Beoordeel tijdens uw bezoek of de leverancier zich houdt aan de industrienormen voor veiligheid op de werkplek en milieubescherming.
Fabrieksaudits: Als het niet haalbaar is om de fabriek persoonlijk te bezoeken, overweeg dan om een externe auditfirma in te huren om een fabrieksinspectie uit te voeren. Externe auditbedrijven kunnen een gedetailleerd, objectief rapport leveren over de capaciteiten van de fabriek, naleving van regelgeving en kwaliteitsborgingsprocedures.
Evaluatie van het productieproces: Vraag naar de productiemethoden, technologie en materiaalbronnen van de leverancier. Een leverancier die verouderde of inferieure machines gebruikt, kan mogelijk niet voldoen aan uw productspecificaties. Vraag bovendien naar hun productiedoorlooptijden, personeelscapaciteiten en het vermogen om de productie op te schalen tijdens piekseizoenen.

Productkwaliteitscontrole

Kwaliteitscontrole is een van de belangrijkste factoren om te overwegen bij het sourcen uit China. U wilt ervoor zorgen dat de leverancier consequent kan voldoen aan de kwaliteitsnormen die vereist zijn voor uw producten.

Kwaliteitsmanagementsystemen: Vraag de leverancier naar hun kwaliteitsmanagementsystemen en certificeringen. ISO 9001-certificering geeft bijvoorbeeld aan dat de leverancier zich houdt aan internationale normen voor kwaliteitsmanagement.
Inspectieprocedures: Vraag om details over de kwaliteitscontroleprocedures van de leverancier, inclusief inspecties tijdens het proces, testen van het eindproduct en het volgen van defecten. Een betrouwbare leverancier moet duidelijk bewijs kunnen leveren van zijn QC-processen en eventuele tests of certificeringen van derden die hij heeft ontvangen.
Bemonstering en testen: Vraag monsters van het product aan voordat u een bulkbestelling plaatst. Door de monsters in uw thuisland te testen, kunt u de kwaliteit, functionaliteit en veiligheidsnormen van het product verifiëren. Als de leverancier weigert monsters te leveren of niet wil voldoen aan uw testvereisten, kan dit een waarschuwingssignaal zijn.

Productiecapaciteit en flexibiliteit

Zorg ervoor dat de leverancier de capaciteit heeft om aan uw vraag te voldoen, zowel qua volume als qua tijdlijn. Bedrijven die de productie niet kunnen opschalen of deadlines niet kunnen halen, kunnen vertragingen veroorzaken bij de lancering van uw product of uw voorraadstroom verstoren.

Levertijden: Vraag naar de levertijden van de leverancier voor productie, verpakking en verzending. Zorg ervoor dat u rekening houdt met de tijd die nodig is voor douaneafhandeling en verzendlogistiek.
Flexibiliteit in bestelhoeveelheid: Sommige leveranciers kunnen grote bulkbestellingen aan, maar hebben moeite met kleinere of onregelmatige bestelhoeveelheden. Zorg ervoor dat de leverancier flexibel genoeg is om veranderingen in uw bestelvolume of -schema op te vangen.
Back-upplannen: Vraag de leverancier of ze noodplannen hebben voor het geval er productieproblemen of verstoringen in de toeleveringsketen optreden. Een betrouwbare leverancier heeft mechanismen om onverwachte uitdagingen aan te kunnen.

3. Beoordelen van wettelijke naleving en certificeringen

Om juridische of regelgevende complicaties te voorkomen, is het van essentieel belang om te controleren of de Chinese leverancier voldoet aan alle relevante wetten en branchevoorschriften.

Naleving van regelgeving in China

In China moeten fabrikanten voldoen aan verschillende wetten en regels, waaronder normen voor productveiligheid, voorschriften voor milieubescherming en arbeidswetten.

Productveiligheidsnormen: Verschillende productcategorieën (bijv. elektronica, speelgoed, medische apparaten, chemicaliën) zijn onderhevig aan verschillende veiligheidsnormen in zowel China als internationale markten. Zorg ervoor dat de producten van de leverancier voldoen aan de relevante veiligheidsnormen die vereist zijn voor uw doelmarkt.
Milieuvoorschriften: Vraag of de leverancier voldoet aan de milieubeschermingswetten, waaronder afvalverwerking en energieverbruik. Als u producten inkoopt die bijzonder milieugevoelig zijn, zoals elektronica, vraag dan of ze voldoen aan internationale milieunormen zoals RoHS (Restriction of Hazardous Substances).
Arbeidsvoorschriften: Zorg ervoor dat de leverancier de arbeidswetten in China naleeft, inclusief de juiste werkuren, lonen en werkomstandigheden. Ethische zorgen over arbeidspraktijken kunnen leiden tot aanzienlijke reputatieschade voor uw bedrijf. Zorg ervoor dat uw leverancier de rechten van werknemers respecteert en veilige werkomgevingen biedt.

Productcertificeringen en -normen

Verschillende markten kunnen specifieke certificeringen vereisen voor producten die binnen hun grenzen worden verkocht. Voordat u met een leverancier in zee gaat, moet u ervoor zorgen dat deze de benodigde certificeringen kan leveren voor het product dat u wilt importeren.

CE-markering (Europa): Als u van plan bent om producten in de Europese Unie te verkopen, zorg er dan voor dat uw leverancier een CE-markering kan verstrekken om aan te geven dat u voldoet aan de gezondheids-, veiligheids- en milieuvereisten van de EU.
UL-certificering (Verenigde Staten): Voor producten die in de Verenigde Staten worden verkocht, is UL-certificering (Underwriters Laboratories) belangrijk om aan te tonen dat het product voldoet aan de veiligheids- en prestatie-eisen.
RoHS-naleving (elektronica): Zorg ervoor dat de leverancier van elektronische producten voldoet aan de RoHS-normen (Restriction of Hazardous Substances) om te garanderen dat de producten geen schadelijke materialen bevatten.

Bescherming van intellectueel eigendom

De wetten van China op het gebied van intellectueel eigendom zijn in de loop der jaren geëvolueerd, maar IP-diefstal is nog steeds een risico voor bedrijven die hun productie naar China uitbesteden. Om dit risico te beperken, moet u proactieve stappen ondernemen om uw IP te beschermen.

Geheimhoudingsverklaring (NDA): zorg ervoor dat de leverancier bereid is een uitgebreide NDA te ondertekenen om uw intellectuele eigendom, zoals ontwerpen, patenten, handelsmerken en bedrijfsgeheimen, te beschermen.
Registratie van patenten en handelsmerken: Als u eigendomsproducten of -ontwerpen hebt, overweeg dan om uw patenten en handelsmerken in China te registreren. Zo weet u zeker dat ze wettelijk beschermd zijn volgens de Chinese wet.
IP-audits: Door de activiteiten van uw leveranciers regelmatig te controleren, kunt u mogelijke IP-schendingen of ongeautoriseerd gebruik van uw intellectuele eigendom opsporen.

4. Financiële stabiliteit en betalingsvoorwaarden

Financiële due diligence is essentieel om te beoordelen of de leverancier financieel stabiel is en in staat is om grote orders uit te voeren. Inzicht in hun financiële situatie helpt risico’s te minimaliseren die samenhangen met faillissement, fraude of insolventie.

Financiële gezondheid beoordelen

U kunt de financiële stabiliteit van een leverancier beoordelen door hun financiële documenten te bekijken, zoals hun balans, winst- en verliesrekening en kasstroomoverzicht. Vraag indien mogelijk een kredietrapport op bij een gerenommeerde externe dienstverlener om een duidelijker beeld te krijgen van hun financiële gezondheid.

Betalingsvoorwaarden en -condities

Stel duidelijke en wederzijds overeengekomen betalingsvoorwaarden vast voordat u een contract aangaat met de leverancier. Standaard betalingsopties omvatten:

Vooruitbetaling: Leveranciers vragen dit vaak bij grote bestellingen, doorgaans 30% vooraf en de resterende 70% na verzending.
Letter of Credit (LC): Dit is een veilige betaalmethode waarbij de bank van de koper de betaling aan de leverancier garandeert zodra aan bepaalde voorwaarden is voldaan.
Betaling bij aflevering (COD): Een minder gebruikelijke optie, waarbij de betaling plaatsvindt zodra de goederen zijn geleverd.

Wees voorzichtig met leveranciers die volledige vooruitbetaling eisen, vooral als ze geen bewezen staat van dienst hebben.

5. Fabrieksaudits en inspecties

Het uitvoeren van een fabrieksaudit is een van de meest effectieve manieren om de claims van de leverancier te verifiëren en hun operationele normen te beoordelen.

Externe fabrieksauditors

Het inhuren van een onafhankelijk auditbedrijf om een fabrieksaudit uit te voeren, kan een objectieve, uitgebreide evaluatie van de faciliteiten van de leverancier opleveren. Deze auditors inspecteren alles, van productiecapaciteit en apparatuur tot arbeidsomstandigheden en milieupraktijken.

Belangrijke aandachtspunten tijdens een audit

Bij het uitvoeren van een fabrieksaudit moet u onder meer letten op de volgende belangrijke aandachtspunten:

Productiecapaciteit en schaalbaarheid: controleer of de leverancier consistent aan uw ordervolume en deadlines kan voldoen.
Kwaliteitscontroleprocedures: Zorg ervoor dat de leverancier in elke productiefase strikte kwaliteitscontroleprocedures toepast.
Welzijn van werknemers: Beoordeel of de leverancier zich houdt aan ethische arbeidspraktijken en veilige werkomstandigheden biedt aan werknemers.
Milieu-impact: controleer of aan de milieuregelgeving wordt voldaan, inclusief afvalbeheer en duurzaamheidspraktijken.

6. Doorlopend leveranciersrelatiebeheer

Zodra u het due diligence-proces hebt afgerond en een leverancier hebt geselecteerd, is het onderhouden van een sterke, transparante relatie van cruciaal belang voor succes op de lange termijn.

Regelmatige communicatie

Zorg voor regelmatige communicatie met de leverancier om de productie te monitoren, eventuele zorgen aan te pakken en de prestaties bij te houden. Gebruik projectmanagementtools of leveranciersportals om updates te delen, orders te volgen en de voorraad te monitoren.

Prestatiebeoordelingen

Voer regelmatig prestatiebeoordelingen uit om de levertijden, productkwaliteit en klantenservice van de leverancier te evalueren. Deze voortdurende evaluatie stelt u in staat om verbeterpunten te identificeren en problemen aan te pakken voordat ze escaleren.

✆