Jak przeprowadzić należytą staranność w przypadku dostawców chińskich

W dzisiejszej zglobalizowanej gospodarce wiele firm zwraca się do Chin w celu produkcji i zaopatrzenia. Rozległy łańcuch dostaw Chin, ogromne moce produkcyjne i opłacalność sprawiają, że jest to preferowany wybór dla firm, które chcą obniżyć koszty produkcji i rozszerzyć swoją ofertę produktów. Jednak podczas zaopatrzenia w produkty z Chin firmy muszą podjąć odpowiednie środki, aby mieć pewność, że wybrany przez nie dostawca spełnia wymagane standardy jakości, niezawodności, zgodności z prawem i etycznych praktyk.

Przeprowadzenie należytej staranności w odniesieniu do chińskich dostawców jest niezbędnym krokiem w ograniczaniu ryzyka związanego z oszustwami, towarami niskiej jakości, naruszeniami prawa, kradzieżą własności intelektualnej i nieefektywnością logistyczną. Niniejszy przewodnik przedstawia kompleksowy, krok po kroku proces przeprowadzania należytej staranności w odniesieniu do chińskich dostawców w celu zabezpieczenia interesów Twojej firmy, zapewniając udane, długoterminowe partnerstwo.

Znaczenie należytej staranności w pozyskiwaniu z Chin

Zrozumienie ryzyka

Podczas gdy pozyskiwanie z Chin oferuje znaczące korzyści, w tym niższe koszty produkcji i dostęp do różnorodnej gamy produktów, wiąże się to również z różnymi ryzykami, których firmy muszą być świadome. Te ryzyka obejmują:

Problemy z kontrolą jakości: Zaopatrywanie się w produkty z odległych miejsc może utrudniać zapewnienie, że produkt końcowy spełni wymagane specyfikacje i standardy.
Kradzież własności intelektualnej: Ryzyko naruszenia własności intelektualnej (IP) stanowi problem dla wielu przedsiębiorstw, które zlecają produkcję Chinom, ze względu na złożoność egzekwowania prawa dotyczącego własności intelektualnej.
Zakłócenia w łańcuchu dostaw: Długie terminy realizacji, bariery językowe i wyzwania logistyczne sprawiają, że przedsiębiorstwa są narażone na opóźnienia lub brak komunikacji w łańcuchu dostaw.
Zgodność z przepisami: Zgodność z lokalnymi i międzynarodowymi przepisami, w tym normami bezpieczeństwa produktów, przepisami ochrony środowiska i przepisami prawa pracy, ma kluczowe znaczenie dla uniknięcia problemów prawnych.
Praktyki etyczne i pracownicze: Kwestie etyczne, takie jak wykorzystywanie pracowników i niebezpieczne warunki pracy, mogą nie tylko zaszkodzić reputacji Twojej firmy, ale również mieć konsekwencje prawne.

Dzięki dokładnej weryfikacji potencjalnych dostawców firmy mogą zminimalizować te ryzyka i wybrać partnerów, którzy będą w stanie dostarczać produkty wysokiej jakości na czas, przestrzegać przepisów i utrzymywać standardy etyczne.

Korzyści z należytej staranności

Przeprowadzenie należytej staranności nie służy jedynie identyfikacji i ograniczaniu ryzyka; zapewnia również liczne korzyści, które przyczyniają się do długoterminowego sukcesu Twojej firmy:

Budowanie zaufania i długoterminowych relacji: Przeprowadzając należytą staranność, przedsiębiorstwa wykazują zaangażowanie w budowanie przejrzystych, korzystnych dla obu stron relacji ze swoimi dostawcami.
Zapewnienie spójnej jakości: Dzięki wdrożeniu odpowiednich procesów należytej staranności przedsiębiorstwa mogą zabezpieczyć sobie dostawców, którzy stale spełniają standardy jakości.
Ochrona własności intelektualnej (IP): Zrozumienie podejścia dostawcy do ochrony własności intelektualnej i jego gotowości do podpisywania umów o zachowaniu poufności (NDA) może pomóc w ochronie Twoich informacji objętych tajemnicą handlową.
Zapobieganie zakłóceniom w łańcuchu dostaw: Dobrze oceniony dostawca ma większe szanse na dotrzymanie terminów dostaw, radzenie sobie z nieoczekiwanymi zmianami popytu i szybkie rozwiązywanie problemów.

Ostatecznie należyta staranność zwiększa ogólną odporność łańcucha dostaw, pomaga chronić reputację marki i budować długotrwałe relacje z dostawcami.

Kroki przeprowadzania należytej staranności w przypadku dostawców chińskich

Due diligence to wieloetapowy proces, który wymaga starannego badania, weryfikacji i oceny możliwości potencjalnego dostawcy. Poniższe sekcje opisują kluczowe kroki w przeprowadzaniu gruntownej due diligence.

1. Wstępne badanie dostawcy

Przed nawiązaniem partnerstwa z chińskim dostawcą konieczne jest zebranie wszystkich dostępnych informacji o firmie. Te wstępne badania dostarczą cennych informacji na temat legalności, reputacji i działalności dostawcy.

Weryfikacja legalności działalności dostawcy

Pierwszym krokiem w badaniu chińskiego dostawcy jest sprawdzenie jego legalności biznesowej. Legalny dostawca powinien być zarejestrowany w chińskim rządzie, a jego firma powinna mieć ważną licencję biznesową.

Weryfikacja licencji biznesowej: W Chinach każda legalna firma musi uzyskać licencję biznesową od Państwowej Administracji Przemysłu i Handlu (SAIC). Możesz poprosić o kopię licencji biznesowej dostawcy i zweryfikować jej autentyczność za pośrednictwem oficjalnej chińskiej platformy rejestracji firm, National Enterprise Credit Information Publicity System. Platforma ta zapewnia dostęp do danych rejestracyjnych firmy, w tym jej przedstawicieli prawnych, adresu rejestracyjnego i zakresu działalności.
Rejestracja i identyfikacja podatkowa: Upewnij się, że dostawca ma ważny numer rejestracyjny podatkowy i przestrzega przepisów podatkowych w Chinach. Dostawca, który nie jest prawidłowo zarejestrowany w urzędzie skarbowym, może działać nielegalnie, co może stwarzać ryzyko dla Twojej firmy.

Sprawdzanie historii i reputacji firmy

Aby ocenić, czy jest to wiarygodny partner, kluczowe znaczenie ma zrozumienie historii dostawcy, jego osiągnięć i reputacji na rynku.

Historia firmy: Zbadaj, jak długo dostawca działa na rynku i z jakimi branżami współpracował. Długoletnie firmy z różnorodną bazą klientów są zazwyczaj bardziej niezawodne niż nowi, niesprawdzeni dostawcy.
Referencje i recenzje: Poproś o referencje od innych klientów, szczególnie tych z Twojego kraju lub branży. Możesz również poszukać recenzji i raportów online od organizacji zewnętrznych. Zachowaj ostrożność w przypadku dostawców z niewielką liczbą recenzji lub wątpliwymi opiniami, ponieważ może to wskazywać na złe praktyki biznesowe lub brak doświadczenia.
Stowarzyszenia handlowe i certyfikaty: Sprawdź, czy dostawca jest członkiem jakichkolwiek stowarzyszeń handlowych lub grup branżowych, ponieważ może to wskazywać na zaangażowanie w jakość i standardy branżowe. Członkostwo w międzynarodowych organizacjach lub certyfikaty, takie jak ISO 9001 (zarządzanie jakością), mogą być wskaźnikiem renomowanego dostawcy.

2. Ocena możliwości dostawcy

Gdy już potwierdzisz wiarygodność dostawcy, następnym krokiem będzie ocena jego zdolności do spełnienia Twoich konkretnych wymagań pod względem jakości produktu, zdolności produkcyjnej i możliwości technologicznych.

Obiekty i wyposażenie produkcyjne

Zakłady produkcyjne dostawcy są kluczowym czynnikiem decydującym o tym, czy mogą one sprostać Twoim potrzebom produkcyjnym. Dobrze wyposażony, zorganizowany i skalowalny zakład zapewnia, że dostawca może dostarczyć wymaganą ilość i jakość towarów.

Wizyty w fabryce: Jeśli to możliwe, odwiedź osobiście zakład produkcyjny dostawcy. Wizyta na miejscu pozwala ocenić procesy produkcyjne, standardy higieny, środki kontroli jakości i ogólne środowisko pracy. Podczas wizyty oceń, czy dostawca przestrzega standardów branżowych dotyczących bezpieczeństwa w miejscu pracy i ochrony środowiska.
Audyty fabryk: Jeśli wizyta w fabryce osobiście nie jest możliwa, rozważ zatrudnienie zewnętrznej firmy audytorskiej, która przeprowadzi inspekcję fabryki. Zewnętrzne firmy audytorskie mogą dostarczyć szczegółowy, obiektywny raport na temat możliwości fabryki, zgodności z przepisami i procedur zapewnienia jakości.
Ocena procesu produkcyjnego: Zapytaj o metody produkcji, technologię i źródła materiałów u dostawcy. Dostawca, który używa przestarzałych lub niespełniających norm maszyn, może nie być w stanie spełnić specyfikacji Twojego produktu. Ponadto zapytaj o terminy realizacji produkcji, możliwości siły roboczej i zdolność do skalowania produkcji w szczytowych sezonach.

Kontrola jakości produktu

Kontrola jakości jest jednym z najważniejszych czynników, które należy wziąć pod uwagę przy pozyskiwaniu z Chin. Chcesz mieć pewność, że dostawca będzie w stanie stale spełniać standardy jakości wymagane dla Twoich produktów.

Systemy zarządzania jakością: Zapytaj dostawcę o jego systemy zarządzania jakością i certyfikaty. Na przykład certyfikat ISO 9001 oznacza, że dostawca przestrzega międzynarodowych norm zarządzania jakością.
Procedury kontroli: Poproś o szczegóły dotyczące procedur kontroli jakości dostawcy, w tym inspekcji w trakcie procesu, testowania produktu końcowego i śledzenia wad. Wiarygodny dostawca powinien być w stanie przedstawić jasne dowody swoich procesów kontroli jakości oraz wszelkich testów lub certyfikacji stron trzecich, które otrzymał.
Próbkowanie i testowanie: Poproś o próbki produktu przed złożeniem zamówienia hurtowego. Testowanie próbek w kraju ojczystym pozwala zweryfikować jakość, funkcjonalność i standardy bezpieczeństwa produktu. Jeśli dostawca odmawia dostarczenia próbek lub niechętnie stosuje się do wymagań testowych, może to być sygnał ostrzegawczy.

Zdolność produkcyjna i elastyczność

Upewnij się, że dostawca ma zdolność do zaspokojenia Twojego popytu pod względem zarówno wolumenu, jak i harmonogramu. Firmy, które nie są w stanie skalować produkcji lub dotrzymywać terminów, mogą powodować opóźnienia w wprowadzaniu produktu na rynek lub zakłócać przepływ zapasów.

Czas realizacji: Zapytaj o czas realizacji u dostawcy w zakresie produkcji, pakowania i wysyłki. Pamiętaj, aby uwzględnić czas potrzebny na odprawę celną i logistykę wysyłki.
Elastyczność w ilości zamówienia: Niektórzy dostawcy mogą być w stanie sprostać dużym zamówieniom hurtowym, ale mogą mieć problemy z mniejszymi lub nieregularnymi ilościami zamówień. Upewnij się, że dostawca jest wystarczająco elastyczny, aby dostosować się do zmian w wolumenie lub harmonogramie zamówienia.
Plany zapasowe: Zapytaj dostawcę, czy ma plany awaryjne na wypadek problemów z produkcją lub zakłóceń w łańcuchu dostaw. Niezawodny dostawca będzie miał mechanizmy do radzenia sobie z nieoczekiwanymi wyzwaniami.

3. Ocena zgodności z prawem i certyfikacji

Aby uniknąć komplikacji prawnych i regulacyjnych, należy koniecznie sprawdzić, czy chiński dostawca przestrzega wszystkich stosownych przepisów i regulacji branżowych.

Zgodność z przepisami w Chinach

W Chinach producenci muszą przestrzegać różnych praw i przepisów, m.in. norm bezpieczeństwa produktów, przepisów ochrony środowiska i przepisów prawa pracy.

Normy bezpieczeństwa produktu: Różne kategorie produktów (np. elektronika, zabawki, urządzenia medyczne, chemikalia) podlegają różnym normom bezpieczeństwa zarówno na rynku chińskim, jak i międzynarodowym. Upewnij się, że produkty dostawcy spełniają odpowiednie normy bezpieczeństwa wymagane dla Twojego rynku docelowego.
Przepisy dotyczące ochrony środowiska: Zapytaj, czy dostawca przestrzega przepisów dotyczących ochrony środowiska, w tym utylizacji odpadów i zużycia energii. Jeśli pozyskujesz produkty, które są szczególnie wrażliwe dla środowiska, takie jak elektronika, zapytaj o ich zgodność z międzynarodowymi normami ochrony środowiska, takimi jak RoHS (Restriction of Hazardous Substances).
Przepisy pracy: Upewnij się, że dostawca przestrzega przepisów prawa pracy w Chinach, w tym właściwych godzin pracy, wynagrodzeń i warunków pracy. Obawy etyczne dotyczące praktyk pracy mogą prowadzić do znacznych szkód dla reputacji Twojej firmy. Upewnij się, że Twój dostawca szanuje prawa pracowników i zapewnia bezpieczne środowisko pracy.

Certyfikaty i normy produktów

Różne rynki mogą wymagać określonych certyfikatów dla produktów sprzedawanych na ich terenie. Przed nawiązaniem współpracy z dostawcą upewnij się, że może on dostarczyć niezbędne certyfikaty dla produktu, który planujesz importować.

Oznakowanie CE (Europa): Jeżeli planujesz sprzedawać swoje produkty w Unii Europejskiej, upewnij się, że Twój dostawca może nadać Ci oznakowanie CE potwierdzające zgodność z wymogami UE w zakresie zdrowia, bezpieczeństwa i ochrony środowiska.
Certyfikacja UL (Stany Zjednoczone): W przypadku produktów sprzedawanych w Stanach Zjednoczonych certyfikat UL (Underwriters Laboratories) jest istotny, ponieważ potwierdza, że produkt spełnia normy bezpieczeństwa i wydajności.
Zgodność z dyrektywą RoHS (elektronika): W przypadku produktów elektronicznych należy upewnić się, że dostawca spełnia normy RoHS (Ograniczenie stosowania substancji niebezpiecznych), aby mieć pewność, że produkty nie zawierają szkodliwych materiałów.

Ochrona własności intelektualnej

Chińskie prawo własności intelektualnej ewoluowało na przestrzeni lat, ale kradzież IP nadal stanowi ryzyko dla firm zlecających produkcję Chinom. Aby złagodzić to ryzyko, podejmij proaktywne kroki w celu ochrony swojego IP.

Umowa o zachowaniu poufności (NDA): Upewnij się, że dostawca jest skłonny podpisać kompleksową umowę NDA w celu ochrony Twojej własności intelektualnej, takiej jak wzory, patenty, znaki towarowe i tajemnice handlowe.
Rejestracja patentów i znaków towarowych: Jeśli posiadasz zastrzeżone produkty lub wzory, rozważ zarejestrowanie patentów i znaków towarowych w Chinach, aby mieć pewność, że będą one chronione na mocy chińskiego prawa.
Audyty praw własności intelektualnej: Okresowe audyty działań dostawców mogą pomóc wykryć potencjalne naruszenia praw własności intelektualnej lub nieautoryzowane wykorzystanie Twojej własności intelektualnej.

4. Stabilność finansowa i warunki płatności

Należyta staranność finansowa jest niezbędna do oceny, czy dostawca jest stabilny finansowo i zdolny do realizacji dużych zamówień. Zrozumienie jego sytuacji finansowej pomaga zminimalizować ryzyko związane z bankructwem, oszustwem lub niewypłacalnością.

Ocena kondycji finansowej

Możesz ocenić stabilność finansową dostawcy, przeglądając jego dokumenty finansowe, takie jak bilans, rachunek zysków i strat oraz rachunek przepływów pieniężnych. Jeśli to możliwe, poproś o raport kredytowy od renomowanego zewnętrznego dostawcy usług, aby uzyskać jaśniejszy obraz jego kondycji finansowej.

Warunki płatności

Ustal jasne i wzajemnie uzgodnione warunki płatności przed zawarciem jakiejkolwiek umowy z dostawcą. Standardowe opcje płatności obejmują:

Zaliczka: Dostawcy często wymagają jej w przypadku zamówień hurtowych, zazwyczaj 30% z góry, a pozostałe 70% po wysyłce.
Akredytywa (LC): bezpieczna metoda płatności, w ramach której bank kupującego gwarantuje płatność na rzecz dostawcy po spełnieniu określonych warunków.
Płatność przy odbiorze (COD): Mniej popularna opcja, w której zapłata następuje po dostarczeniu towaru.

Należy zachować ostrożność w przypadku dostawców, którzy żądają zapłaty całej kwoty z góry, zwłaszcza jeśli nie mają udokumentowanej historii współpracy.

5. Audyty i inspekcje fabryczne

Przeprowadzenie audytu fabryki jest jedną z najskuteczniejszych metod weryfikacji twierdzeń dostawcy i oceny jego standardów operacyjnych.

Zewnętrzni audytorzy fabryk

Zatrudnienie niezależnej firmy audytorskiej do przeprowadzenia audytu fabryki może zapewnić obiektywną, kompleksową ocenę obiektów dostawcy. Ci audytorzy sprawdzą wszystko, od zdolności produkcyjnych i wyposażenia po warunki pracy i praktyki środowiskowe.

Kluczowe obszary, na których należy się skupić podczas audytu

Przeprowadzając audyt fabryki, należy zwrócić szczególną uwagę na następujące kluczowe obszary:

Możliwości produkcyjne i skalowalność: Sprawdź, czy dostawca jest w stanie konsekwentnie realizować wolumen zamówień i terminy.
Procedury kontroli jakości: Upewnij się, że dostawca przestrzega rygorystycznych procedur kontroli jakości na każdym etapie produkcji.
Dobrobyt pracowników: Oceń, czy dostawca przestrzega etycznych praktyk pracy i zapewnia pracownikom bezpieczne warunki pracy.
Wpływ na środowisko: Weryfikacja zgodności z przepisami dotyczącymi ochrony środowiska, w tym z przepisami dotyczącymi gospodarki odpadami i praktyk zrównoważonego rozwoju.

6. Bieżące zarządzanie relacjami z dostawcami

Po przeprowadzeniu procesu należytej staranności i wybraniu dostawcy, utrzymanie silnych, przejrzystych relacji jest kluczowe dla zapewnienia długoterminowego sukcesu.

Regularna komunikacja

Nawiąż regularną komunikację z dostawcą, aby monitorować produkcję, rozwiązywać wszelkie problemy i śledzić wydajność. Użyj narzędzi do zarządzania projektami lub portali dostawców, aby udostępniać aktualizacje, śledzić zamówienia i monitorować zapasy.

Recenzje wydajności

Przeprowadzaj regularne przeglądy wydajności, aby ocenić czas dostawy dostawcy, jakość produktu i obsługę klienta. Ta ciągła ocena pozwala zidentyfikować obszary wymagające poprawy i zająć się problemami, zanim się nasilą.

✆