In de wereldwijde toeleveringsketen speelt China een centrale rol als een van ‘s werelds grootste productiecentra. Voor bedrijven die producten uit China betrekken, is het uitvoeren van een fabrieksaudit een essentiële stap om ervoor te zorgen dat leveranciers in staat zijn om te voldoen aan kwaliteitsnormen, productietijdlijnen en ethische vereisten. Fabrieksaudits zijn een cruciaal hulpmiddel voor het identificeren van potentiële risico’s, zoals slechte productkwaliteit, onveilige werkomstandigheden, diefstal van intellectueel eigendom en wettelijke non-compliance.
Het auditproces biedt u de mogelijkheid om de capaciteiten, faciliteiten en operationele procedures van een leverancier te evalueren. In deze gids bieden we een uitgebreide, stapsgewijze uitsplitsing van hoe u een leveranciersaudit in China uitvoert. Deze gids behandelt alle fasen van het auditproces, van het voorbereiden op de audit tot het rapporteren van bevindingen en het implementeren van corrigerende maatregelen.
Het belang van het uitvoeren van een leveranciersaudit in China
Leveranciersaudits zijn om verschillende redenen cruciaal. Ze helpen ervoor te zorgen dat de leverancier in staat is om aan uw productspecificaties te voldoen, zich te houden aan wettelijke normen en een hoog niveau van ethische bedrijfspraktijken te handhaven. Bovendien helpt een goed uitgevoerde audit om vertrouwen op te bouwen tussen kopers en leveranciers, waardoor kostbare fouten in de toekomst worden voorkomen.
Risico’s beperken
Fabrieksaudits zijn ontworpen om risico’s te identificeren en aan te pakken die mogelijk niet alleen via documenten zichtbaar zijn. Enkele van deze risico’s zijn:
- Problemen met productkwaliteit: controleren of de leverancier voldoet aan de productspecificaties, certificeringen en kwaliteitsnormen.
- Overtredingen van de nalevingsregels: ervoor zorgen dat de fabriek zich houdt aan de milieu-, arbeids- en veiligheidsvoorschriften.
- Operationele knelpunten: het identificeren van inefficiënties die de productietijdlijnen kunnen beïnvloeden of de kosten kunnen verhogen.
- Bescherming van intellectueel eigendom (IE): beoordelen of de leverancier protocollen voor IP-beveiliging volgt om uw ontwerpen en patenten te beschermen.
Verbetering van de transparantie in de toeleveringsketen
Audits bieden een mate van transparantie in de activiteiten van de leverancier, waardoor u een duidelijker beeld krijgt van hun sterke en zwakke punten. Met een fabrieksaudit kunt u beoordelen of de leverancier zijn activiteiten kan opschalen en uw zakelijke doelen op de lange termijn kan behalen.
Verbeteren van langetermijnrelaties
Het uitvoeren van audits minimaliseert niet alleen risico’s, maar bevordert ook het vertrouwen tussen u en de leverancier. Regelmatige audits laten de leverancier zien dat u zich inzet voor het handhaven van een hoge standaard van kwaliteit, veiligheid en ethische praktijken. Dit kan leiden tot betere communicatie, verbeterde samenwerking en sterkere zakelijke relaties op de lange termijn.
Voorbereiding op een leveranciersaudit in China
Voordat u een leveranciersaudit in China uitvoert, is een grondige voorbereiding essentieel om ervoor te zorgen dat de audit efficiënt is en nuttige resultaten oplevert. Voorbereiding omvat het bepalen van de doelstellingen van de audit, het selecteren van het juiste team en het verzamelen van de benodigde documentatie.
Definieer de auditdoelstellingen
De eerste stap bij het voorbereiden op een leveranciersaudit is het duidelijk definiëren van de doelstellingen van de audit. De focus van de audit hangt af van verschillende factoren, zoals:
- Kwaliteitscontrole: ervoor zorgen dat de leverancier aan uw productspecificaties en kwaliteitsnormen kan voldoen.
- Arbeidspraktijken: controleren of de leverancier zich houdt aan de arbeidswetten en ethische normen.
- Naleving van gezondheids- en veiligheidsvoorschriften: controleren of de leverancier zich houdt aan de veiligheidsvoorschriften, met name in gevaarlijke omgevingen.
- Milieuduurzaamheid: ervoor zorgen dat de leverancier duurzame praktijken toepast en voldoet aan de milieuregelgeving.
- Capaciteit en mogelijkheden: controleren of de leverancier aan uw productievolumevereisten en deadlines kan voldoen.
Als u de doelstellingen van de audit duidelijk definieert, weet u beter waar u op moet letten en welke vragen u tijdens het auditproces moet stellen.
Selecteer het juiste auditteam
Het kiezen van het juiste auditteam is cruciaal voor een succesvolle audit. Als uw bedrijf geen interne experts heeft, kunt u overwegen een externe auditdienst in te huren. Het auditteam moet professionals bevatten met ervaring in de gebieden die relevant zijn voor uw bedrijf.
- Kwaliteitscontrole-experts: Als de focus van de audit op productkwaliteit ligt, dient u experts in te schakelen met ervaring in testen en kwaliteitsborging.
- Compliance Officers: Als u de naleving van regelgeving moet verifiëren, is het van cruciaal belang om professionals in te huren die bekend zijn met de Chinese wetgeving en internationale normen.
- Branchespecifieke experts: voor branches met gespecialiseerde regelgeving kunt u auditors inschakelen die goed thuis zijn in uw specifieke sector, zoals voedselveiligheid, elektronica of textiel.
Het juiste team zorgt ervoor dat alle aspecten van de audit grondig worden behandeld.
Verzamel voorlopige informatie
Verzamel vóór de audit zoveel mogelijk informatie over de leverancier en zijn activiteiten. Enkele documenten en gegevens die u moet bekijken, zijn:
- Bedrijfsregistratie: Controleer of de fabriek wettelijk is geregistreerd bij de Chinese overheid.
- Eerdere audits of certificeringen: controleer of de fabriek eerder audits, certificeringen (bijv. ISO 9001, ISO 14001) of inspecties door andere kopers heeft ondergaan.
- Productiecapaciteit: beoordeel of de leverancier qua volume en tijdschema aan uw vraag kan voldoen.
- Productsamples: Bekijk productsamples van de leverancier om er zeker van te zijn dat ze aan uw kwaliteitsverwachtingen voldoen.
U dient ook contact op te nemen met de leverancier om verwachtingen voor de audit vast te stellen en de logistiek te bespreken, zoals reisregelingen, bezoeken ter plaatse en mogelijke aandachtspunten.
Uitvoeren van de Chinese leveranciersaudit
De audit zelf wordt doorgaans in meerdere fasen opgedeeld. Elke fase richt zich op verschillende gebieden van de activiteiten van de leverancier, zoals productieprocessen, welzijn van werknemers en naleving van internationale regelgeving.
Fabrieksrondleiding en inspectie van de faciliteiten
De eerste fase van de audit omvat doorgaans een grondige inspectie van de faciliteiten van de leverancier. Deze stap stelt de auditor in staat om de infrastructuur, netheid en organisatie van de fabriek visueel te beoordelen. De auditor zal doorgaans het volgende evalueren:
- Productielijnen: Evalueer de opstelling en het onderhoud van productielijnen, machines en gereedschappen. Let op tekenen van inefficiëntie, verouderde apparatuur of slechte onderhoudspraktijken.
- Magazijn- en opslagomstandigheden: Inspecteer hoe grondstoffen, eindproducten en inventaris worden opgeslagen. Dit helpt bepalen of producten op een manier worden behandeld die schade of besmetting minimaliseert.
- Netheid en veiligheid: beoordeel of de fabriek een schone en georganiseerde omgeving heeft. Slechte hygiëne of ongeorganiseerde faciliteiten kunnen leiden tot kwaliteitsproblemen en veiligheidsrisico’s.
- Beveiliging en toegangscontrole: Controleer of er voldoende beveiligingsmaatregelen zijn genomen om diefstal te voorkomen, vooral als u met gevoelige ontwerpen of bedrijfseigen producten werkt.
Tijdens de rondleiding door de fabriek is het essentieel om vragen te stellen over de activiteiten van de leverancier, kwaliteitscontroleprocessen en eventuele uitdagingen waarmee zij worden geconfronteerd. Maak gedetailleerde aantekeningen en foto’s van gebieden die verbetering behoeven.
Auditing van de productieprocessen van de leverancier
Na de inspectie van de faciliteit zal de audit zich richten op het evalueren van de productieprocessen van de leverancier. De auditor zal het gehele productieproces beoordelen om ervoor te zorgen dat de leverancier in staat is om aan uw specificaties en kwaliteitsnormen te voldoen. Belangrijke gebieden om te onderzoeken zijn:
- Productieworkflow: beoordeel de efficiëntie van de productieworkflow en identificeer mogelijke knelpunten. Dit kan helpen bepalen of de leverancier uw ordervolumes en deadlines kan halen.
- Kwaliteitscontrolesystemen: Bekijk de kwaliteitscontroleprocedures van de fabriek om ervoor te zorgen dat producten in verschillende productiefasen worden getest. Zoek naar gedocumenteerde procedures en verslagen van eerdere kwaliteitscontrole-inspecties.
- Material Sourcing en Supply Chain: Controleer waar de leverancier zijn grondstoffen vandaan haalt en of hij betrouwbare, langdurige relaties heeft met zijn leveranciers. Dit zal helpen de consistentie en kwaliteit van de grondstoffen te waarborgen.
- Onderhoud van apparatuur: controleer of de leverancier zijn productieapparatuur regelmatig onderhoudt om onvoorziene storingen te voorkomen die de productie kunnen vertragen.
Als onderdeel van de audit van het productieproces controleert u de documentatie over kwaliteitsnormen, producttesten en eerdere feedback van klanten.
Welzijn van werknemers en arbeidspraktijken
Een van de belangrijkste aandachtspunten bij het auditen van een fabriek in China is het verzekeren dat arbeidspraktijken voldoen aan lokale en internationale normen. Audits van het welzijn van werknemers zijn met name belangrijk voor bedrijven die prioriteit geven aan ethische inkoop en eerlijke handelspraktijken.
Tijdens dit deel van de audit beoordeelt u:
- Werkomstandigheden: Zorg ervoor dat werknemers in veilige en schone omstandigheden werken. Dit omvat het controleren van goede ventilatie, voldoende verlichting en de afwezigheid van gevaarlijke materialen of omgevingen.
- Arbeidsrechten: Controleer of de fabriek voldoet aan de lokale arbeidswetten, inclusief werkuren, lonen en overuren. Zorg ervoor dat werknemers niet worden onderworpen aan gedwongen arbeid of kinderarbeid en dat ze wettelijk verplichte voordelen krijgen, zoals sociale verzekeringen.
- Gezondheid en veiligheid: Beoordeel of de leverancier veiligheidsprotocollen volgt om werknemers te beschermen tegen verwondingen. Dit kan het verstrekken van veiligheidsapparatuur, het uitvoeren van regelmatige trainingen en het handhaven van noodprocedures omvatten.
U kunt er ook voor kiezen om tijdens de audit werknemers te interviewen om hun mening te horen over de werkomstandigheden en het welzijn.
Naleving van milieu- en regelgeving
Milieunaleving is een ander belangrijk gebied om te beoordelen tijdens een leveranciersaudit. Veel kopers maken zich steeds meer zorgen over de milieu-impact van hun leveranciers, en Chinese fabrieken zijn onderworpen aan strenge milieuregels, met name in sectoren zoals productie, chemie en textiel.
Controleer tijdens de audit of de fabriek:
- Voldoet aan de milieuvoorschriften: Zorg ervoor dat de fabriek zich houdt aan de Chinese milieuvoorschriften, zoals normen voor afvalverwerking en luchtkwaliteit.
- Beschikt over milieucertificeringen: let op certificeringen zoals ISO 14001 (milieumanagementsystemen) of andere relevante milieucertificeringen die aantonen dat de fabriek zich inzet voor duurzaamheid.
- Heeft procedures voor afvalbeheer: Beoordeel hoe de leverancier afval, chemicaliën en gevaarlijke materialen beheert. Controleer of ze procedures hebben om schade aan het milieu te minimaliseren.
Zorg ervoor dat de leverancier zich aan de milieuwetgeving houdt en procedures heeft ingevoerd om zijn ecologische voetafdruk te beheren.
Financiële en zakelijke gegevens controleren
Naast operationele beoordelingen moet een leveranciersaudit ook de financiële gezondheid van de fabriek beoordelen. Dit is cruciaal voor het evalueren van het vermogen van de leverancier om langdurige zakelijke relaties te onderhouden. Belangrijke financiële indicatoren om te onderzoeken zijn:
- Winstgevendheid: Bekijk de winstmarges en de algehele financiële prestaties van de leverancier. Dit helpt bepalen of ze de middelen hebben om te investeren in hun bedrijf en grote orders uit te voeren.
- Liquiditeit: Beoordeel de cashflow en liquiditeit van de leverancier om er zeker van te zijn dat deze aan zijn financiële verplichtingen op korte termijn kan voldoen.
- Financiële gegevens: Bekijk hun boekhoudpraktijken, inclusief boekhoudboeken, belastingaangiften en eerdere facturen. Dit zal helpen de financiële stabiliteit en transparantie van het bedrijf te verifiëren.
Rapporteren van bevindingen en implementeren van corrigerende maatregelen
Zodra de audit is voltooid, is het tijd om de bevindingen te verzamelen en een actieplan te ontwikkelen. Het auditrapport moet zowel de sterke als de zwakke punten van de activiteiten van de leverancier schetsen en duidelijke aanbevelingen voor verbetering bieden.
Het auditrapport voorbereiden
Het auditrapport moet zodanig worden gestructureerd dat de volgende informatie duidelijk wordt gepresenteerd:
- Fabrieksoverzicht: Een korte beschrijving van de fabriek, inclusief locatie, grootte en capaciteit.
- Auditmethodologie: De methoden en procedures die worden gebruikt om de activiteiten van de fabriek te beoordelen.
- Bevindingen: Een samenvatting van de bevindingen van de audit, inclusief eventuele aandachtspunten of gevallen van niet-naleving.
- Aanbevelingen: uitvoerbare aanbevelingen voor het aanpakken van problemen die tijdens de audit zijn geïdentificeerd, met specifieke tijdlijnen voor corrigerende maatregelen.
Corrigerende maatregelen en vervolgacties
Als de audit problemen aan het licht brengt, moet de leverancier worden verplicht deze aan te pakken door middel van corrigerende maatregelen. Als kwaliteitscontroleprocedures bijvoorbeeld ontoereikend zijn, moet de leverancier mogelijk een robuuster testsysteem implementeren. Als er arbeidsovertredingen worden vastgesteld, moet de leverancier de situatie rechtzetten door zich aan de arbeidswetten te houden.
Stel een vervolgproces in om ervoor te zorgen dat de leverancier de nodige stappen onderneemt om geïdentificeerde problemen aan te pakken. Dit kan periodieke heraudits inhouden of vereisen dat de leverancier bewijs levert van corrigerende maatregelen.
