Audit dei fornitori cinesi: guida passo passo per valutare una fabbrica

Nella catena di fornitura globale, la Cina svolge un ruolo centrale come uno dei più grandi hub manifatturieri del mondo. Per le aziende che si riforniscono di prodotti dalla Cina, condurre un audit di fabbrica è un passaggio essenziale per garantire che i fornitori siano in grado di soddisfare gli standard di qualità, le tempistiche di produzione e i requisiti etici. Gli audit di fabbrica sono uno strumento fondamentale per identificare potenziali rischi come scarsa qualità del prodotto, condizioni di lavoro non sicure, furto di proprietà intellettuale e non conformità legale.

Il processo di audit ti offre la possibilità di valutare le capacità, le strutture e le procedure operative di un fornitore. In questa guida, forniremo una ripartizione completa e dettagliata di come condurre un audit del fornitore in Cina. Questa guida copre tutte le fasi del processo di audit, dalla preparazione dell’audit alla segnalazione dei risultati e all’implementazione di azioni correttive.

Importanza di condurre un audit dei fornitori in Cina

Gli audit dei fornitori sono cruciali per diversi motivi. Contribuiscono a garantire che il fornitore sia in grado di soddisfare le specifiche del prodotto, di aderire agli standard normativi e di mantenere un elevato livello di pratiche commerciali etiche. Inoltre, un audit ben eseguito aiuta a creare fiducia tra acquirenti e fornitori, prevenendo costosi errori in futuro.

Attenuazione dei rischi

Gli audit di fabbrica sono progettati per identificare e affrontare rischi che potrebbero non essere evidenti solo attraverso i documenti. Alcuni di questi rischi includono:

• Problemi di qualità del prodotto: verificare la capacità del fornitore di soddisfare le specifiche del prodotto, le certificazioni e gli standard qualitativi.
• Violazioni della conformità: garantire che la fabbrica rispetti le normative ambientali, lavorative e di sicurezza.
• Colli di bottiglia operativi: identificazione delle inefficienze che potrebbero influire sui tempi di produzione o aumentare i costi.
• Tutela della proprietà intellettuale (PI): valutare se il fornitore segue i protocolli di sicurezza della PI per proteggere i vostri progetti e brevetti.

Migliorare la trasparenza della catena di fornitura

Gli audit forniscono un livello di trasparenza nelle operazioni del fornitore, dandoti un quadro più chiaro dei suoi punti di forza e di debolezza. Un audit di fabbrica ti consente di valutare se il fornitore può scalare le sue operazioni e soddisfare i tuoi obiettivi aziendali a lungo termine.

Migliorare le relazioni a lungo termine

Eseguire audit non solo riduce al minimo i rischi, ma promuove anche la fiducia tra te e il fornitore. Audit regolari mostrano al fornitore che sei impegnato a mantenere un elevato standard di qualità, sicurezza e pratiche etiche. Ciò può portare a una migliore comunicazione, a una migliore cooperazione e a relazioni commerciali più solide a lungo termine.

Preparazione per un audit del fornitore cinese

Prima di condurre un audit del fornitore in Cina, una preparazione approfondita è fondamentale per garantire che l’audit sia efficiente e produca risultati utili. La preparazione implica la determinazione degli obiettivi dell’audit, la selezione del team giusto e la raccolta della documentazione necessaria.

Definire gli obiettivi dell’audit

Il primo passo nella preparazione di un audit del fornitore è definire chiaramente gli obiettivi dell’audit. Il focus dell’audit dipenderà da diversi fattori, come:

• Controllo qualità: garantire che il fornitore possa soddisfare le specifiche del prodotto e gli standard qualitativi.
• Pratiche di lavoro: verificare che il fornitore rispetti le leggi sul lavoro e gli standard etici.
• Conformità alle norme di salute e sicurezza: verifica del rispetto da parte del fornitore delle norme di sicurezza, in particolare in ambienti pericolosi.
• Sostenibilità ambientale: garantire che il fornitore segua pratiche sostenibili e rispetti le normative ambientali.
• Capacità e competenza: verificare che il fornitore sia in grado di soddisfare i requisiti relativi al volume di produzione e le scadenze.

Definendo chiaramente gli obiettivi dell’audit, potrai capire meglio cosa cercare e quali domande porre durante il processo di audit.

Selezionare il team di audit giusto

Scegliere il giusto team di audit è fondamentale per un audit di successo. Se la tua azienda non ha esperti interni, potresti prendere in considerazione l’assunzione di un servizio di auditing di terze parti. Il team di audit dovrebbe includere professionisti con esperienza nelle aree rilevanti per la tua attività.

• Esperti nel controllo qualità: se l’obiettivo dell’audit è la qualità del prodotto, dovresti avvalerti di esperti con esperienza in test e garanzia della qualità.
• Responsabili della conformità: se è necessario verificare la conformità normativa, è fondamentale assumere professionisti che conoscano le leggi cinesi e gli standard internazionali.
• Esperti del settore: per i settori con normative specializzate, potrebbe essere opportuno includere revisori esperti nel vostro specifico settore, come la sicurezza alimentare, l’elettronica o il tessile.

Il team giusto contribuirà a garantire che tutti gli aspetti dell’audit siano coperti in modo approfondito.

Raccogliere informazioni preliminari

Prima dell’audit, raccogli quante più informazioni possibili sul fornitore e sulle sue operazioni. Alcuni dei documenti e dei dati che dovresti esaminare includono:

• Registrazione aziendale: confermare la registrazione legale della fabbrica presso il governo cinese.
• Audit o certificazioni precedenti: verificare se la fabbrica è stata sottoposta a precedenti audit, certificazioni (ad esempio ISO 9001, ISO 14001) o ispezioni da parte di altri acquirenti.
• Capacità produttiva: valutare se il fornitore è in grado di soddisfare la domanda in termini di volume e tempistiche.
• Campioni di prodotto: esamina i campioni di prodotto del fornitore per assicurarti che soddisfino le tue aspettative in termini di qualità.

Dovresti anche stabilire una comunicazione con il fornitore per definire le aspettative per l’audit e discutere di aspetti logistici, come accordi di viaggio, visite in loco e potenziali aree di interesse.

Esecuzione dell’audit del fornitore cinese

L’audit stesso è solitamente suddiviso in diverse fasi. Ogni fase si concentra su diverse aree delle operazioni del fornitore, come i processi di produzione, il benessere dei dipendenti e la conformità alle normative internazionali.

Visita della fabbrica e ispezione della struttura

La prima fase dell’audit solitamente prevede un’ispezione approfondita delle strutture del fornitore. Questa fase consente all’auditor di valutare visivamente l’infrastruttura, la pulizia e l’organizzazione della fabbrica. L’auditor solitamente valuterà:

• Linee di produzione: valutare l’impostazione e la manutenzione delle linee di produzione, dei macchinari e degli utensili. Cercare segnali di inefficienza, attrezzature obsolete o scarse pratiche di manutenzione.
• Condizioni di magazzino e stoccaggio: ispezionare come vengono immagazzinate le materie prime, i prodotti finiti e l’inventario. Ciò aiuta a determinare se i prodotti vengono gestiti in modo da ridurre al minimo danni o contaminazioni.
• Pulizia e sicurezza: valutare se la fabbrica mantiene un ambiente pulito e organizzato. Scarsa igiene o strutture non organizzate possono portare a problemi di qualità e rischi per la sicurezza.
• Sicurezza e controllo degli accessi: verificare che siano presenti misure di sicurezza adeguate per prevenire i furti, soprattutto se si lavora con progetti sensibili o prodotti proprietari.

Durante il giro in fabbrica, è essenziale porre domande sulle operazioni del fornitore, sui processi di controllo qualità e sulle eventuali sfide che deve affrontare. Prendi appunti dettagliati e scatta fotografie delle aree che necessitano di miglioramento.

Verifica dei processi di produzione del fornitore

Dopo l’ispezione della struttura, l’audit si concentrerà sulla valutazione dei processi di produzione del fornitore. L’auditor esaminerà l’intero processo di produzione per garantire che il fornitore sia in grado di soddisfare le tue specifiche e i tuoi standard di qualità. Le aree chiave da esaminare includono:

• Flusso di lavoro di produzione: valuta l’efficienza del flusso di lavoro di produzione e identifica eventuali colli di bottiglia potenziali. Ciò può aiutare a determinare se il fornitore può soddisfare i volumi e le scadenze degli ordini.
• Sistemi di controllo qualità: rivedere le procedure di controllo qualità della fabbrica per garantire che i prodotti siano testati in varie fasi della produzione. Cercare procedure documentate e registrazioni di ispezioni di controllo qualità passate.
• Approvvigionamento dei materiali e catena di fornitura: verificare dove il fornitore si rifornisce delle materie prime e se ha relazioni affidabili e a lungo termine con i propri fornitori. Ciò contribuirà a garantire la coerenza e la qualità delle materie prime.
• Manutenzione delle attrezzature: verificare se il fornitore effettua regolarmente la manutenzione delle proprie attrezzature di produzione per evitare guasti imprevisti che potrebbero ritardare la produzione.

Come parte della verifica del processo di produzione, esaminare la documentazione sugli standard di qualità, i test sui prodotti e il feedback dei clienti precedenti.

Benessere dei dipendenti e pratiche di lavoro

Una delle principali preoccupazioni quando si verifica un audit di una fabbrica in Cina è garantire che le pratiche di lavoro rispettino gli standard locali e internazionali. Gli audit sul benessere dei lavoratori sono particolarmente importanti per le aziende che danno priorità all’approvvigionamento etico e alle pratiche di commercio equo.

Durante questa parte dell’audit, valutare:

• Condizioni di lavoro: assicurarsi che i dipendenti lavorino in condizioni sicure e pulite. Ciò include il controllo della ventilazione adeguata, dell’illuminazione adeguata e dell’assenza di materiali o ambienti pericolosi.
• Diritti del lavoro: verificare che la fabbrica rispetti le leggi locali sul lavoro, tra cui orario di lavoro, salari e straordinari. Assicurarsi che i lavoratori non siano sottoposti a lavoro forzato o minorile e che siano forniti loro i benefit previsti dalla legge, come l’assicurazione sociale.
• Salute e sicurezza: valutare se il fornitore segue protocolli di sicurezza per proteggere i lavoratori da infortuni. Ciò potrebbe includere la fornitura di attrezzature di sicurezza, la conduzione di una formazione regolare e il mantenimento di procedure di emergenza.

Si può anche prendere in considerazione l’idea di intervistare i dipendenti durante l’audit per raccogliere le loro opinioni sulle condizioni di lavoro e sul benessere.

Conformità ambientale e normativa

La conformità ambientale è un altro aspetto importante da valutare durante un audit del fornitore. Molti acquirenti sono sempre più preoccupati per l’impatto ambientale dei loro fornitori e le fabbriche cinesi sono soggette a rigide normative ambientali, in particolare in settori quali la produzione, la chimica e il tessile.

Durante l’audit, verificare che la fabbrica:

• Conformità alle normative ambientali: assicurarsi che la fabbrica rispetti le leggi ambientali cinesi, come gli standard sullo smaltimento dei rifiuti e sulla qualità dell’aria.
• Dispone di certificazioni ambientali: cercare certificazioni come ISO 14001 (Sistemi di gestione ambientale) o altre certificazioni ambientali pertinenti che dimostrino l’impegno della fabbrica verso la sostenibilità.
• Ha procedure di gestione dei rifiuti: valuta come il fornitore gestisce i rifiuti, i prodotti chimici e i materiali pericolosi. Controlla se ha procedure in atto per ridurre al minimo i danni ambientali.

Assicurarsi che il fornitore mantenga la conformità ambientale e disponga di procedure per gestire il proprio impatto ambientale.

Revisione dei registri finanziari e aziendali

Oltre alle valutazioni operative, un audit del fornitore dovrebbe anche comportare la revisione della salute finanziaria della fabbrica. Ciò è fondamentale per valutare la capacità del fornitore di mantenere relazioni commerciali a lungo termine. Gli indicatori finanziari chiave da esaminare includono:

• Redditività: esaminare i margini di profitto del fornitore e la performance finanziaria complessiva. Ciò aiuterà a determinare se hanno le risorse per investire nella loro attività e soddisfare grandi ordini.
• Liquidità: valutare il flusso di cassa e la liquidità del fornitore per garantire che sia in grado di soddisfare gli obblighi finanziari a breve termine.
• Documenti finanziari: rivedere le loro pratiche contabili, inclusi libri contabili, dichiarazioni fiscali e fatture passate. Ciò aiuterà a verificare la stabilità finanziaria e la trasparenza dell’azienda.

Segnalazione dei risultati e implementazione di azioni correttive

Una volta completato l’audit, è il momento di compilare i risultati e sviluppare un piano d’azione. Il report di audit dovrebbe delineare sia i punti di forza che i punti deboli delle operazioni del fornitore e fornire chiare raccomandazioni per il miglioramento.

Preparazione del rapporto di revisione

Il rapporto di revisione contabile deve essere strutturato in modo da presentare chiaramente le seguenti informazioni:

• Panoramica della fabbrica: una breve descrizione della fabbrica, inclusa ubicazione, dimensioni e capacità.
• Metodologia di audit: metodi e procedure utilizzati per valutare le operazioni della fabbrica.
• Risultati: una sintesi dei risultati dell’audit, comprese eventuali aree di preoccupazione o di non conformità.
• Raccomandazioni: raccomandazioni attuabili per affrontare i problemi identificati durante l’audit, con tempistiche specifiche per le azioni correttive.

Azioni correttive e follow-up

Se l’audit rileva dei problemi, il fornitore dovrebbe essere tenuto a risolverli tramite azioni correttive. Ad esempio, se le procedure di controllo qualità sono inadeguate, il fornitore potrebbe dover implementare un sistema di test più robusto. Se vengono identificate violazioni del lavoro, il fornitore deve rettificare la situazione aderendo alle leggi sul lavoro.

Stabilire un processo di follow-up per garantire che il fornitore adotti le misure necessarie per affrontare eventuali problemi identificati. Ciò potrebbe comportare periodici nuovi audit o richiedere al fornitore di presentare prove di azioni correttive.