Bij het sourcen van producten uit China is een van de grootste uitdagingen voor kopers het verzekeren van de legitimiteit van hun leveranciers. Het verifiëren van de bedrijfsvergunningen en certificeringen van een leverancier is cruciaal om risico’s te minimaliseren, oplichting te voorkomen en een succesvol partnerschap te garanderen. Het proces kan overweldigend lijken, vooral met taalbarrières en culturele verschillen, maar begrijpen waar u op moet letten, kan u helpen weloverwogen beslissingen te nemen.
Inzicht in Chinese bedrijfsvergunningen
Wat is een Chinese bedrijfsvergunning?
Een Chinese bedrijfsvergunning is een verplicht juridisch document dat elk bedrijf in China moet bezitten om legaal te kunnen opereren. De vergunning bevat essentiële informatie, zoals de naam van het bedrijf, registratienummer, bedrijfsomvang en wettelijke vertegenwoordiger. Als u de details van een Chinese bedrijfsvergunning begrijpt, krijgt u een duidelijk inzicht in de legitimiteit en de omvang van de activiteiten die de leverancier mag ondernemen.
Belangrijkste onderdelen van een bedrijfsvergunning
- Bedrijfsnaam: De geregistreerde naam van het bedrijf. Deze moet overeenkomen met de officiële documenten die de leverancier verstrekt.
- Registratienummer: Deze unieke code wordt gebruikt om het bedrijf te traceren in officiële databases.
- Wettelijke vertegenwoordiger: De persoon die wettelijk verantwoordelijk is voor de acties van het bedrijf. De naam van de vertegenwoordiger moet consistent zijn met andere documenten.
- Business Scope: Deze sectie schetst het type activiteiten dat het bedrijf mag uitvoeren, zoals productie, export of handel. Zorg ervoor dat de business scope van de leverancier de producten omvat die u koopt.
- Oprichtingsdatum: Als u weet hoe lang het bedrijf al actief is, kunt u de ervaring en betrouwbaarheid ervan beoordelen.
- Registered Capital: Dit weerspiegelt de financiële capaciteit van het bedrijf. Een hoger geregistreerd kapitaal duidt over het algemeen op een betere financiële stabiliteit.
Hoe een bedrijfsvergunning te interpreteren
Het is belangrijk om de componenten van een bedrijfsvergunning te begrijpen, maar het is ook cruciaal om het document goed te kunnen interpreteren. Als de bedrijfsactiviteiten van een bedrijf bijvoorbeeld alleen ‘binnenlandse handel’ omvatten, is het mogelijk niet legaal om goederen te exporteren. Daarom vereist het interpreteren van de vergunning aandacht voor detail en vaak kruiscontrole met aanvullende documentatie.
Methoden om de bedrijfsvergunningen van Chinese leveranciers te verifiëren
Online verificatie
De Chinese overheid beheert databases waarin u online de vergunningsgegevens van een bedrijf kunt controleren.
Nationaal systeem voor de openbaarmaking van kredietinformatie voor ondernemingen
Dit is een centrale database om de authenticiteit van een Chinese bedrijfsvergunning te controleren. Door het registratienummer of de bedrijfsnaam van de leverancier in te voeren, krijgt u toegang tot gedetailleerde informatie over hun registratiestatus, wettelijke vertegenwoordigers en financiële positie.
Gebruik van diensten van derden
Als u niet in staat bent om door Chineestalige websites te navigeren, kunnen verificatieservices van derden nuttig zijn. Deze services zijn gespecialiseerd in leveranciersvalidatie, vaak met inbegrip van aanvullende controles zoals fabrieksaudits of bezoeken ter plaatse om de authenticiteit van bedrijfsdocumenten te verifiëren.
Offline verificatie via documentatie
Een kopie van de bedrijfsvergunning opvragen
Vraag altijd om een kopie van de bedrijfsvergunning van de leverancier. Controleer na ontvangst op belangrijke onderdelen zoals het registratienummer, de bedrijfsnaam en de wettelijke vertegenwoordiger. Het is het beste om deze kopie te vergelijken met officiële documenten die online beschikbaar zijn.
Een fysiek bezoek afleggen
Indien mogelijk, biedt een bezoek aan de locatie van de leverancier de meest betrouwbare vorm van verificatie. Controleer tijdens het bezoek of het adres op de bedrijfsvergunning overeenkomt met de werkelijke locatie.
Vereiste certificeringen voor Chinese leveranciers
Algemene certificeringen voor export
Chinese leveranciers moeten vaak voldoen aan specifieke certificeringsnormen, afhankelijk van de industrie en het land van bestemming van de goederen. Begrijpen welke certificeringen nodig zijn, kan u behoeden voor het importeren van niet-conforme producten.
ISO-certificeringen
- ISO 9001: Dit is een van de meest voorkomende normen voor kwaliteitsmanagement. Deze norm geeft aan dat de leverancier over robuuste kwaliteitscontroleprocessen beschikt.
- ISO 14001: Deze certificering is gerelateerd aan milieumanagement. Het is met name relevant als u milieuvriendelijke producten inkoopt of wilt verzekeren dat de leverancier voldoet aan milieuvoorschriften.
CE- en RoHS-certificeringen voor Europese markten
Als u producten inkoopt voor de Europese markt, zijn CE- en RoHS-certificeringen cruciaal. CE garandeert dat het product voldoet aan de EU-eisen voor veiligheid, gezondheid en milieu. RoHS garandeert daarentegen dat elektrische producten geen schadelijke stoffen bevatten.
FDA-certificering voor de Amerikaanse markt
Voor producten die de Amerikaanse markt betreden, zoals voedsel of medische benodigdheden, is FDA-certificering verplicht. Het verifiëren van FDA-certificaten kan helpen om ervoor te zorgen dat de producten die u ontvangt, voldoen aan de Amerikaanse regelgeving.
Hoe certificeringen te verifiëren
Vraag originele kopieën aan
Vraag de leverancier om originele kopieën van hun certificeringen. Neem indien mogelijk contact op met de uitgevende instantie om de authenticiteit ervan te verifiëren. De meeste certificeringsinstanties hebben online databases waar u de certificaatnummers kunt controleren.
Gebruik verificatieplatforms
Platforms zoals SGS, Bureau Veritas en Intertek bieden certificeringsverificatieservices. Ze hebben uitgebreide databases en expertise om u te helpen bevestigen of de certificaten die door uw leverancier worden gepresenteerd, authentiek zijn.
Leveranciersinformatie kruislings controleren
Leveranciersgegevens controleren aan de hand van meerdere bronnen
Kruisverificatie op overheidswebsites
Het kruisverifiëren van informatie is een essentiële stap bij het bevestigen van de legitimiteit van een leverancier. U kunt officiële websites van de Chinese overheid gebruiken om de bedrijfsregistratie van een bedrijf te verifiëren. Let op discrepanties in het registratienummer, de bedrijfsomvang of de bedrijfsnaam.
Bevestiging van het adres en de contactgegevens van het bedrijf
Zorg ervoor dat het adres en de contactgegevens op de bedrijfsvergunning overeenkomen met wat de leverancier op zijn website of ander promotiemateriaal heeft vermeld. Een mismatch in het adres kan een waarschuwingssignaal zijn.
Gebruik Alibaba en andere B2B-platforms voor verificatie
Veel B2B-platforms zoals Alibaba, Global Sources en Made-in-China.com voeren hun eigen leveranciersverificatieprocessen uit. Het bekijken van leveranciersprofielen op deze platforms kan extra zekerheid bieden over de legitimiteit van een bedrijf.
Inschakelen van externe inspectiebureaus
Waarom een extern inspectiebureau inschakelen?
Het inschakelen van een extern inspectiebureau is een van de meest betrouwbare manieren om de zakelijke geloofsbrieven van een leverancier te verifiëren. Deze bureaus voeren vaak bezoeken ter plaatse uit om het bestaan van de fabriek en de authenticiteit van de activiteiten te controleren.
Diensten geleverd door inspectiebureaus
- Verificatie van bedrijfsvergunning: Zij verifiëren de authenticiteit van de bedrijfsvergunning en controleren de registratiegegevens.
- Fabrieksaudit: Met een fabrieksaudit kunt u de productiecapaciteiten, kwaliteitscontrolemaatregelen en naleving van ethische normen van de leverancier bevestigen.
- Inspectie van de productkwaliteit: Voordat de producten worden verzonden, kunnen deze instanties de producten inspecteren om er zeker van te zijn dat ze voldoen aan de specificaties die in het contract zijn vastgelegd.
Aanbevolen externe bureaus
Enkele bekende externe inspectiebureaus zijn:
- SGS: Biedt inspectie-, verificatie-, test- en certificeringsdiensten.
- Bureau Veritas: gespecialiseerd in kwaliteits-, gezondheids-, veiligheids- en milieunormen.
- Intertek: biedt kwaliteitsborging en productinspectiediensten voor verschillende industrieën.
Bedrijfsverificatierapporten gebruiken
Wat is een bedrijfsverificatierapport?
Een bedrijfsverificatierapport biedt uitgebreide details over de achtergrond, juridische status en financiële status van een bedrijf. Dergelijke rapporten zijn waardevol om een compleet beeld te krijgen van een leverancier voordat u een contract aangaat.
Hoe u een bedrijfsverificatierapport kunt verkrijgen
- Kredietrapportagebureaus: bedrijven zoals Dun & Bradstreet leveren gedetailleerde krediet- en bedrijfsverificatierapporten.
- Chinese lokale agentschappen: U kunt ook lokale agentschappen inhuren die gespecialiseerd zijn in het verzamelen van bedrijfsinformatie in China. Zij hebben vaak directe toegang tot overheidsdatabases en -gegevens, waardoor ze nauwkeurigere en actuelere informatie kunnen bieden.
Leveranciersaudits voor een dieper inzicht
Waarom een leveranciersaudit uitvoeren?
Een leveranciersaudit is een grondigere evaluatie van de capaciteiten van de leverancier, waarbij gebieden als productiecapaciteit, kwaliteitsmanagement en naleving van sociale en milieunormen aan bod komen. Het uitvoeren van een audit kan helpen ervoor te zorgen dat uw leverancier aan al uw vereisten voldoet en producten op tijd en volgens de vereiste specificaties kan leveren.
Soorten leveranciersaudits
Kwaliteitssysteem audit
Bij dit type audit ligt de nadruk op de kwaliteitsmanagementsystemen van de leverancier, zoals de naleving van ISO-normen en interne kwaliteitscontroleprocedures.
Audit van de productiecapaciteit
Een audit van de productiecapaciteit is cruciaal als u wilt bepalen of de leverancier de capaciteit heeft om grote orders uit te voeren. De audit omvat doorgaans apparatuurinspectie, evaluatie van het personeel en beoordelingen van het productieproces.
Nalevingsaudit
Bij nalevingsaudits wordt gekeken naar naleving van sociale en milieuvoorschriften. Hiermee wordt gecontroleerd of de leverancier zich houdt aan de arbeidswetten, veiligheidsnormen op de werkplek en milieuvoorschriften.
Hoe regelt u een leveranciersaudit?
U kunt een audit rechtstreeks via uw bedrijf regelen of gebruikmaken van inspectiediensten van derden. Bedrijven als SGS en Bureau Veritas zijn gerenommeerde opties die uitgebreide auditdiensten bieden.
Rode vlaggen identificeren tijdens verificatie
Veelvoorkomende rode vlaggen waar u op moet letten
- Gebrek aan consistente informatie: Als de informatie op de bedrijfsvergunning niet overeenkomt met wat beschikbaar is in openbare registers of op verificatiewebsites van derden, is dit een ernstig waarschuwingssignaal.
- Weigering om documentatie te verstrekken: Een legitieme leverancier zou geen probleem moeten hebben met het verstrekken van kopieën van bedrijfslicenties en certificeringen. Aarzeling of weigering is een groot waarschuwingssignaal.
- Extreem lage prijzen: Prijzen die ver onder de marktwaarde liggen, kunnen duiden op kwaliteitsproblemen, een gebrek aan de benodigde certificeringen of zelfs op oplichterij.
- Geen online aanwezigheid: Het ontbreken van een digitale aanwezigheid, zoals een officiële website of aanwezigheid op sociale media, zou reden tot zorg moeten zijn.
Hoe te reageren op rode vlaggen
Als u rode vlaggen identificeert, is het cruciaal om voorzichtig te werk te gaan. Voer aanvullende verificatiestappen uit of overweeg alternatieve leveranciers. Betrouwbare leveranciers moeten transparant zijn en bereid zijn om alle documentatie te verstrekken die u nodig hebt.
Hulpmiddelen en platforms ter ondersteuning van verificatie
Online verificatietools
Er zijn verschillende online hulpmiddelen waarmee u de bedrijfsgegevens van een Chinese leverancier kunt verifiëren.
Nationaal systeem voor de openbaarmaking van kredietinformatie voor ondernemingen
Het National Enterprise Credit Information Publicity System van de Chinese overheid is een onschatbaar hulpmiddel voor het controleren van bedrijfsvergunningen. U kunt de naam of het registratienummer van het bedrijf invoeren om de authenticiteit ervan te verifiëren.
Alibaba Leveranciersverificatiefuncties
Als u inkoopt via Alibaba, biedt het platform verschillende niveaus van verificatiebadges, zoals Gold Supplier of Assessed Supplier. Het bekijken van deze badges kan inzicht geven in de authenticiteit en verificatiestatus van het bedrijf.
Verificatiediensten van derden
Verificatiediensten van derden zoals GloBIS of China Checkup zijn gespecialiseerd in het verifiëren van Chinese bedrijven. Deze diensten bieden gedetailleerde rapporten die u helpen de legitimiteit van een leverancier beter te begrijpen.
Praktische tips voor effectieve leveranciersverificatie
Directe communicatie tot stand brengen
Open en transparante communicatie is de sleutel tot het verifiëren van de legitimiteit van een leverancier. Neem rechtstreeks contact op met de leverancier en stel gerichte vragen over hun bedrijfsvergunning, certificeringen en kwaliteitscontroleprocessen. Als ze aarzelen of vage antwoorden geven, is het verstandig om het nog eens te overwegen.
Vraag meerdere referenties aan
Vraag de leverancier om referenties van eerdere klanten, met name die in uw land. Spreek met deze klanten om hun ervaring en tevredenheid met de leverancier te bevestigen. Een legitieme leverancier zou geen probleem moeten hebben met het verstrekken van meerdere referenties.
Maak gebruik van sociale media en forums
Social media platforms zoals LinkedIn en zakelijke forums zijn uitstekende bronnen voor het onderzoeken van potentiële leveranciers. Controleer reviews of discussies over de leverancier en neem contact op met andere kopers die ervaring met hen hebben.
