نحوه انجام دقت در تامین کنندگان چینی

در اقتصاد جهانی شده امروز، بسیاری از مشاغل برای تولید و تامین منابع به چین روی می آورند. زنجیره تامین گسترده، ظرفیت تولید گسترده و مقرون به صرفه بودن چین، این کشور را به گزینه ای ارجح برای شرکت هایی تبدیل می کند که به دنبال کاهش هزینه های تولید و گسترش محصولات خود هستند. با این حال، هنگام تهیه محصولات از چین، کسب‌وکارها باید اقدامات مناسبی را انجام دهند تا اطمینان حاصل شود که تامین‌کننده‌ای که انتخاب می‌کنند استانداردهای لازم برای کیفیت، قابلیت اطمینان، انطباق قانونی و شیوه‌های اخلاقی را رعایت می‌کند.

انجام بررسی های لازم در مورد تامین کنندگان چینی یک گام اساسی در کاهش خطرات مربوط به تقلب، کالاهای بی کیفیت، تخلفات قانونی، سرقت مالکیت معنوی و ناکارآمدی های لجستیکی است. این راهنما یک فرآیند جامع و گام به گام برای انجام بررسی های لازم در مورد تامین کنندگان چینی برای محافظت از منافع تجاری شما و تضمین یک مشارکت موفق و طولانی مدت ارائه می دهد.

اهمیت دقت در تامین منابع از چین

درک ریسک ها

در حالی که منبع یابی از چین مزایای قابل توجهی را ارائه می دهد، از جمله هزینه های تولید پایین تر و دسترسی به طیف متنوعی از محصولات، خطرات مختلفی را نیز به همراه دارد که مشاغل باید از آن آگاه باشند. این خطرات عبارتند از:

• مسائل مربوط به کنترل کیفیت: تهیه محصولات از یک مکان دور می تواند اطمینان از مطابقت محصول نهایی با مشخصات و استانداردهای مورد نظر را دشوارتر کند.
• سرقت مالکیت معنوی: خطر نقض مالکیت معنوی (IP) نگرانی برای بسیاری از مشاغلی است که تولید را به چین برون سپاری می کنند، با توجه به پیچیدگی های اجرای قانون IP.
• اختلالات زنجیره تامین: با زمان طولانی، موانع زبانی و چالش های لجستیکی، کسب و کارها در برابر تاخیر یا عدم ارتباط در زنجیره تامین آسیب پذیر هستند.
• انطباق با مقررات: رعایت مقررات محلی و بین المللی، از جمله استانداردهای ایمنی محصول، قوانین زیست محیطی و مقررات کار، برای جلوگیری از مشکلات قانونی بسیار مهم است.
• رویه‌های اخلاقی و کاری: نگرانی‌های اخلاقی، مانند استثمار کارگران و شرایط کاری ناایمن، نه تنها می‌تواند به اعتبار شرکت شما آسیب برساند، بلکه منجر به عواقب قانونی نیز می‌شود.

با بررسی کامل تأمین‌کنندگان بالقوه، کسب‌وکارها می‌توانند این خطرات را به حداقل برسانند و شرکایی را انتخاب کنند که می‌توانند محصولات باکیفیت را به موقع تحویل دهند، با مقررات مطابقت داشته باشند و استانداردهای اخلاقی را رعایت کنند.

مزایای کوشش مناسب

انجام بررسی های لازم فقط در مورد شناسایی و کاهش خطرات نیست. همچنین مزایای متعددی را ارائه می دهد که به موفقیت بلند مدت کسب و کار شما کمک می کند:

• ایجاد اعتماد و روابط بلندمدت: با انجام بررسی های لازم، کسب و کارها تعهد خود را نسبت به ایجاد روابط شفاف و سودمند متقابل با تامین کنندگان خود نشان می دهند.
• حصول اطمینان از کیفیت ثابت: با وجود فرآیندهای دقت لازم، کسب و کارها می توانند تامین کنندگانی را که به طور مداوم استانداردهای کیفیت را رعایت می کنند، تضمین کنند.
• حفاظت از مالکیت معنوی (IP): درک رویکرد تامین کننده شما برای حفاظت از IP و تمایل آنها به امضای قراردادهای عدم افشا (NDA) می تواند به محافظت از اطلاعات اختصاصی شما کمک کند.
• جلوگیری از اختلالات زنجیره تامین: تامین‌کننده‌ای که به خوبی ارزیابی می‌شود به احتمال زیاد قادر به رعایت مهلت‌های تحویل، مدیریت تغییرات غیرمنتظره در تقاضا و رسیدگی سریع به مسائل است.

در نهایت، دقت لازم، انعطاف‌پذیری کلی زنجیره تامین شما را افزایش می‌دهد، به محافظت از شهرت برند شما کمک می‌کند و روابط طولانی‌مدت با تامین‌کنندگان را تقویت می‌کند.

مراحل انجام بررسی دقیق در مورد تامین کنندگان چینی

بررسی دقیق فرآیندی چند مرحله‌ای است که نیازمند تحقیق دقیق، تأیید و ارزیابی قابلیت‌های تأمین‌کننده بالقوه است. بخش‌های زیر مراحل کلیدی در انجام بررسی دقیق را تشریح می‌کند.

1. تحقیقات تامین کننده اولیه

قبل از وارد شدن به شراکت با یک تامین کننده چینی، جمع آوری تمام اطلاعات موجود در مورد شرکت ضروری است. این تحقیق اولیه بینش های ارزشمندی در مورد مشروعیت، شهرت و عملیات تامین کننده ارائه می دهد.

تایید مشروعیت تجاری تامین کننده

اولین قدم در تحقیق یک تامین کننده چینی، تایید مشروعیت کسب و کار آنهاست. یک تامین کننده قانونی باید در دولت چین ثبت شده باشد و شرکت آنها باید دارای مجوز تجاری معتبر باشد.

• تأیید مجوز کسب و کار: در چین، هر شرکت قانونی ملزم به دریافت مجوز تجاری از اداره دولتی صنعت و تجارت (SAIC) است. می‌توانید یک کپی از مجوز کسب‌وکار تأمین‌کننده را درخواست کنید و صحت آن را از طریق پلتفرم رسمی ثبت کسب‌وکار چینی، «سیستم تبلیغات اعتباری ملی سازمانی» تأیید کنید. این پلتفرم دسترسی به جزئیات ثبت شرکت، از جمله نمایندگان قانونی، آدرس ثبت، و محدوده کسب و کار را فراهم می کند.
• ثبت مالیات و شناسایی: اطمینان حاصل کنید که تامین کننده دارای یک شماره ثبت مالیاتی معتبر است و با مقررات مالیاتی در چین مطابقت دارد. عرضه‌کننده‌ای که به‌درستی در سازمان‌های مالیاتی ثبت نشده است، ممکن است به طور غیرقانونی فعالیت کند، که می‌تواند برای کسب‌وکار شما خطراتی ایجاد کند.

بررسی سابقه و شهرت شرکت

درک تاریخچه، سوابق و شهرت عرضه کننده در بازار برای ارزیابی اینکه آیا آنها یک شریک قابل اعتماد هستند، حیاتی است.

• تاریخچه شرکت: تحقیق کنید که تامین کننده چه مدت در تجارت بوده و با چه صنایعی کار کرده است. شرکت‌های قدیمی با پایگاه مشتریان متنوع معمولاً قابل اعتمادتر از تأمین‌کنندگان جدیدتر و آزمایش‌نشده‌تر هستند.
• مراجع و بررسی ها: از سایر مشتریان، به ویژه مشتریانی که در کشور یا صنعت شما مستقر هستند، درخواست کنید. همچنین می‌توانید نظرات و گزارش‌های آنلاین سازمان‌های شخص ثالث را جستجو کنید. مراقب تامین کنندگان با حداقل بررسی یا بازخورد مشکوک باشید، زیرا ممکن است نشان دهنده عملکرد ضعیف تجاری یا عدم تجربه باشد.
• انجمن های تجاری و گواهینامه ها: بررسی کنید که آیا تامین کننده عضو انجمن های صنفی یا گروه های صنعتی است، زیرا این می تواند نشان دهنده تعهد به کیفیت و استانداردهای صنعتی باشد. عضویت در سازمان های بین المللی یا گواهینامه هایی مانند ISO 9001 (مدیریت کیفیت) می تواند نشانگر یک تامین کننده معتبر باشد.

2. ارزیابی قابلیت های تامین کننده

هنگامی که مشروعیت تامین کننده را تایید کردید، گام بعدی ارزیابی توانایی آنها برای برآوردن نیازهای خاص شما از نظر کیفیت محصول، ظرفیت تولید و قابلیت های تکنولوژیکی است.

تاسیسات و تجهیزات تولیدی

امکانات تولید یک تامین کننده یک عامل حیاتی در تعیین اینکه آیا آنها می توانند نیازهای تولید شما را برآورده کنند یا خیر هستند. یک مرکز مجهز، سازماندهی شده و مقیاس پذیر تضمین می کند که تامین کننده می تواند مقدار و کیفیت مورد نیاز کالا را تحویل دهد.

• بازدید از کارخانه: در صورت امکان شخصاً از مرکز تولید تامین کننده بازدید کنید. بازدید در محل به شما امکان می دهد فرآیندهای تولید، استانداردهای بهداشتی، اقدامات کنترل کیفیت و محیط کار کلی را ارزیابی کنید. در طول بازدید خود، ارزیابی کنید که آیا تامین کننده به استانداردهای صنعت برای ایمنی محل کار و حفاظت از محیط زیست پایبند است یا خیر.
• ممیزی کارخانه: اگر بازدید حضوری از کارخانه امکان پذیر نیست، یک شرکت حسابرسی شخص ثالث را برای انجام بازرسی کارخانه استخدام کنید. شرکت های حسابرسی شخص ثالث می توانند گزارش دقیق و عینی در مورد قابلیت های کارخانه، رعایت مقررات و رویه های تضمین کیفیت ارائه دهند.
• ارزیابی فرآیند تولید: در مورد روش‌های تولید، فناوری و منابع مواد تامین‌کننده پرس و جو کنید. تامین کننده ای که از ماشین آلات قدیمی یا نامرغوب استفاده می کند ممکن است نتواند مشخصات محصول شما را برآورده کند. علاوه بر این، در مورد زمان تولید، قابلیت‌های نیروی کار و توانایی افزایش تولید در فصول اوج بپرسید.

کنترل کیفیت محصول

کنترل کیفیت یکی از مهم ترین عواملی است که باید هنگام خرید از چین در نظر گرفت. شما می خواهید اطمینان حاصل کنید که تامین کننده می تواند به طور مداوم استانداردهای کیفیت مورد نیاز برای محصولات شما را برآورده کند.

• سیستم های مدیریت کیفیت: از تامین کننده در مورد سیستم های مدیریت کیفیت و گواهینامه های آنها سوال کنید. برای مثال گواهینامه ISO 9001 نشان می دهد که تامین کننده به استانداردهای بین المللی برای مدیریت کیفیت پایبند است.
• رویه‌های بازرسی: جزئیات رویه‌های بازرسی کیفیت تأمین‌کننده، از جمله بازرسی‌های حین فرآیند، آزمایش محصول نهایی و ردیابی نقص را درخواست کنید. یک تامین کننده قابل اعتماد باید بتواند شواهد واضحی از فرآیندهای QC خود و هرگونه آزمایش یا گواهی شخص ثالثی که دریافت کرده است ارائه دهد.
• نمونه برداری و آزمایش: قبل از ثبت سفارش عمده، نمونه محصول را درخواست کنید. آزمایش نمونه ها در کشور خود به شما امکان می دهد کیفیت، عملکرد و استانداردهای ایمنی محصول را تأیید کنید. اگر تامین کننده از ارائه نمونه امتناع کند یا تمایلی به رعایت الزامات آزمایشی شما نداشته باشد، این می تواند یک علامت قرمز باشد.

ظرفیت تولید و انعطاف پذیری

اطمینان حاصل کنید که تامین کننده ظرفیت پاسخگویی به تقاضای شما را از نظر حجم و جدول زمانی دارد. کسب‌وکارهایی که نمی‌توانند تولید خود را افزایش دهند یا ضرب‌الاجل‌ها را رعایت کنند، می‌توانند باعث تأخیر در عرضه محصول شما شوند یا جریان موجودی شما را مختل کنند.

• زمان سرب: در مورد زمان تحویل تامین کننده برای تولید، بسته بندی و حمل و نقل پرس و جو کنید. حتماً زمان مورد نیاز برای ترخیص کالا از گمرک و لجستیک حمل و نقل را در نظر بگیرید.
• انعطاف پذیری در مقدار سفارش: برخی از تامین کنندگان ممکن است بتوانند سفارشات عمده را برآورده کنند، اما ممکن است با مقادیر سفارش های کوچکتر یا نامنظم مشکل داشته باشند. اطمینان حاصل کنید که تامین کننده به اندازه کافی انعطاف پذیر است تا تغییرات در حجم سفارش یا برنامه زمانی شما را بپذیرد.
• طرح های پشتیبان: از تامین کننده بپرسید که آیا آنها برنامه های اضطراری در صورت بروز مشکلات تولید یا اختلال در زنجیره تامین دارند یا خیر. یک تامین کننده قابل اعتماد مکانیسم هایی برای مدیریت چالش های غیرمنتظره دارد.

3. ارزیابی انطباق قانونی و گواهینامه ها

برای جلوگیری از هرگونه عارضه قانونی یا نظارتی، تأیید اینکه تامین کننده چینی با تمام قوانین و مقررات مربوطه صنعت مطابقت دارد، ضروری است.

رعایت مقررات در چین

در چین، تولیدکنندگان باید قوانین و مقررات مختلفی از جمله استانداردهای ایمنی محصول، مقررات حفاظت از محیط زیست و قوانین کار را رعایت کنند.

• استانداردهای ایمنی محصول: دسته بندی های مختلف محصول (به عنوان مثال، لوازم الکترونیکی، اسباب بازی ها، دستگاه های پزشکی، مواد شیمیایی) تابع استانداردهای ایمنی متفاوتی در بازارهای چین و بین المللی هستند. اطمینان حاصل کنید که محصولات تامین کننده استانداردهای ایمنی مربوطه مورد نیاز برای بازار هدف شما را رعایت می کنند.
• مقررات زیست محیطی: بپرسید که آیا تامین کننده قوانین حفاظت از محیط زیست، از جمله دفع زباله و مصرف انرژی را رعایت می کند یا خیر. اگر در حال تهیه محصولاتی هستید که به ویژه از نظر زیست محیطی حساس هستند، مانند لوازم الکترونیکی، در مورد مطابقت آنها با استانداردهای زیست محیطی بین المللی مانند RoHS (محدودیت مواد خطرناک) سؤال کنید.
• مقررات کار: اطمینان حاصل کنید که تامین کننده از قوانین کار در چین، از جمله ساعات کار، دستمزد و شرایط کاری مناسب پیروی می کند. نگرانی‌های اخلاقی در مورد شیوه‌های کار می‌تواند منجر به آسیب قابل توجهی به اعتبار شرکت شما شود. اطمینان حاصل کنید که تامین کننده شما به حقوق کارگران احترام می گذارد و محیط های کاری ایمن را فراهم می کند.

گواهینامه ها و استانداردهای محصول

بازارهای مختلف ممکن است برای محصولاتی که در داخل مرزهای خود فروخته می شوند، به گواهینامه های خاصی نیاز داشته باشند. قبل از تعامل با یک تامین کننده، مطمئن شوید که آنها می توانند گواهینامه های لازم را برای محصولی که قصد واردات آن را دارید ارائه دهند.

• علامت گذاری CE (اروپا): اگر قصد دارید محصولاتی را در اتحادیه اروپا بفروشید، اطمینان حاصل کنید که تامین کننده شما می تواند علامت CE را برای نشان دادن انطباق با الزامات بهداشت، ایمنی و زیست محیطی اتحادیه اروپا ارائه دهد.
• گواهینامه UL (ایالات متحده): برای محصولاتی که در ایالات متحده فروخته می شوند، گواهینامه UL (آزمایشگاه های بیمه گر) برای نشان دادن اینکه محصول مطابق با استانداردهای ایمنی و عملکرد است مهم است.
• RoHS Compliance (Electronics): برای محصولات الکترونیکی، اطمینان حاصل کنید که تامین کننده استانداردهای RoHS (محدودیت مواد خطرناک) را رعایت می کند تا اطمینان حاصل شود که محصولات حاوی مواد مضر نیستند.

حفاظت از مالکیت معنوی

قوانین مالکیت معنوی چین در طول سال ها تکامل یافته است، اما سرقت IP هنوز برای مشاغلی که تولید را به چین برون سپاری می کنند یک خطر است. برای کاهش این خطر، اقدامات پیشگیرانه برای محافظت از IP خود انجام دهید.

• توافقنامه عدم افشا (NDA): اطمینان حاصل کنید که تامین کننده مایل به امضای یک NDA جامع برای محافظت از مالکیت معنوی شما، مانند طرح ها، پتنت ها، علائم تجاری و اسرار تجاری است.
• ثبت اختراع و علامت تجاری: اگر محصولات یا طرح های انحصاری دارید، ثبت اختراعات و علائم تجاری خود را در چین در نظر بگیرید تا مطمئن شوید که تحت قوانین چین از نظر قانونی محافظت می شوند.
• ممیزی IP: ممیزی دوره ای عملیات تامین کننده شما می تواند به شناسایی هرگونه نقض احتمالی IP یا استفاده غیرمجاز از مالکیت معنوی شما کمک کند.

4. ثبات مالی و شرایط پرداخت

بررسی دقیق مالی برای ارزیابی اینکه آیا تامین کننده از نظر مالی پایدار است و قادر به انجام سفارشات بزرگ است، حیاتی است. درک وضعیت مالی آنها به کاهش خطرات مرتبط با ورشکستگی، تقلب یا ورشکستگی کمک می کند.

ارزیابی سلامت مالی

شما می توانید با بررسی اسناد مالی یک تامین کننده، مانند ترازنامه، صورت سود و زیان و صورت جریان نقدی، ثبات مالی آنها را ارزیابی کنید. در صورت امکان، یک گزارش اعتباری از یک ارائه دهنده خدمات شخص ثالث معتبر درخواست کنید تا تصویر واضح تری از سلامت مالی آنها به دست آورید.

شرایط و ضوابط پرداخت

قبل از انعقاد قرارداد با تامین کننده، شرایط پرداخت را مشخص و مورد توافق دوجانبه قرار دهید. گزینه های پرداخت استاندارد عبارتند از:

• پیش پرداخت: اغلب توسط تامین کنندگان برای سفارشات عمده، معمولاً 30٪ از قبل و 70٪ باقی مانده پس از حمل و نقل مورد نیاز است.
• اعتبار اسنادی (LC): این یک روش پرداخت امن است که در آن بانک خریدار پس از برآورده شدن شرایط خاص، پرداخت را به تامین کننده تضمین می کند.
• پرداخت در هنگام تحویل (COD): یک گزینه کمتر رایج است که در آن پرداخت پس از تحویل کالا انجام می شود.

مراقب تامین کنندگانی باشید که از قبل خواستار پرداخت کامل هستند، به خصوص اگر سابقه اثبات شده ای نداشته باشند.

5. ممیزی و بازرسی کارخانه

انجام ممیزی کارخانه یکی از مؤثرترین راه‌ها برای تأیید ادعاهای تأمین‌کننده و ارزیابی استانداردهای عملیاتی آنها است.

حسابرسان کارخانه شخص ثالث

استخدام یک شرکت حسابرسی مستقل برای انجام ممیزی کارخانه می تواند ارزیابی عینی و جامعی از امکانات تامین کننده ارائه دهد. این حسابرسان همه چیز را از ظرفیت تولید و تجهیزات گرفته تا شرایط کار و شیوه های محیطی بازرسی خواهند کرد.

حوزه های کلیدی برای تمرکز در حین حسابرسی

هنگام انجام ممیزی کارخانه، موارد کلیدی که باید روی آنها تمرکز کرد عبارتند از:

• ظرفیت تولید و مقیاس پذیری: بررسی کنید که آیا تامین کننده می تواند حجم و مهلت سفارش شما را به طور مداوم برآورده کند.
• رویه های کنترل کیفیت: اطمینان حاصل کنید که تامین کننده از رویه های کنترل کیفیت دقیق در هر مرحله از تولید پیروی می کند.
• رفاه کارگران: ارزیابی کنید که آیا تامین کننده به شیوه های کار اخلاقی پایبند است و شرایط کار ایمن را برای کارکنان فراهم می کند یا خیر.
• تأثیرات زیست محیطی: بررسی انطباق با مقررات زیست محیطی، از جمله مدیریت زباله و شیوه های پایداری.

6. مدیریت ارتباط با تامین کننده در حال انجام

هنگامی که فرآیند بررسی دقیق را تکمیل کردید و یک تامین کننده را انتخاب کردید، حفظ یک رابطه قوی و شفاف برای تضمین موفقیت بلندمدت بسیار مهم است.

ارتباط منظم

برقراری ارتباط منظم با تامین کننده برای نظارت بر تولید، رفع هرگونه نگرانی و پیگیری عملکرد. از ابزارهای مدیریت پروژه یا پورتال های تامین کننده برای اشتراک گذاری به روز رسانی ها، پیگیری سفارشات و نظارت بر موجودی استفاده کنید.

بررسی عملکرد

برای ارزیابی زمان‌های تحویل، کیفیت محصول و خدمات مشتری، بررسی‌های عملکردی منظم را انجام دهید. این ارزیابی مداوم به شما این امکان را می دهد که زمینه های بهبود را شناسایی کرده و قبل از تشدید مسائل به آنها بپردازید.