So führen Sie eine Due-Diligence-Prüfung chinesischer Lieferanten durch

In der heutigen globalisierten Wirtschaft wenden sich viele Unternehmen bei der Herstellung und Beschaffung an China. Chinas umfangreiche Lieferkette, enorme Fertigungskapazität und Kosteneffizienz machen es zu einer bevorzugten Wahl für Unternehmen, die ihre Produktionskosten senken und ihr Produktangebot erweitern möchten. Bei der Beschaffung von Produkten aus China müssen Unternehmen jedoch geeignete Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass der von ihnen gewählte Lieferant die erforderlichen Standards in Bezug auf Qualität, Zuverlässigkeit, Rechtskonformität und ethische Praktiken erfüllt.

Die sorgfältige Prüfung chinesischer Lieferanten ist ein wesentlicher Schritt zur Minderung von Risiken im Zusammenhang mit Betrug, minderwertiger Ware, Rechtsverstößen, Diebstahl geistigen Eigentums und logistischen Ineffizienzen. Dieser Leitfaden bietet einen umfassenden, schrittweisen Prozess zur sorgfältigen Prüfung chinesischer Lieferanten, um Ihre Geschäftsinteressen zu schützen und eine erfolgreiche, langfristige Partnerschaft sicherzustellen.

Die Bedeutung der Due Diligence bei der Beschaffung aus China

Die Risiken verstehen

Die Beschaffung aus China bietet zwar erhebliche Vorteile, darunter niedrigere Produktionskosten und Zugang zu einer vielfältigen Produktpalette, birgt jedoch auch verschiedene Risiken, derer sich Unternehmen bewusst sein müssen. Zu diesen Risiken gehören:

Probleme bei der Qualitätskontrolle: Wenn Produkte von einem weit entfernten Standort bezogen werden, kann es schwieriger sein, sicherzustellen, dass das Endprodukt die gewünschten Spezifikationen und Standards erfüllt.
Diebstahl geistigen Eigentums: Angesichts der Komplexität der Durchsetzung des geistigen Eigentumsrechts ist das Risiko einer Verletzung des geistigen Eigentums (IP) für viele Unternehmen, die ihre Produktion nach China auslagern, ein Grund zur Sorge.
Unterbrechungen in der Lieferkette: Aufgrund langer Vorlaufzeiten, Sprachbarrieren und logistischer Herausforderungen sind Unternehmen anfällig für Verzögerungen oder Missverständnisse in der Lieferkette.
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Die Einhaltung lokaler und internationaler Vorschriften, einschließlich Produktsicherheitsstandards, Umweltschutzgesetzen und Arbeitsvorschriften, ist von entscheidender Bedeutung, um rechtliche Probleme zu vermeiden.
Ethische Praktiken und Arbeitspraktiken: Ethische Bedenken, wie etwa die Ausbeutung von Arbeitnehmern und unsichere Arbeitsbedingungen, können nicht nur dem Ruf Ihres Unternehmens schaden, sondern auch rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Durch eine gründliche Prüfung potenzieller Lieferanten können Unternehmen diese Risiken minimieren und Partner auswählen, die qualitativ hochwertige Produkte termingerecht liefern, Vorschriften einhalten und ethische Standards wahren.

Vorteile der Due Diligence

Bei der Due Diligence geht es nicht nur darum, Risiken zu erkennen und zu minimieren. Sie bietet auch zahlreiche Vorteile, die zum langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens beitragen:

Aufbau von Vertrauen und langfristigen Beziehungen: Durch die sorgfältige Prüfung zeigen Unternehmen, dass sie sich für den Aufbau transparenter und für beide Seiten vorteilhafter Beziehungen mit ihren Lieferanten einsetzen.
Sicherstellung einer gleichbleibenden Qualität: Mit den richtigen Due-Diligence-Prozessen können Unternehmen Lieferanten finden, die die Qualitätsstandards durchgehend einhalten.
Schutz des geistigen Eigentums (IP): Wenn Sie die Herangehensweise Ihres Lieferanten an den IP-Schutz und seine Bereitschaft zur Unterzeichnung von Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs) verstehen, können Sie zum Schutz Ihrer geschützten Informationen beitragen.
Vermeidung von Lieferkettenunterbrechungen: Ein gut bewerteter Lieferant ist eher in der Lage, Lieferfristen einzuhalten, unerwartete Nachfrageänderungen zu bewältigen und Probleme umgehend zu lösen.

Letztendlich verbessert die Due Diligence die allgemeine Belastbarkeit Ihrer Lieferkette, trägt zum Schutz des Rufs Ihrer Marke bei und fördert langfristige Beziehungen zu Lieferanten.

Schritte zur Durchführung einer Due Diligence bei chinesischen Lieferanten

Die Due Diligence ist ein mehrstufiger Prozess, der eine sorgfältige Recherche, Überprüfung und Bewertung der Fähigkeiten eines potenziellen Lieferanten erfordert. In den folgenden Abschnitten werden die wichtigsten Schritte zur Durchführung einer gründlichen Due Diligence beschrieben.

1. Vorabrecherche zu Lieferanten

Bevor Sie eine Partnerschaft mit einem chinesischen Lieferanten eingehen, müssen Sie unbedingt alle verfügbaren Informationen über das Unternehmen sammeln. Diese anfängliche Recherche liefert wertvolle Erkenntnisse über die Legitimität, den Ruf und die Geschäftstätigkeit des Lieferanten.

Überprüfung der Geschäftslegitimität des Lieferanten

Der erste Schritt bei der Recherche nach einem chinesischen Lieferanten ist die Überprüfung seiner Geschäftslegitimität. Ein legitimer Lieferant sollte bei der chinesischen Regierung registriert sein und sein Unternehmen sollte über eine gültige Geschäftslizenz verfügen.

Überprüfung der Gewerbeerlaubnis: In China muss jedes legitime Unternehmen eine Gewerbeerlaubnis von der State Administration for Industry and Commerce (SAIC) einholen. Sie können eine Kopie der Gewerbeerlaubnis des Lieferanten anfordern und deren Echtheit über die offizielle chinesische Plattform zur Unternehmensregistrierung, das National Enterprise Credit Information Publicity System, überprüfen. Diese Plattform bietet Zugriff auf die Registrierungsdaten eines Unternehmens, einschließlich seiner gesetzlichen Vertreter, Registrierungsadresse und Geschäftsumfang.
Steuerregistrierung und -identifikation: Stellen Sie sicher, dass der Lieferant eine gültige Steuerregistrierungsnummer hat und die Steuervorschriften in China einhält. Ein Lieferant, der nicht ordnungsgemäß bei den Steuerbehörden registriert ist, operiert möglicherweise illegal, was Risiken für Ihr Unternehmen bergen könnte.

Überprüfung des Hintergrunds und Rufs des Unternehmens

Um beurteilen zu können, ob es sich bei dem Lieferanten um einen verlässlichen Partner handelt, ist es wichtig, die Geschichte, die Erfolgsbilanz und den Ruf des Lieferanten auf dem Markt zu kennen.

Firmengeschichte: Informieren Sie sich, wie lange der Lieferant bereits im Geschäft ist und mit welchen Branchen er zusammengearbeitet hat. Langjährige Unternehmen mit einem vielfältigen Kundenstamm sind im Allgemeinen zuverlässiger als neuere, unerprobte Lieferanten.
Referenzen und Bewertungen: Fragen Sie nach Referenzen von anderen Kunden, insbesondere von Kunden aus Ihrem Heimatland oder Ihrer Branche. Sie können auch nach Online-Bewertungen und Berichten von Drittorganisationen suchen. Seien Sie vorsichtig bei Lieferanten mit nur wenigen Bewertungen oder fragwürdigem Feedback, da dies auf schlechte Geschäftspraktiken oder mangelnde Erfahrung hinweisen kann.
Branchenverbände und Zertifizierungen: Prüfen Sie, ob der Lieferant Mitglied in Branchenverbänden oder Industriegruppen ist, da dies auf ein Engagement für Qualität und Industriestandards hinweisen kann. Die Mitgliedschaft in internationalen Organisationen oder Zertifizierungen wie ISO 9001 (Qualitätsmanagement) können ein Hinweis auf einen seriösen Lieferanten sein.

2. Bewertung der Lieferantenkompetenzen

Nachdem Sie die Legitimität des Lieferanten bestätigt haben, besteht der nächste Schritt darin, seine Fähigkeit zu beurteilen, Ihre spezifischen Anforderungen in Bezug auf Produktqualität, Produktionskapazität und technologische Möglichkeiten zu erfüllen.

Fertigungsanlagen und Ausrüstung

Die Produktionsanlagen eines Lieferanten sind ein entscheidender Faktor bei der Bestimmung, ob er Ihren Produktionsanforderungen gerecht werden kann. Eine gut ausgestattete, organisierte und skalierbare Anlage stellt sicher, dass der Lieferant die erforderliche Menge und Qualität an Waren liefern kann.

Werksbesuche: Besuchen Sie, wenn möglich, die Produktionsstätte des Lieferanten persönlich. Bei einem Besuch vor Ort können Sie die Herstellungsprozesse, Hygienestandards, Qualitätskontrollmaßnahmen und die allgemeine Arbeitsumgebung bewerten. Beurteilen Sie während Ihres Besuchs, ob der Lieferant die Industriestandards für Arbeitssicherheit und Umweltschutz einhält.
Fabrikprüfungen: Wenn ein persönlicher Besuch der Fabrik nicht möglich ist, sollten Sie ein externes Prüfungsunternehmen mit der Durchführung einer Fabrikinspektion beauftragen. Externe Prüfungsunternehmen können einen detaillierten, objektiven Bericht über die Fähigkeiten der Fabrik, die Einhaltung von Vorschriften und die Qualitätssicherungsverfahren erstellen.
Bewertung des Herstellungsprozesses: Erkundigen Sie sich nach den Produktionsmethoden, der Technologie und der Materialbeschaffung des Lieferanten. Ein Lieferant, der veraltete oder minderwertige Maschinen verwendet, kann Ihre Produktspezifikationen möglicherweise nicht erfüllen. Fragen Sie außerdem nach den Produktionsvorlaufzeiten, der Belegschaftskapazität und der Fähigkeit, die Produktion während der Spitzensaison zu skalieren.

Produktqualitätskontrolle

Die Qualitätskontrolle ist einer der wichtigsten Faktoren, die bei der Beschaffung aus China zu berücksichtigen sind. Sie möchten sicherstellen, dass der Lieferant die für Ihre Produkte erforderlichen Qualitätsstandards durchgehend erfüllen kann.

Qualitätsmanagementsysteme: Fragen Sie den Lieferanten nach seinen Qualitätsmanagementsystemen und Zertifizierungen. Eine ISO 9001-Zertifizierung beispielsweise zeigt an, dass der Lieferant internationale Standards für Qualitätsmanagement einhält.
Inspektionsverfahren: Fordern Sie Einzelheiten zu den Qualitätsprüfungsverfahren des Lieferanten an, einschließlich prozessbegleitender Prüfungen, Endproduktprüfungen und Fehlerverfolgung. Ein zuverlässiger Lieferant sollte in der Lage sein, klare Nachweise über seine Qualitätskontrollprozesse und alle von Dritten durchgeführten Prüfungen oder Zertifizierungen vorzulegen.
Proben und Tests: Fordern Sie Proben des Produkts an, bevor Sie eine Großbestellung aufgeben. Durch das Testen der Proben in Ihrem Heimatland können Sie die Qualität, Funktionalität und Sicherheitsstandards des Produkts überprüfen. Wenn der Lieferant sich weigert, Proben bereitzustellen oder Ihren Testanforderungen nicht nachkommt, kann dies ein Warnsignal sein.

Produktionskapazität und Flexibilität

Stellen Sie sicher, dass der Lieferant in der Lage ist, Ihren Bedarf sowohl in Bezug auf die Menge als auch den Zeitrahmen zu decken. Unternehmen, die ihre Produktion nicht skalieren oder Termine nicht einhalten können, können die Produkteinführung verzögern oder Ihren Lagerbestand stören.

Lieferzeiten: Erkundigen Sie sich beim Lieferanten nach den Lieferzeiten für Herstellung, Verpackung und Versand. Berücksichtigen Sie unbedingt die für Zollabfertigung und Versandlogistik benötigte Zeit.
Flexibilität bei der Bestellmenge: Manche Lieferanten können möglicherweise große Mengenbestellungen erfüllen, haben aber möglicherweise Schwierigkeiten mit kleineren oder unregelmäßigen Bestellmengen. Stellen Sie sicher, dass der Lieferant flexibel genug ist, um Änderungen in Ihrem Bestellvolumen oder Zeitplan zu berücksichtigen.
Notfallpläne: Fragen Sie den Lieferanten, ob er Notfallpläne für den Fall von Produktionsproblemen oder Lieferkettenunterbrechungen hat. Ein zuverlässiger Lieferant verfügt über Mechanismen, um unerwartete Herausforderungen zu bewältigen.

3. Beurteilung der Rechtskonformität und Zertifizierungen

Um rechtliche oder behördliche Komplikationen zu vermeiden, ist es wichtig, zu überprüfen, ob der chinesische Lieferant alle relevanten Gesetze und Branchenvorschriften einhält.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in China

In China müssen Hersteller verschiedene Gesetze und Vorschriften einhalten, darunter Produktsicherheitsstandards, Umweltschutzbestimmungen und Arbeitsgesetze.

Produktsicherheitsstandards: Verschiedene Produktkategorien (z. B. Elektronik, Spielzeug, medizinische Geräte, Chemikalien) unterliegen sowohl in China als auch auf internationalen Märkten unterschiedlichen Sicherheitsstandards. Stellen Sie sicher, dass die Produkte des Lieferanten die für Ihren Zielmarkt erforderlichen relevanten Sicherheitsstandards erfüllen.
Umweltschutzbestimmungen: Erkundigen Sie sich, ob der Lieferant Umweltschutzgesetze einhält, einschließlich Abfallentsorgung und Energieverbrauch. Wenn Sie besonders umweltsensible Produkte wie Elektronik beziehen, fragen Sie nach der Einhaltung internationaler Umweltstandards wie RoHS (Restriction of Hazardous Substances).
Arbeitsvorschriften: Stellen Sie sicher, dass der Lieferant die Arbeitsgesetze in China einhält, einschließlich angemessener Arbeitszeiten, Löhne und Arbeitsbedingungen. Ethische Bedenken hinsichtlich der Arbeitspraktiken können zu erheblichen Reputationsschäden für Ihr Unternehmen führen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Lieferant die Arbeitnehmerrechte respektiert und sichere Arbeitsumgebungen bietet.

Produktzertifizierungen und Standards

Verschiedene Märkte verlangen möglicherweise spezifische Zertifizierungen für Produkte, die innerhalb ihrer Grenzen verkauft werden. Vergewissern Sie sich vor der Zusammenarbeit mit einem Lieferanten, dass dieser die erforderlichen Zertifizierungen für das Produkt vorweisen kann, das Sie importieren möchten.

CE-Kennzeichnung (Europa): Wenn Sie planen, Produkte in der Europäischen Union zu verkaufen, stellen Sie sicher, dass Ihr Lieferant eine CE-Kennzeichnung bereitstellen kann, um die Einhaltung der Gesundheits-, Sicherheits- und Umweltanforderungen der EU nachzuweisen.
UL-Zertifizierung (USA): Für in den USA verkaufte Produkte ist die UL-Zertifizierung (Underwriters Laboratories) wichtig, um nachzuweisen, dass das Produkt die Sicherheits- und Leistungsstandards erfüllt.
RoHS-Konformität (Elektronik): Stellen Sie bei elektronischen Produkten sicher, dass der Lieferant die RoHS-Standards (Restriction of Hazardous Substances) erfüllt, um sicherzustellen, dass die Produkte keine schädlichen Materialien enthalten.

Schutz des geistigen Eigentums

Chinas Gesetze zum geistigen Eigentum haben sich im Laufe der Jahre weiterentwickelt, aber der Diebstahl geistigen Eigentums ist immer noch ein Risiko für Unternehmen, die ihre Produktion nach China auslagern. Um dieses Risiko zu mindern, ergreifen Sie proaktive Schritte zum Schutz Ihres geistigen Eigentums.

Geheimhaltungsvereinbarung (NDA): Stellen Sie sicher, dass der Lieferant bereit ist, eine umfassende Geheimhaltungsvereinbarung zum Schutz Ihres geistigen Eigentums wie Designs, Patente, Marken und Geschäftsgeheimnisse zu unterzeichnen.
Patent- und Markenregistrierung: Wenn Sie urheberrechtlich geschützte Produkte oder Designs besitzen, sollten Sie eine Registrierung Ihrer Patente und Marken in China in Erwägung ziehen, um sicherzustellen, dass sie nach chinesischem Recht rechtlich geschützt sind.
IP-Audits: Durch regelmäßige Audits der Betriebsabläufe Ihres Lieferanten können Sie potenzielle IP-Verletzungen oder die unbefugte Verwendung Ihres geistigen Eigentums erkennen.

4. Finanzielle Stabilität und Zahlungsbedingungen

Die finanzielle Due Diligence ist unerlässlich, um zu beurteilen, ob der Lieferant finanziell stabil ist und große Aufträge erfüllen kann. Die Kenntnis seiner finanziellen Situation hilft dabei, die mit Konkurs, Betrug oder Insolvenz verbundenen Risiken zu minimieren.

Beurteilung der finanziellen Gesundheit

Sie können die finanzielle Stabilität eines Lieferanten beurteilen, indem Sie dessen Finanzdokumente wie Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Kapitalflussrechnung prüfen. Fordern Sie nach Möglichkeit eine Kreditauskunft von einem seriösen Drittanbieter an, um ein klareres Bild seiner finanziellen Gesundheit zu erhalten.

Zahlungsbedingungen

Legen Sie klare und einvernehmliche Zahlungsbedingungen fest, bevor Sie einen Vertrag mit dem Lieferanten abschließen. Zu den Standardzahlungsoptionen gehören:

Vorauszahlung: Wird von Lieferanten oft bei Großbestellungen verlangt, normalerweise 30 % im Voraus und die restlichen 70 % nach dem Versand.
Akkreditiv (LC): Hierbei handelt es sich um eine sichere Zahlungsmethode, bei der die Bank des Käufers dem Lieferanten die Zahlung garantiert, sobald bestimmte Bedingungen erfüllt sind.
Zahlung per Nachnahme: Eine weniger gebräuchliche Option, bei der die Zahlung erst nach Lieferung der Ware erfolgt.

Seien Sie vorsichtig bei Lieferanten, die die Bezahlung des vollen Betrags im Voraus verlangen, insbesondere wenn sie keine nachweisbare Erfolgsbilanz vorweisen können.

5. Fabrikaudits und Inspektionen

Die Durchführung eines Fabrikaudits ist eine der wirksamsten Möglichkeiten, die Angaben des Lieferanten zu überprüfen und seine Betriebsstandards zu beurteilen.

Externe Fabrikprüfer

Die Beauftragung eines unabhängigen Auditunternehmens zur Durchführung eines Fabrikaudits kann eine objektive, umfassende Bewertung der Anlagen des Lieferanten liefern. Diese Auditoren prüfen alles von der Produktionskapazität und Ausrüstung bis hin zu Arbeitsbedingungen und Umweltschutzmaßnahmen.

Wichtige Bereiche, auf die Sie sich bei einem Audit konzentrieren sollten

Bei der Durchführung eines Fabrikaudits sollten Sie sich auf folgende Hauptbereiche konzentrieren:

Produktionskapazität und Skalierbarkeit: Überprüfen Sie, ob der Lieferant Ihr Bestellvolumen und Ihre Termine dauerhaft einhalten kann.
Verfahren zur Qualitätskontrolle: Stellen Sie sicher, dass der Lieferant in jeder Produktionsphase strenge Verfahren zur Qualitätskontrolle befolgt.
Wohlergehen der Arbeitnehmer: Beurteilen Sie, ob der Lieferant ethische Arbeitspraktiken einhält und seinen Mitarbeitern sichere Arbeitsbedingungen bietet.
Umweltauswirkungen: Überprüfen Sie die Einhaltung der Umweltvorschriften, einschließlich Abfallmanagement und Nachhaltigkeitspraktiken.

6. Kontinuierliches Lieferantenbeziehungsmanagement

Nachdem Sie die Due-Diligence-Prüfung abgeschlossen und einen Lieferanten ausgewählt haben, ist die Aufrechterhaltung einer starken und transparenten Beziehung von entscheidender Bedeutung für die Gewährleistung eines langfristigen Erfolgs.

Regelmäßige Kommunikation

Bauen Sie eine regelmäßige Kommunikation mit dem Lieferanten auf, um die Produktion zu überwachen, etwaige Bedenken auszuräumen und die Leistung im Auge zu behalten. Verwenden Sie Projektmanagement-Tools oder Lieferantenportale, um Updates auszutauschen, Bestellungen zu verfolgen und den Lagerbestand zu überwachen.

Leistungsbeurteilungen

Führen Sie regelmäßige Leistungsbeurteilungen durch, um Lieferzeiten, Produktqualität und Kundenservice des Lieferanten zu bewerten. Diese fortlaufende Bewertung ermöglicht es Ihnen, Verbesserungsbereiche zu identifizieren und Probleme zu beheben, bevor sie eskalieren.

✆