在全球供應鏈中，中國作為全球最大的製造中心之一發揮核心作用。對於從中國採購產品的企業來說，進行工廠審核是確保供應商能夠滿足品質標準、生產時間表和道德要求的重要步驟。工廠審核是識別潛在風險的重要工具，例如產品品質不佳、工作條件不安全、智慧財產權盜竊和違法行為。
審核流程使您能夠評估供應商的能力、設施和操作程序。在本指南中，我們將全面且詳細地介紹如何在中國進行供應商審核。本指南涵蓋了審計過程的所有階段—從準備審計到報告結果和實施糾正措施。
在中國進行供應商審核的重要性
出於多種原因，供應商審核至關重要。它們有助於確保供應商能夠滿足您的產品規格、遵守監管標準並保持高水準的道德商業實踐。此外，執行良好的審核有助於在買家和供應商之間建立信任，防止代價高昂的錯誤出現。
降低風險
工廠審核旨在識別和解決僅通過文件可能不明顯的風險。其中一些風險包括：
- 產品品質問題：驗證供應商符合產品規格、認證和品質標準的能力。
- 違規行為：確保工廠遵守環境、勞工和安全法規。
- 營運瓶頸：識別可能影響生產時間表或增加成本的低效率問題。
- 智慧財產權 (IP) 保護：評估供應商是否遵循 IP 安全協定來保護您的設計和專利。
提高供應鏈透明度
審計為供應商的營運提供了一定程度的透明度，讓您更清楚地了解他們的優勢和劣勢。工廠審核可讓您評估供應商是否能夠擴大營運規模並滿足您的長期業務目標。
改善長期關係
進行審核不僅可以最大限度地降低風險，還可以增強您與供應商之間的信任。定期審核向供應商表明您致力於維持高標準的品質、安全和道德實踐。這可以帶來更好的溝通、改善的合作以及更牢固的長期業務關係。
準備中國供應商審核
在中國進行供應商審核之前，充分的準備是確保審核有效率並產生有用結果的關鍵。準備工作包括確定審核目標、選擇合適的團隊以及收集必要的文件。
定義審計目標
準備供應商審核的第一步是明確定義審核目標。審計的重點取決於幾個因素，例如：
- 品質控制：確保供應商能夠滿足您的產品規格和品質標準。
- 勞工實踐：驗證供應商是否遵守勞工法和道德標準。
- 健康與安全合規：檢查供應商是否遵守安全法規，特別是在危險環境中。
- 環境永續性：確保供應商遵循永續實踐並遵守環境法規。
- 產能與能力：驗證供應商是否能夠滿足您的生產量要求和截止日期。
透過明確定義審核目標，您將更了解審核過程中要尋找的內容以及要提出的問題。
選擇合適的審核團隊
選擇合適的審核團隊對於成功審核至關重要。如果您的公司沒有內部專家，您可以考慮聘請第三方審核服務。審計團隊應包括在與您的業務相關的領域具有經驗的專業人員。
- 品質控制專家：如果審核的重點是產品質量，則應該擁有具有測試和品質保證經驗的專家。
- 合規官：如果您需要驗證監管合規性，聘請熟悉中國法律和國際標準的專業人員是關鍵。
- 特定行業的專家：對於具有專門法規的行業，您可能需要聘請精通特定行業（例如食品安全、電子或紡織）的審核員。
合適的團隊將有助於確保徹底涵蓋審計的所有領域。
收集初步資訊
在審核之前，收集盡可能多的有關供應商及其營運的資訊。您應該查看的一些文件和數據包括：
- 公司註冊：確認工廠在中國政府的合法註冊。
- 先前的審核或認證：檢查工廠之前是否接受過其他買家的審核、認證（例如 ISO 9001、ISO 14001）或檢查。
- 生產能力：評估供應商是否有能力在數量和時間表方面滿足您的需求。
- 產品樣品：審查供應商提供的產品樣品，以確保它們符合您的品質期望。
您還應該與供應商建立溝通，設定審核期望並討論後勤事宜，例如旅行安排、現場訪問和潛在的關注領域。
進行中國供應商審核
審計本身通常分為幾個階段。每個階段都專注於供應商營運的不同領域，例如製造流程、員工福利以及國際法規的遵守情況。
工廠參觀和設施檢查
審核的第一階段通常涉及對供應商設施的徹底檢查。此步驟允許審核員直觀地評估工廠的基礎設施、清潔度和組織。審核員通常會評估：
- 生產線：評估生產線、機械和工具的設置和維護。尋找效率低下、設備過時或維護不當的跡象。
- 倉庫和儲存條件：檢查原料、成品和庫存的儲存。這有助於確定產品的處理方式是否可以最大限度地減少損壞或污染。
- 清潔與安全：評估工廠是否保持清潔有序的環境。衛生條件差或設施雜亂可能導致品質問題和安全隱患。
- 安全性和存取控制：檢查是否有足夠的安全措施以防止竊盜，特別是在您使用敏感設計或專有產品時。
在參觀工廠期間，有必要詢問供應商的營運、品質控制流程以及他們面臨的任何挑戰。對需要改進的地方進行詳細的記錄和照片。
審核供應商的製造流程
設施檢查後，審核將重點評估供應商的製造流程。審核員將審查整個生產流程，以確保供應商能夠滿足您的規格和品質標準。需要檢查的關鍵領域包括：
- 生產工作流程：評估生產工作流程的效率並識別任何潛在的瓶頸。這可以幫助確定供應商是否能夠滿足您的訂單量和截止日期。
- 品質控制系統：審查工廠的品質控製程序，以確保產品在生產的各個階段都經過測試。尋找過去品質控制檢查的書面程序和記錄。
- 材料採購和供應鏈：驗證供應商的原材料來源以及他們是否與供應商建立了可靠的長期關係。這將有助於確保原材料的一致性和品質。
- 設備維護：確認供應商是否定期維護其生產設備，以避免意外故障導致生產延誤。
作為製造流程審核的一部分，審查有關品質標準、產品測試和先前客戶回饋的文件。
員工福利和勞工實踐
審查中國工廠時的關鍵問題之一是確保勞工實踐符合當地和國際標準。對於優先考慮道德採購和公平貿易實務的公司來說，工人福利審計尤其重要。
在這部分審核期間，評估：
- 工作條件：確保員工在安全、乾淨的條件下工作。這包括檢查是否有適當的通風、充足的照明以及是否有危險物質或環境。
- 勞工權利：核實工廠是否遵守當地勞動法，包括工作時間、工資和加班費。確保工人不遭受強迫勞動或童工，並為他們提供社會保險等法律規定的福利。
- 健康與安全：評估供應商是否遵守安全協議以保護工人免受傷害。這可能包括提供安全設備、進行定期培訓和維護緊急程序。
您也可以考慮在審核期間採訪員工，以收集他們對工作條件和福利的看法。
環境和法規合規性
環境合規性是供應商審核期間評估的另一個重要領域。許多買家越來越關注供應商對環境的影響，而中國工廠受到嚴格的環境法規的約束，特別是在製造業、化學和紡織等行業。
在審核期間，驗證工廠：
- 遵守環境法規：確保工廠遵守中國環境法規，例如廢棄物處理和空氣品質標準。
- 擁有環境認證：尋找 ISO 14001（環境管理系統）等認證或其他相關環境認證，以證明工廠對永續發展的承諾。
- 有廢棄物管理程序：評估供應商如何管理廢棄物、化學品和危險材料。檢查他們是否制定了適當的程序來盡量減少對環境的破壞。
確保供應商保持環境合規性，並制定適當的程序來管理其環境足跡。
審查財務和業務記錄
除了營運評估之外，供應商審計還應包括審查工廠的財務狀況。這對於評估供應商維持長期業務關係的能力至關重要。要檢查的關鍵財務指標包括：
- 獲利能力：審查供應商的利潤率和整體財務表現。這將有助於確定他們是否有資源投資業務並履行大訂單。
- 流動性：評估供應商的現金流量和流動性，以確保他們有能力履行短期財務義務。
- 財務記錄：審查他們的會計實踐，包括帳簿、稅務申報和過去的發票。這將有助於驗證企業的財務穩定性和透明度。
報告調查結果並實施糾正措施
審計完成後，就可以彙總調查結果並制定行動計畫。審計報告應概述供應商營運的優點和劣勢，並提供明確的改進建議。
準備審計報告
審計報告的結構應清楚呈現以下資訊：
- 工廠概況：工廠的簡要描述，包括地點、規模和產能。
- 審核方法：用於評估工廠運作的方法和程序。
- 結果：審計結果的摘要，包括任何值得關注或不合規的領域。
- 建議：解決審計期間發現的問題的可行建議，以及糾正措施的具體時間表。
糾正措施和後續行動
如果審核發現任何問題，應要求供應商透過糾正措施解決這些問題。例如，如果品質控製程序不充分，供應商可能需要實施更強大的測試系統。如果發現存在勞動違規行為，供應商必須遵守勞動法來糾正這種情況。
建立後續流程以確保供應商採取必要的措施來解決任何已發現的問題。這可能涉及定期重新審核或要求供應商提交糾正措施的證據。
