Hur man verifierar kinesiska leverantörers affärslicenser och certifieringar

När man köper produkter från Kina är en av de viktigaste utmaningarna som köpare står inför att säkerställa sina leverantörers legitimitet. Att verifiera en leverantörs affärslicenser och certifieringar är avgörande för att minimera risker, undvika bedrägerier och säkerställa ett framgångsrikt partnerskap. Processen kan verka överväldigande, särskilt med språkbarriärer och kulturella skillnader, men att förstå vad du ska leta efter kan hjälpa dig att fatta välgrundade beslut.

Förstå kinesiska affärslicenser

Vad är en kinesisk affärslicens?

En kinesisk företagslicens är ett obligatoriskt juridiskt dokument som varje företag i Kina måste ha för att fungera lagligt. Licensen innehåller viktig information, såsom företagets namn, registreringsnummer, affärsomfattning och juridiskt ombud. Genom att förstå detaljerna om en kinesisk affärslicens får du en tydlig inblick i legitimiteten och omfattningen av aktiviteter som leverantören är behörig att utföra.

Nyckelkomponenter i en affärslicens

• Företagsnamn: Det registrerade namnet på företaget, som bör matcha alla officiella dokument som leverantören tillhandahåller.
• Registreringsnummer: Denna unika kod används för att spåra företaget i officiella databaser.
• Juridisk ombud: Den som är juridiskt ansvarig för företagets agerande. Ombudets namn bör överensstämma med andra dokument.
• Affärsomfång: Det här avsnittet beskriver vilken typ av aktiviteter företaget får utföra, såsom tillverkning, export eller handel. Se till att leverantörens verksamhetsområde inkluderar de produkter du köper.
• Etableringsdatum: Att veta hur länge företaget har varit i drift kan hjälpa till att bedöma dess erfarenhet och tillförlitlighet.
• Registrerat kapital: Detta återspeglar företagets ekonomiska förmåga. Ett högre registrerat kapital indikerar generellt bättre finansiell stabilitet.

Hur man tolkar en affärslicens

Att förstå komponenterna i en affärslicens är viktigt, men det är också viktigt att kunna tolka dokumentet korrekt. Till exempel, om ett företags verksamhetsområde endast omfattar “inrikeshandel” kanske det inte är lagligt tillåtet att exportera varor. Därför kräver tolkning av licensen uppmärksamhet på detaljer och ofta korskontroll med ytterligare dokumentation.

Metoder för att verifiera kinesiska leverantörers affärslicenser

Onlineverifiering

Den kinesiska regeringen upprätthåller databaser där du kan verifiera ett företags affärslicensinformation online.

National Enterprise Credit Information Publicity System

Detta är en central databas för att kontrollera äktheten av en kinesisk affärslicens. Genom att ange leverantörens registreringsnummer eller företagsnamn får du tillgång till detaljerad information om deras registreringsstatus, juridiska ombud och ekonomiska ställning.

Använda tjänster från tredje part

Om du inte kan navigera på kinesiska webbplatser kan verifieringstjänster från tredje part vara användbara. Dessa tjänster är specialiserade på leverantörsvalidering, ofta inklusive ytterligare kontroller som fabriksrevisioner eller besök på plats för att verifiera affärsdokumentens äkthet.

Offlineverifiering genom dokumentation

Begär en kopia av affärslicensen

Begär alltid en kopia av leverantörens affärslicens. När du väl har mottagits kontrollerar du nyckelkomponenter som registreringsnummer, företagsnamn och juridiskt ombud. Det är bäst att jämföra denna kopia med officiella register tillgängliga online.

Genomföra ett fysiskt besök

Att besöka leverantörens lokaler ger om möjligt den mest tillförlitliga formen av verifiering. Kontrollera under besöket att adressen på affärslicensen stämmer överens och den faktiska platsen.

Certifieringar krävs för kinesiska leverantörer

Vanliga certifieringar för export

Kinesiska leverantörer behöver ofta uppfylla specifika certifieringsstandarder, beroende på branschen och varornas destinationsland. Att förstå vilka certifieringar som är nödvändiga kan rädda dig från att importera produkter som inte uppfyller kraven.

ISO-certifieringar

• ISO 9001: Detta är en av de vanligaste kvalitetsledningsstandarderna, vilket indikerar att leverantören har robusta kvalitetskontrollprocesser på plats.
• ISO 14001: Denna certifiering är relaterad till miljöledning. Det är särskilt relevant om du köper miljövänliga produkter eller vill säkerställa att leverantören följer miljöbestämmelserna.

CE- och RoHS-certifieringar för europeiska marknader

Om du skaffar produkter för den europeiska marknaden är CE- och RoHS-certifieringar avgörande. CE säkerställer att produkten uppfyller EU:s säkerhets-, hälso- och miljökrav. RoHS, å andra sidan, säkerställer att elektriska produkter inte innehåller skadliga ämnen.

FDA-certifiering för den amerikanska marknaden

För produkter som kommer in på den amerikanska marknaden, såsom mat eller medicinska förnödenheter, är FDA-certifiering obligatorisk. Att verifiera FDA-certifikat kan hjälpa till att säkerställa att produkterna du får följer amerikanska bestämmelser.

Hur man verifierar certifieringar

Begär originalkopior

Be leverantören om originalkopior av deras intyg. Om möjligt, kontakta den utfärdande myndigheten för att verifiera deras äkthet. De flesta certifieringsorgan har onlinedatabaser där du kan krysskolla certifikatnumren.

Använd verifieringsplattformar

Plattformar som SGS, Bureau Veritas och Intertek erbjuder tjänster för certifieringsverifiering. De har omfattande databaser och expertis som hjälper dig att bekräfta om de certifikat som din leverantör presenterar är äkta.

Korskontrollera leverantörsinformation

Checking Supplier Details Against Multiple Sources

Cross-Verification on Government Websites

Cross-verifying information is an essential step in confirming a supplier’s legitimacy. You can use official Chinese government websites to verify a company’s business registration. Pay attention to discrepancies in the registration number, business scope, or company name.

Confirming Company Address and Contact Information

Ensure that the address and contact information provided on the business license match what the supplier has listed on their website or other promotional materials. A mismatch in the address may indicate a red flag.

Use Alibaba and Other B2B Platforms for Verification

Many B2B platforms like Alibaba, Global Sources, and Made-in-China.com conduct their own supplier verification processes. Reviewing supplier profiles on these platforms can provide additional assurance about the legitimacy of a business.

Engaging Third-Party Inspection Agencies

Why Use a Third-Party Inspection Agency?

Engaging a third-party inspection agency is one of the most reliable ways to verify a supplier’s business credentials. These agencies often conduct on-site visits to check the existence of the factory and the authenticity of its operations.

Services Provided by Inspection Agencies

• Business License Verification: They will verify the authenticity of the business license and cross-check the registration details.
• Factory Audit: A factory audit helps you confirm the supplier’s production capabilities, quality control measures, and adherence to ethical standards.
• Product Quality Inspection: Before shipping, these agencies can inspect the products to ensure they meet the specifications agreed upon in the contract.

Recommended Third-Party Agencies

Some well-known third-party inspection agencies include:

• SGS: Provides inspection, verification, testing, and certification services.
• Bureau Veritas: Specializes in quality, health, safety, and environmental standards.
• Intertek: Offers quality assurance and product inspection services for various industries.

Using Business Verification Reports

What is a Business Verification Report?

A business verification report provides comprehensive details about a company’s background, legal standing, and financial status. Such reports are valuable for gaining a complete picture of a supplier before entering into a contract.

How to Obtain a Business Verification Report

• Credit Reporting Agencies: Companies like Dun & Bradstreet provide detailed credit and business verification reports.
• Chinese Local Agencies: You can also hire local agencies that specialize in gathering business information in China. They often have direct access to government databases and records, providing more accurate and up-to-date information.

Supplier Audits for a Deeper Insight

Why Conduct a Supplier Audit?

A supplier audit is a more thorough evaluation of the supplier’s capabilities, covering areas such as production capacity, quality management, and compliance with social and environmental standards. Conducting an audit can help ensure that your supplier meets all of your requirements and can deliver products on time and to the required specifications.

Types of Supplier Audits

Quality System Audit

This type of audit focuses on the supplier’s quality management systems, such as adherence to ISO standards and internal quality control procedures.

Production Capacity Audit

A production capacity audit is critical if you need to determine whether the supplier has the capacity to fulfill large orders. The audit typically covers equipment inspection, workforce evaluation, and production process reviews.

Compliance Audit

Compliance audits focus on social and environmental compliance, ensuring that the supplier adheres to labor laws, workplace safety standards, and environmental regulations.

How to Arrange a Supplier Audit

You can either arrange an audit directly through your company or use third-party inspection services. Companies like SGS and Bureau Veritas are reputable options that provide comprehensive audit services.

Identifying Red Flags During Verification

Common Red Flags to Watch Out For

• Lack of Consistent Information: If the information on the business license does not match what’s available on public records or third-party verification websites, this is a significant red flag.
• Refusal to Provide Documentation: A legitimate supplier should have no problem providing copies of business licenses and certifications. Hesitation or refusal is a major red flag.
• Excessively Low Prices: Prices that are far below market value may indicate quality issues, a lack of necessary certifications, or even a scam.
• No Online Presence: A lack of a digital footprint, such as an official website or social media presence, should be a cause for concern.

How to Respond to Red Flags

If you identify any red flags, it’s crucial to proceed with caution. Conduct additional verification steps or consider alternative suppliers. Trustworthy suppliers should be transparent and willing to provide any documentation you require.

Tools and Platforms to Aid Verification

Online Verification Tools

Several online tools can assist you in verifying the business details of a Chinese supplier.

National Enterprise Credit Information Publicity System

The Chinese government’s National Enterprise Credit Information Publicity System is an invaluable tool for checking business licenses. You can enter the company’s name or registration number to verify its authenticity.

Alibaba Supplier Verification Features

Om du köper via Alibaba erbjuder plattformen olika nivåer av verifieringsmärken, till exempel guldleverantör eller bedömd leverantör. Att granska dessa märken kan ge insikt i företagets äkthet och verifieringsstatus.

Tredjepartsverifieringstjänster

Tredjepartsverifieringstjänster som GloBIS eller China Checkup är specialiserade på att verifiera kinesiska företag. Dessa tjänster tillhandahåller detaljerade rapporter som hjälper dig att bättre förstå legitimiteten hos en leverantör.

Praktiska tips för effektiv leverantörsverifiering

Upprätta direkt kommunikation

Öppen och transparent kommunikation är nyckeln till att verifiera en leverantörs legitimitet. Kontakta leverantören direkt och ställ konkreta frågor om deras affärslicens, certifieringar och kvalitetskontrollprocesser. Om de tvekar eller ger vaga svar är det klokt att ompröva.

Begär flera referenser

Fråga leverantören om referenser från tidigare kunder, särskilt de som finns i ditt land. Prata med dessa kunder för att bekräfta deras erfarenhet och tillfredsställelse med leverantören. En legitim leverantör bör inte ha några problem med att tillhandahålla flera referenser.

Använd sociala medier och forum

Sociala medieplattformar som LinkedIn och affärsforum är utmärkta resurser för att undersöka potentiella leverantörer. Kolla efter recensioner eller diskussioner om leverantören och nå ut till andra köpare som kan ha erfarenhet av dem.