Bij het sourcen van producten uit China is het cruciaal om te zorgen voor naleving van internationale handelswetten. Niet-naleving kan leiden tot zware straffen, waaronder boetes, vertragingen in de verzending en zelfs inbeslagname van goederen. Naarmate het wereldwijde handelslandschap steeds complexer wordt, moeten bedrijven navigeren door verschillende regelgevingen die de verplaatsing van goederen over de grenzen heen regelen. Naleving van deze regelgevingen zorgt niet alleen voor een soepel importproces, maar beschermt een bedrijf ook tegen mogelijke juridische risico’s.
In deze gids worden de verschillende aspecten van internationale handelswetten besproken, evenals de belangrijkste aandachtspunten bij inkoop uit China en de stappen die bedrijven kunnen nemen om te zorgen dat ze voldoen aan alle relevante regelgeving.
Inzicht in internationale handelswetten
Belangrijkste regelgeving en nalevingsvereisten
Import- en exportregelgeving
Import- en exportregelgeving is ontworpen om de verplaatsing van goederen over de grenzen te controleren. Deze regelgeving bepaalt welke producten geïmporteerd of geëxporteerd kunnen worden, onder welke voorwaarden en welke documentatie vereist is. Bij het sourcen uit China is het belangrijk om zowel de Chinese exportregelgeving als de importregelgeving van het land van bestemming te begrijpen.
Chinese exportregelgeving omvat regels over exportvergunningen en beperkingen op bepaalde categorieën goederen. Ondertussen kan het land van bestemming rechten, belastingen en verschillende douanevereisten opleggen. Het is van cruciaal belang om te zorgen voor naleving van beide sets van regelgeving om vertragingen en boetes te voorkomen.
Douanevereisten
Douanevereisten omvatten papierwerk, rechten en tarieven die moeten worden afgehandeld bij het importeren van goederen uit China. Elk land heeft zijn eigen set douaneprocedures die moeten worden gevolgd om zendingen succesvol te kunnen inklaren. Douanedocumentatie omvat doorgaans commerciële facturen, paklijsten, certificaten van oorsprong en importvergunningen.
Het correct invullen en indienen van de vereiste documentatie helpt de douaneafhandeling te vergemakkelijken en vermindert het risico dat goederen worden vastgehouden of vertraagd. Het begrijpen van de specifieke douanevereisten van zowel China als het importerende land is essentieel om naleving te garanderen.
Handelsovereenkomsten en tarieven
Inzicht in handelsovereenkomsten
Handelsovereenkomsten tussen landen kunnen een aanzienlijke impact hebben op de kosten en haalbaarheid van het importeren van goederen. Deze overeenkomsten bepalen tarieven, quota’s en specifieke regels van oorsprong die van toepassing zijn op bepaalde producten. Bij het sourcen uit China kan het begrijpen van de toepasselijke handelsovereenkomsten bedrijven helpen te profiteren van preferentiële tarieven of verminderde handelsbarrières.
Voorbeelden van handelsovereenkomsten zijn de overeenkomsten van de Wereldhandelsorganisatie (WTO), die de internationale handel op mondiaal niveau reguleren, en bilaterale overeenkomsten tussen China en specifieke landen. Op de hoogte blijven van relevante handelsovereenkomsten helpt bedrijven te profiteren van potentiële besparingen en onnodige kosten te vermijden.
Tariefclassificatie en geharmoniseerde systeem (HS)-codes
Het Harmonized System (HS) is een gestandaardiseerd systeem voor het classificeren van goederen in de internationale handel. HS-codes bepalen de toepasselijke tarieven, rechten en belastingen op geïmporteerde goederen. Nauwkeurige classificatie van producten met behulp van de juiste HS-code is essentieel om naleving van douanevereisten te garanderen en boetes te voorkomen.
Verkeerde classificatie van goederen kan leiden tot onjuiste invoerrechtenbetalingen of juridische problemen. Bedrijven moeten samenwerken met douaneagenten of gespecialiseerde online tools gebruiken om de juiste HS-codes voor hun producten te bepalen.
Identificeren en aanpakken van belangrijke compliance-uitdagingen
Productconformiteit en normen
Regelgevende naleving voor specifieke producten
Verschillende producten zijn onderhevig aan verschillende wettelijke vereisten, afhankelijk van het land van import. Deze regelgeving kan betrekking hebben op productveiligheid, kwaliteit, etikettering en milieunormen. Zo kan elektronica specifieke veiligheidscertificeringen vereisen, terwijl voedselproducten mogelijk moeten voldoen aan strenge kwaliteits- en gezondheidsnormen.
Bij het sourcen uit China is het cruciaal om ervoor te zorgen dat de producten voldoen aan de wettelijke vereisten van de doelmarkt. Dit kan het testen van de producten inhouden om te verifiëren of ze voldoen aan lokale normen en het verkrijgen van relevante certificeringen voordat de producten worden verzonden.
Etiketterings- en verpakkingsvereisten
Veel landen hebben specifieke etiketterings- en verpakkingsvereisten voor geïmporteerde goederen. Etiketten moeten mogelijk informatie bevatten zoals het land van herkomst, veiligheidswaarschuwingen, ingrediënten en andere relevante details. Als u niet aan deze vereisten voldoet, kunnen de producten door de douane worden afgewezen.
Nauw samenwerken met de leverancier om ervoor te zorgen dat producten worden gelabeld en verpakt volgens de vereisten van het land van bestemming, is essentieel om nalevingsproblemen te voorkomen. Controleren of leveranciers de relevante normen begrijpen en naleven, kan helpen het risico op non-compliance te beperken.
Leveranciersnaleving en due diligence
Verifiëren van de legitimiteit van leveranciers
Zorgen voor naleving begint met het verifiëren dat de leverancier een legitiem en betrouwbaar bedrijf is. Het uitvoeren van due diligence op leveranciers helpt potentiële risico’s te identificeren, zoals fraude, kwaliteitsproblemen of niet-naleving van regelgeving. Het gebruik van online tools, zoals leveranciersgidsen en overheidsdatabases, kan helpen de referenties van de leverancier te verifiëren, inclusief bedrijfsregistratie, certificeringen en nalevingsgeschiedenis.
Verificatiediensten van derden, zoals SGS of Bureau Veritas, kunnen ook audits uitvoeren om te verifiëren of de leverancier zich houdt aan de industrienormen en -regelgeving. Door ervoor te zorgen dat de leverancier legitiem is en voldoet aan de regelgeving, wordt het risico op nalevingsproblemen verderop in de toeleveringsketen verminderd.
Sociale naleving en ethische normen
Sociale naleving is een belangrijke overweging bij het sourcen uit China. Dit houdt in dat leveranciers zich houden aan arbeidswetten, waaronder regelgeving over werkuren, lonen en veiligheid van werknemers. Kopers moeten verifiëren dat leveranciers voldoen aan ethische normen, zoals het voorkomen van kinderarbeid en het garanderen van veilige werkomstandigheden.
Het uitvoeren van audits op het gebied van sociale naleving en het samenwerken met leveranciers die aantoonbaar ethisch verantwoord handelen, zijn essentieel om te voldoen aan internationale arbeidsnormen en juridische en reputatierisico’s te voorkomen.
Belangrijke stappen om naleving te garanderen bij inkoop uit China
Het uitvoeren van producttesten en certificering
Vereiste certificeringen behalen
Afhankelijk van het type product dat wordt ingekocht, kunnen specifieke certificeringen vereist zijn om te voldoen aan de wettelijke normen in de doelmarkt. Certificeringen zoals CE, FCC of RoHS zijn vaak verplicht voor bepaalde producten, zoals elektronica en consumptiegoederen. Voordat u een bestelling definitief maakt, is het essentieel om te verifiëren of het product voldoet aan de relevante certificeringen.
Samenwerken met externe testlaboratoria kan helpen verifiëren dat producten voldoen aan de vereiste normen. Kopers moeten de specifieke certificeringsvereisten aan hun leveranciers communiceren en ervoor zorgen dat alle relevante documentatie vóór verzending wordt verstrekt.
Testen op naleving
Het testen van producten op naleving van veiligheids- en kwaliteitsnormen is een belangrijke stap om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de wettelijke vereisten. Kopers kunnen samenwerken met geaccrediteerde testlaboratoria om tests uit te voeren op productmonsters voordat ze worden verzonden. Testen helpt potentiële problemen te identificeren voordat de producten de doelmarkt betreden, waardoor het risico op afwijzing of terugroeping wordt verminderd.
Samenwerken met douaneagenten en handelsexperts
Een erkende douane-expediteur inschakelen
Douaneagenten zijn experts in het navigeren door de complexe douaneprocedures die verband houden met internationale handel. Het inschakelen van een erkende douaneagent helpt ervoor te zorgen dat alle douanedocumentatie correct wordt voorbereid en ingediend. Douaneagenten zijn goed thuis in tariefclassificatie, invoerrechten en douanevoorschriften, wat helpt het risico op vertragingen of non-compliance te minimaliseren.
Het is vooral belangrijk om een douaneagent in te schakelen bij het importeren van goederen uit China, waar de documentatievereisten en -regelgeving complex kunnen zijn. Een douaneagent kan helpen bij het beheren van het gehele importproces, ervoor zorgen dat alle regelgevingen worden nageleefd en dat zendingen soepel door de douane komen.
Consulting Trade Compliance Specialisten
Trade compliance-specialisten bieden waardevolle expertise om naleving van internationale handelswetten te waarborgen. Door een trade compliance-specialist te raadplegen, kunnen bedrijven de specifieke vereisten voor het importeren van goederen in een bepaald land begrijpen, waaronder importvergunningen, exportcontroles en productregelgeving.
Deze specialisten kunnen ook helpen bij het ontwikkelen van complianceprogramma’s die de unieke risico’s aanpakken die gepaard gaan met inkoop uit China. Zo kunnen bedrijven robuuste processen opzetten om de naleving van handelsregels effectief te beheren.
Het opstellen van uitgebreide leveranciersovereenkomsten
Het opnemen van nalevingsclausules in contracten
Een effectieve manier om naleving door leveranciers te garanderen, is door uitgebreide contracten op te stellen die specifieke nalevingsclausules bevatten. Deze clausules moeten de verantwoordelijkheden van de leverancier schetsen voor het voldoen aan productnormen, het verkrijgen van certificeringen en het naleven van wettelijke vereisten.
Contracten moeten ook clausules bevatten met betrekking tot product recalls, sancties voor non-compliance en corrigerende maatregelen die de leverancier moet nemen als hij niet voldoet aan de overeengekomen normen. Het duidelijk definiëren van compliance-verwachtingen in het contract helpt de belangen van de koper te beschermen en biedt juridische verhaalmogelijkheden in het geval van non-compliance.
Een gedragscode voor leveranciers ontwikkelen
Het ontwikkelen van een gedragscode voor leveranciers is een andere belangrijke stap in het waarborgen van naleving van internationale handelswetten. Een gedragscode voor leveranciers schetst de ethische, milieu- en regelgevende normen waaraan leveranciers zich moeten houden. Deze code moet vereisten bevatten met betrekking tot arbeidspraktijken, kwaliteitsnormen, milieu-impact en naleving van regelgeving.
Door de gedragscode voor leveranciers tijdens het onboardingproces met potentiële leveranciers te delen, worden duidelijke verwachtingen gecreëerd en weten leveranciers aan welke normen ze moeten voldoen.
Risico’s beheren die verband houden met naleving van internationale handelsregels
Inzicht in exportcontroles en sancties
Beperkte en verboden goederen
Exportcontroles en sancties zijn regelgevingen die de export van bepaalde goederen naar specifieke landen of entiteiten beperken of verbieden. Het is belangrijk dat bedrijven die uit China inkopen, de exportcontroles begrijpen die van toepassing kunnen zijn op hun producten. Exportbeperkingen kunnen worden opgelegd om redenen die verband houden met de nationale veiligheid, milieuoverwegingen of politieke sancties.
Kopers moeten ervoor zorgen dat hun leveranciers op de hoogte zijn van en voldoen aan alle exportbeperkingen die van toepassing kunnen zijn op hun producten. Samenwerken met experts op het gebied van handelsnaleving kan bedrijven helpen deze beperkingen te begrijpen en onbedoelde overtredingen te voorkomen.
Screening tegen sanctielijsten
Het screenen van leveranciers en transacties tegen internationale sanctielijsten is een belangrijke stap in het beheren van risico’s op het gebied van naleving van handelsregels. Sanctielijsten worden bijgehouden door verschillende landen en internationale organisaties, waaronder de Verenigde Naties, de Verenigde Staten en de Europese Unie. Deze lijsten bevatten personen, bedrijven en entiteiten die verboden zijn om deel te nemen aan internationale handel.
Door online screeningtools te gebruiken om leveranciers te controleren aan de hand van sanctielijsten, wordt naleving van internationale handelsregels gewaarborgd en wordt voorkomen dat bedrijven onbedoeld sanctieregels overtreden.
Een complianceprogramma ontwikkelen
Implementeren van interne nalevingscontroles
Het instellen van interne nalevingscontroles is essentieel om ervoor te zorgen dat het bedrijf zich houdt aan internationale handelswetten. Een nalevingsprogramma moet beleid en procedures bevatten voor het beheren van import- en exportactiviteiten, het uitvoeren van due diligence op leveranciers en het monitoren van naleving van productnormen.
Bedrijven moeten een compliance officer aanstellen die toezicht houdt op het complianceprogramma, ervoor zorgt dat werknemers hun verantwoordelijkheden begrijpen en regelmatig evaluaties uitvoert om mogelijke risico’s te identificeren.
Werknemers trainen in naleving van handelsvoorschriften
Het trainen van werknemers in handelscompliance is een belangrijk aspect van het managen van compliancerisico’s. Werknemers die betrokken zijn bij sourcing, procurement, logistiek en juridische afdelingen moeten worden getraind in internationale handelsregelgeving, douanevereisten en het compliancebeleid van het bedrijf.
Regelmatige trainingsprogramma’s helpen werknemers op de hoogte te blijven van veranderingen in handelswetten en hun rol te begrijpen bij het handhaven van naleving. Door een cultuur van naleving te bevorderen, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat alle werknemers zich aansluiten bij de doelstellingen van het bedrijf voor naleving van internationale handel.
Technologie inzetten voor compliancemanagement
Gebruik van Compliance Management Software
Automatisering van nalevingsprocessen
Compliance management software kan worden gebruikt om veel aspecten van internationale handelscompliance te automatiseren, waaronder documentatiebeheer, leveranciersscreening en douanerapportage. Door compliance management software te gebruiken, kunnen bedrijven hun complianceprocessen stroomlijnen, handmatige fouten verminderen en ervoor zorgen dat alle documentatie up-to-date is.
Automatisering helpt ook bij het bijhouden van registraties van nalevingsactiviteiten, wat handig is in het geval van een audit. Deze registraties leveren bewijs dat het bedrijf de nodige stappen heeft ondernomen om naleving van internationale handelswetten te garanderen.
Centraliseren van compliance-informatie
Compliance management software biedt een gecentraliseerd platform voor het opslaan en openen van alle compliance-gerelateerde informatie, inclusief leveranciersverificatierapporten, certificeringsdocumenten en douanepapierwerk. Een gecentraliseerd systeem helpt de transparantie te verbeteren en maakt het voor compliance officers gemakkelijker om de status van elke zending en leverancier te controleren.
Door software te gebruiken voor compliancebeheer, verbetert u bovendien de communicatie en samenwerking tussen de verschillende teams die betrokken zijn bij inkoop, logistiek en compliance. Zo heeft iedereen toegang tot de informatie die hij of zij nodig heeft.
Online screening- en verificatietools
Leveranciersscreening op nalevingsrisico’s
Online screeningtools kunnen worden gebruikt om leveranciers te verifiëren tegen sanctielijsten, zwarte lijsten en andere compliance-databases. Deze tools helpen bedrijven om potentiële compliance-risico’s te identificeren en ervoor te zorgen dat leveranciers geen geschiedenis van non-compliance of overtredingen hebben.
Door leveranciers te screenen voordat u een contract aangaat, minimaliseert u het risico op zakendoen met niet-conforme partijen. Bovendien zorgt u ervoor dat uw bedrijf zich aan de handelswetgeving houdt.
Verifiëren van productconformiteit
Online verificatietools kunnen ook worden gebruikt om te verifiëren of producten voldoen aan de vereiste wettelijke normen voor de doelmarkt. Deze tools bieden informatie over de vereiste certificeringen, etiketteringsvereisten en testnormen voor specifieke producten, om ervoor te zorgen dat de goederen voldoen aan de regelgeving van het importerende land.
