هنگام تهیه محصولات از چین، تأیید شرایط و ضوابط پرداخت بخش مهمی از ایجاد یک رابطه تجاری موفق است. شرایط پرداخت بر جریان وجوه نقد، ریسک و دوام کلی یک تراکنش تأثیر می‌گذارد، و درک گزینه‌های موجود و اطمینان از موافقت هر دو طرف با شرایط شفاف، منصفانه و قابل اجرا ضروری است. تامین کنندگان چینی اغلب انتظارات خاصی در مورد پرداخت دارند و درک این تفاوت های ظریف برای جلوگیری از سوء تفاهم، تاخیر یا ضررهای مالی بسیار مهم است.
این راهنما به بررسی شرایط پرداخت مختلف، روش‌های تأیید شرایط با تأمین‌کنندگان و بهترین شیوه‌ها برای مدیریت جنبه‌های مالی تجارت بین‌المللی با تأمین‌کنندگان چینی می‌پردازد. با درک ابزارها و تکنیک های موجود، کسب و کارها می توانند توافقات منصفانه ای را تضمین کنند که از منافع آنها محافظت می کند.
آشنایی با شرایط و ضوابط پرداخت رایج
روش های رایج پرداخت
انتقال تلگرافی (T/T)
انتقال تلگرافیک (T/T)، همچنین به عنوان انتقال بانکی شناخته می شود، یکی از رایج ترین روش های پرداخت مورد استفاده در تجارت بین المللی با تامین کنندگان چینی است. به طور معمول، تامین کنندگان قبل از شروع تولید به سپرده 30 درصدی نیاز دارند و 70 درصد باقیمانده مانده قبل از حمل و نقل می باشد. این ساختار پرداخت به تامین کنندگان کمک می کند تا هزینه های تولید خود را پوشش دهند و در عین حال اطمینان حاصل شود که خریدار اهرمی بر کیفیت دارد.
پرداخت‌های T/T نسبتاً سریع و امن هستند، اما نیاز به اعتماد بین هر دو طرف دارند. خریداران همیشه باید اطمینان حاصل کنند که پول را به یک حساب بانکی قانونی که تحت نام تجاری تامین کننده ثبت شده است ارسال می کنند تا خطر کلاهبرداری کاهش یابد.
اعتبار نامه (L/C)
اعتبار اسنادی (L/C) یک روش پرداخت پرکاربرد برای تراکنش های بزرگتر است. یک L/C توسط بانک خریدار صادر می‌شود و تضمین می‌کند که زمانی که تامین‌کننده تمام شرایط مورد توافق را برآورده کند، مانند ارائه اسناد خاص (مانند بارنامه، گواهی مبدا) پرداخت انجام می‌شود. این روش امنیت قابل توجهی را برای هر دو طرف فراهم می کند، زیرا پرداخت تنها در صورت رعایت شرایط آزاد می شود.
L/Cها به ویژه برای معاملات جدید یا با ارزش بالا که در آن اعتماد هنوز ایجاد نشده است مفید است. با این حال، آنها می توانند به دلیل کارمزدهای بانکی پرهزینه باشند و برای اطمینان از انطباق با شرایط، به اسناد دقیق نیاز دارند.
شرایط حساب و اعتبار را باز کنید
شرایط حساب باز جایی است که تامین کننده کالا را قبل از سررسید پرداخت ارسال می کند. این روش مبتنی بر اعتماد است و اغلب برای روابط برقرار شده استفاده می شود. به طور معمول، شرایط پرداخت ممکن است خالص 30، خالص 60، یا خالص 90 روز پس از دریافت محموله باشد.
این روش پرداخت می تواند با بهبود جریان نقدی به نفع خریدار باشد، اما ریسک بالاتری را برای تامین کننده به همراه دارد. به همین دلیل، روابط تجاری جدید کمتر رایج است مگر اینکه ضمانت نامه اعتباری یا بیمه وجود داشته باشد.
شرایط پرداخت کلیدی که باید در نظر بگیرید
جدول زمانبندی پرداخت و نقاط عطف
یک برنامه پرداخت روشن ضروری است تا اطمینان حاصل شود که خریدار و تامین کننده انتظارات را درک می کنند. نقاط عطف پرداخت ممکن است شامل سپرده قبل از تولید، پرداخت میان مدت و موجودی نهایی قبل از حمل و نقل باشد. تعریف این نقاط عطف در یک توافق نامه کتبی خطر سوء تفاهم را کاهش می دهد و اطمینان می دهد که تامین کننده انگیزه لازم برای رعایت ضرب الاجل ها را دارد.
ریسک ارز و نرخ ارز
اکثر تامین کنندگان چینی پرداخت به دلار آمریکا (USD) را ترجیح می دهند، اما نوسانات در نرخ ارز می تواند بر هزینه نهایی تاثیر بگذارد. مهم است که ارز در توافقنامه به وضوح تعریف شود و نحوه رسیدگی به نوسانات نرخ ارز تعیین شود. خریداران همچنین ممکن است استفاده از ابزارهای پوشش ارزی را برای کاهش خطرات احتمالی مربوط به نوسانات ارز در نظر بگیرند.
اینکوترمز (شرایط تجاری بین المللی)
اینکوترمز مسئولیت های خریداران و فروشندگان را در معاملات بین المللی از جمله هزینه ها، ریسک ها و وظایف مربوط به حمل و نقل کالا تعریف می کند. به عنوان مثال می توان به FOB (رایگان در هواپیما) و CIF (هزینه، بیمه و حمل و نقل) اشاره کرد. انتخاب صحیح اینکوترم بر هزینه کل تأثیر می گذارد و تعیین می کند که مالکیت و مسئولیت مالی چه زمانی از تأمین کننده به خریدار منتقل می شود.
بررسی شرایط و ضوابط پرداخت
انجام بررسی دقیق بر روی تامین کنندگان
بررسی پیشینه مشروعیت تامین کننده
قبل از موافقت با شرایط پرداخت، تأیید مشروعیت یک تامین کننده چینی یک گام مهم است. ابزارهایی مانند سیستم تبلیغات اعتباری ملی سازمانی (NECIPS) به خریداران امکان می دهد جزئیات ثبت نام تامین کننده، دامنه کسب و کار و تاریخچه انطباق را بررسی کنند. علاوه بر این، درخواست یک کپی از مجوز کسب و کار تامین کننده به اطمینان از اینکه آنها به طور قانونی ثبت شده و واجد شرایط انجام تجارت بین المللی هستند، کمک می کند.
انجام بررسی‌های پس‌زمینه، بینش‌هایی درباره تاریخچه تأمین‌کننده ارائه می‌کند و به شناسایی هرگونه پرچم قرمز، مانند مسائل قانونی گذشته یا بی‌ثباتی مالی کمک می‌کند.
بررسی جزئیات حساب بانکی
یکی دیگر از مراحل راستی‌آزمایی مهم تأیید این است که جزئیات حساب بانکی ارائه‌شده توسط تأمین‌کننده مشروع و مطابق با اطلاعات شرکت است. کلاهبرداران ممکن است سعی کنند ارتباطات پرداخت را رهگیری کنند و جزئیات حساب بانکی جعلی را ارائه دهند. تأیید جزئیات بانکی مستقیماً با تأمین‌کننده و از طریق خدمات تأیید شخص ثالث می‌تواند به جلوگیری از این نوع کلاهبرداری کمک کند.
همچنین توصیه می شود برای کاهش خطر کلاهبرداری، به جای حساب شخصی، به یک حساب بانکی تجاری پرداخت کنید.
مذاکره در مورد شرایط پرداخت مطلوب
ایجاد اهرم مذاکره
مذاکره در مورد شرایط پرداخت مستلزم ایجاد تعادل بین ریسک بین خریدار و تامین کننده است. خریداران می‌توانند با نشان دادن سابقه سفارش‌های موفق یا با ثبت سفارش‌های بزرگتر، اهرمی را به دست آورند، که ممکن است تأمین‌کنندگان را با شرایط پرداخت مطلوب‌تر، مانند سپرده‌های کمتر یا شرایط اعتبار تمدید شده، به توافق برسانند.
همچنین ایجاد ارتباط با تامین کننده برای تقویت اعتماد و نشان دادن پتانسیل مشارکت طولانی مدت بسیار مهم است. هرچه این رابطه قوی تر باشد، احتمال بیشتری دارد که تامین کننده با شرایط پرداخت انعطاف پذیر موافقت کند.
استفاده از اعتبار اسنادی برای معاملات با ارزش بالا
برای معاملات با ارزش بالا یا هنگام معامله با یک تامین کننده جدید، استفاده از اعتبار نامه (L/C) می تواند امنیت بیشتری را برای هر دو طرف فراهم کند. L/Cها تضمین می‌کنند که تنها زمانی که شرایط توافقنامه رعایت شده باشد، به تامین‌کننده پرداخت می‌شود و از خریدار در برابر عدم رعایت یا مسائل کیفی محافظت می‌کنند.
هنگام مذاکره برای L/C، شرایطی را که برای پرداخت باید رعایت شود، مانند گواهی‌های بازرسی، لیست بسته‌بندی، و اسناد حمل و نقل به وضوح مشخص کنید. اطمینان حاصل کنید که همه شرایط قابل اجرا و مورد توافق طرفین است تا از تاخیر در پردازش پرداخت جلوگیری شود.
بررسی قراردادها و قراردادهای شرایط پرداخت
پیش نویس قرارداد شرایط پرداخت
قرارداد شرایط پرداخت یک سند رسمی است که شرایط پرداخت توافق شده، از جمله مبالغ سپرده، زمانبندی پرداخت، ارز و جریمه‌های دیرکرد پرداخت را مشخص می‌کند. بسیار مهم است که پیش نویس این توافقنامه با دقت و اطمینان حاصل شود که شامل تمام جزئیات لازم برای محافظت از هر دو طرف است.
این سند باید توسط یک متخصص حقوقی با تجربه در تجارت بین المللی بررسی شود تا از انطباق با قوانین قابل اجرا و محافظت در برابر خطرات احتمالی اطمینان حاصل شود.
از جمله بندهای حل اختلاف
برای محافظت در برابر اختلافات، یک بند را در توافقنامه شرایط پرداخت لحاظ کنید که روند حل و فصل اختلافات را مشخص می کند. شروط حل اختلاف باید مشخص کند که آیا داوری یا میانجیگری مورد استفاده قرار می گیرد و کجا انجام می شود. تعیین نحوه رسیدگی به اختلافات تضمین می کند که هر دو طرف درک روشنی از روند دارند و خطر جنگ های حقوقی پرهزینه را کاهش می دهد.
بهترین روش ها برای تضمین پرداخت های امن
خدمات سپردن برای امنیت افزوده شده
خدمات امانی چگونه کار می کند
خدمات امانی روشی موثر برای افزودن امنیت به معاملات بین المللی با تامین کنندگان چینی است. با سپردن، خریدار وجوه را به حساب شخص ثالث واریز می کند و تنها زمانی که شرایط توافق شده، مانند گذراندن بازرسی های کیفی یا ارائه مدارک مورد نیاز، برآورده شود، پرداخت به تامین کننده انجام می شود.
پلتفرم‌هایی مانند تضمین تجارت علی‌بابا، خدماتی شبیه به امان را ارائه می‌دهند که هم از خریداران و هم از تامین‌کنندگان محافظت می‌کند و تضمین می‌کند که پرداخت‌ها تنها زمانی آزاد می‌شوند که همه شرایط برآورده شوند. استفاده از سرویس escrow می تواند آرامش خاطر را به خصوص برای تراکنش های بار اول فراهم کند.
مزایای استفاده از Escrow برای تامین کنندگان جدید
خدمات امانی مخصوصاً هنگام برخورد با تامین کنندگان جدید مفید است، زیرا به کاهش خطر عدم عملکرد کمک می کند. با حصول اطمینان از اینکه وجوه تنها پس از برآورده شدن شرایط توافق شده آزاد می شوند، escrow یک لایه حفاظتی اضافی برای خریداران فراهم می کند.
اگرچه خدمات امانی ممکن است با هزینه‌های اضافی همراه باشد، امنیت افزوده می‌تواند ارزش این هزینه را داشته باشد، به خصوص برای تراکنش‌های بزرگتر یا زمانی که هنوز اعتماد ایجاد نشده است.
پیاده سازی سیستم ردیابی پرداخت
پیگیری نقاط عطف پرداخت
پیاده سازی سیستم ردیابی پرداخت بهترین روش برای حصول اطمینان از اینکه تمام پرداخت ها به موقع و بر اساس برنامه زمانی توافق شده انجام می شود. ابزارهای ردیابی می توانند به نظارت بر نقاط عطف پرداخت، مانند سپرده، تولید، و پرداخت های موجودی نهایی کمک کنند. این تضمین می کند که پرداخت ها در زمان مقرر انجام می شود و به شناسایی تاخیرهای احتمالی که می تواند بر تولید یا تحویل تأثیر بگذارد کمک می کند.
نرم افزار ردیابی پرداخت یا ابزارهای ساده مدیریت پروژه می تواند به اطلاع همه طرف ها کمک کند و احتمال عدم پرداخت یا تاخیر در پرداخت ها را کاهش دهد.
نگهداری اسناد و مدارک
نگهداری سوابق دقیق کلیه پرداخت ها، قراردادها و ارتباطات با تامین کنندگان برای پاسخگویی و حل و فصل هر گونه اختلاف ضروری است. سوابق پرداخت باید شامل صورتحساب های بانکی، فاکتورها و گواهی پرداخت برای هر تراکنش باشد.
این سوابق نه تنها به اطمینان از انطباق کمک می کنند، بلکه در صورت بروز اختلاف یا ممیزی نیز بسیار مهم هستند. نگهداری سوابق به خوبی سازماندهی شده می تواند به نشان دادن انجام تمام تعهدات پرداخت کمک کند و در صورت بروز مشکل، شواهدی را ارائه دهد.
کلاهبرداری های رایج در پرداخت و نحوه جلوگیری از آنها
شناسایی پرچم قرمز در درخواست های پرداخت
تغییرات حساب بانکی لحظه آخری
یکی از رایج ترین کلاهبرداری های پرداخت، تغییرات لحظه آخری در جزئیات حساب بانکی است. کلاهبرداران ممکن است جعل یک تامین کننده باشند و درخواست کنند که پرداخت به یک حساب جدید انجام شود. برای جلوگیری از این امر، همیشه تغییرات را با صحبت مستقیم با نقطه تماس اصلی تأمین‌کننده، با استفاده از یک شماره تلفن یا کانال ارتباطی تأیید شده تأیید کنید.
همچنین توصیه می‌شود برای هرگونه تغییر در جزئیات پرداخت، یک فرآیند تأیید چند مرحله‌ای را معرفی کنید، که می‌تواند به جلوگیری از فعالیت‌های کلاهبرداری کمک کند.
درخواست های پرداخت به حساب های شخصی
تامین کنندگان قانونی چینی باید حساب های بانکی تجاری را برای تمام پرداخت ها ارائه دهند. درخواست برای انتقال وجه به حساب شخصی ممکن است نشان دهنده فعالیت کلاهبرداری باشد. همیشه بررسی کنید که پرداخت به حساب تجاری ثبت شده به نام شرکت تامین کننده انجام می شود.
اگر شکی وجود دارد، با یک کارشناس انطباق تجاری مشورت کنید یا برای اطمینان از قانونی بودن معامله، تأیید بیشتری انجام دهید.
محافظت در برابر فیشینگ و هک
کانال های ارتباطی امن
حملات فیشینگ یک راه متداول برای کلاهبرداران برای دسترسی به اطلاعات حساس مانند جزئیات بانکی یا قراردادها است. برای محافظت در برابر فیشینگ، از کانال‌های ارتباطی امن، مانند سرویس‌های ایمیل رمزگذاری‌شده، برای همه ارتباطات حساس با تامین‌کنندگان استفاده کنید.
همچنین استفاده از احراز هویت دو مرحله ای (2FA) برای حساب های ایمیل و تراکنش های مالی برای جلوگیری از دسترسی های غیرمجاز توصیه می شود.
آموزش کارکنان در مورد تقلب در پرداخت
آموزش کارکنان درگیر در تدارکات و امور مالی در مورد چگونگی شناسایی تقلب بالقوه گام مهمی در کاهش خطرات است. کارمندان باید از علائم قرمز رایج مانند درخواست های ناخواسته برای پرداخت یا تغییرات غیرمنتظره در جزئیات بانکی آگاه باشند. ارائه آموزش منظم کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که تیم شما می تواند فعالیت مشکوک را به سرعت شناسایی کرده و به آن پاسخ دهد.
