A l’hora de comprar productes de la Xina, verificar els termes i condicions de pagament és una part fonamental per establir una relació comercial exitosa. Les condicions de pagament afecten el flux d’efectiu, el risc i la viabilitat global d’una transacció, per la qual cosa és essencial entendre les opcions disponibles i assegurar-se que ambdues parts accepten unes condicions clares, justes i exigibles. Els proveïdors xinesos solen tenir expectatives específiques pel que fa al pagament, i comprendre aquests matisos és crucial per evitar malentesos, retards o pèrdues financeres.
Aquesta guia explora diferents termes de pagament, mètodes per verificar les condicions amb proveïdors i bones pràctiques per gestionar els aspectes financers del comerç internacional amb proveïdors xinesos. En comprendre les eines i tècniques disponibles, les empreses poden aconseguir acords justos que protegeixen els seus interessos.
Entendre els termes i condicions de pagament habituals
Mètodes de pagament habituals
Transferència telegràfica (T/T)
La transferència telegràfica (T/T), també coneguda com a transferència bancària, és un dels mètodes de pagament més utilitzats en el comerç internacional amb proveïdors xinesos. Normalment, els proveïdors requereixen un dipòsit del 30% abans de començar la producció, amb el saldo del 70% restant abans de l’enviament. Aquesta estructura de pagament ajuda els proveïdors a cobrir els seus costos de producció alhora que garanteix que el comprador tingui una certa influència sobre la qualitat.
Els pagaments T/T són relativament ràpids i segurs, però requereixen confiança entre ambdues parts. Els compradors sempre haurien d’assegurar-se que envien diners a un compte bancari legítim registrat amb el nom comercial del proveïdor per reduir el risc de frau.
Carta de crèdit (L/C)
Una carta de crèdit (L/C) és un mètode de pagament molt utilitzat per a transaccions més grans. El banc del comprador emet un L/C i garanteix que el pagament es farà una vegada que el proveïdor compleixi totes les condicions acordades, com ara proporcionar determinats documents (per exemple, coneixement d’embarcament, certificats d’origen). Aquest mètode ofereix una seguretat important a ambdues parts, ja que el pagament només s’allibera si es compleixen les condicions.
Els L/C són especialment útils per a transaccions noves o de gran valor on encara no s’ha establert la confiança. Tanmateix, poden ser costosos a causa de les comissions bancàries i requereixen una documentació acurada per garantir el compliment dels termes.
Condicions de crèdit i compte obert
Les condicions del compte obert són quan el proveïdor envia la mercaderia abans del pagament. Aquest mètode es basa en la confiança i s’utilitza sovint per a relacions establertes. Normalment, les condicions de pagament poden ser nets 30, nets 60 o nets 90 dies després de rebre l’enviament.
Aquest mètode de pagament pot beneficiar el comprador millorant el flux de caixa, però presenta un risc més elevat per al proveïdor. Per aquest motiu, són menys freqüents les noves relacions comercials tret que hi hagi garanties de crèdit o assegurances.
Condicions de pagament clau a tenir en compte
Calendari de pagament i fites
Un calendari de pagament clar és essencial per garantir que tant el comprador com el proveïdor entenguin les expectatives. Les fites de pagament poden incloure un dipòsit abans de la producció, un pagament a mig termini i un saldo final abans de l’enviament. Definir aquestes fites en un acord escrit redueix el risc de malentesos i garanteix que el proveïdor estigui motivat per complir els terminis.
Risc de divisa i tipus de canvi
La majoria de proveïdors xinesos prefereixen el pagament en dòlars dels EUA (USD), però les fluctuacions dels tipus de canvi poden afectar el cost final. És important definir clarament la moneda a l’acord i determinar com es gestionaran les fluctuacions del tipus de canvi. Els compradors també poden considerar l’ús d’eines de cobertura de divises per mitigar els riscos potencials relacionats amb les fluctuacions de la moneda.
Incoterms (condicions comercials internacionals)
Els Incoterms defineixen les responsabilitats dels compradors i venedors en les transaccions internacionals, inclosos els costos, els riscos i les tasques relacionades amb l’enviament de mercaderies. Alguns exemples inclouen FOB (Free on Board) i CIF (cost, assegurança i càrrega). Escollir l’Incoterm adequat afecta el cost total i determina quan la propietat i la responsabilitat financera es traslladen del proveïdor al comprador.
Verificació dels termes i condicions de pagament
Realització de la Due Diligence sobre els proveïdors
Comprovacions d’antecedents sobre la legitimitat dels proveïdors
Abans d’acceptar les condicions de pagament, verificar la legitimitat d’un proveïdor xinès és un pas crucial. Eines com el National Enterprise Credit Information Publicity System (NECIPS) permeten als compradors comprovar els detalls de registre d’un proveïdor, l’abast comercial i l’historial de compliment. A més, sol·licitar una còpia de la llicència comercial del proveïdor ajuda a garantir que estiguin registrats legalment i estiguin qualificats per fer negocis internacionals.
La realització de comprovacions d’antecedents proporciona informació sobre l’historial del proveïdor i ajuda a identificar les banderes vermelles, com ara problemes legals passats o inestabilitat financera.
Verificació de les dades del compte bancari
Un altre pas important de verificació és confirmar que les dades del compte bancari proporcionades pel proveïdor són legítimes i coincideixen amb la informació de l’empresa. Els estafadors poden intentar interceptar comunicacions de pagament i proporcionar dades falses del compte bancari. La verificació de les dades bancàries directament amb el proveïdor i mitjançant serveis de verificació de tercers pot ajudar a evitar aquest tipus de frau.
També s’aconsella fer pagaments a un compte bancari empresarial, en lloc d’un compte personal, per reduir el risc de frau.
Negociació de condicions de pagament favorables
Establiment de palanquejament de negociació
La negociació de les condicions de pagament implica equilibrar el risc entre el comprador i el proveïdor. Els compradors poden obtenir palanquejament demostrant un historial de comandes reeixides o fent comandes més grans, cosa que pot portar els proveïdors a acceptar condicions de pagament més favorables, com ara dipòsits més baixos o condicions de crèdit ampliades.
També és important establir una relació amb el proveïdor per fomentar la confiança i demostrar el potencial d’associació a llarg termini. Com més forta sigui la relació, més probable és que el proveïdor accepti condicions de pagament flexibles.
Ús de cartes de crèdit per a transaccions d’alt valor
Per a transaccions d’alt valor o quan tracteu amb un nou proveïdor, l’ús d’una carta de crèdit (L/C) pot proporcionar ambdues parts una seguretat addicional. Els L/C asseguren que el proveïdor només es paga quan es compleixen els termes de l’acord i ofereixen protecció al comprador contra problemes de qualitat o incompliments.
Quan negocieu una L/C, indiqueu clarament les condicions que s’han de complir per al pagament, com ara certificats d’inspecció, llistes d’embalatge i documents d’enviament. Assegureu-vos que totes les condicions siguin factibles i acordades per ambdues parts per evitar retards en el processament del pagament.
Revisió de les condicions de pagament, contractes i acords
Redacció d’un acord de condicions de pagament
Un acord de condicions de pagament és un document formal que descriu les condicions de pagament acordades, inclosos els imports dels dipòsits, els calendaris de pagament, la moneda i les penalitzacions per pagaments endarrerits. És crucial redactar aquest acord amb cura i assegurar-se que inclou tots els detalls necessaris per protegir ambdues parts.
Aquest document ha de ser revisat per un professional del dret amb experiència en comerç internacional per garantir el compliment de les lleis aplicables i protegir-se de possibles riscos.
Incloses les clàusules de resolució de disputes
Per protegir-se de les disputes, inclou una clàusula a l’acord de condicions de pagament que descrigui el procés per resoldre els conflictes. Les clàusules de resolució de controvèrsies han d’especificar si s’utilitzarà l’arbitratge o la mediació i on es farà. Definir com es tractaran les disputes garanteix que ambdues parts tinguin una comprensió clara del procés, reduint el risc de batalles legals costoses.
Bones pràctiques per garantir pagaments segurs
Serveis de fideïcomís per a més seguretat
Com funcionen els serveis d’escrow
Els serveis de fideïcomís són una manera eficaç d’afegir seguretat a les transaccions internacionals amb proveïdors xinesos. Amb l’escrow, el comprador diposita els fons en un compte de tercers i el pagament només es lliura al proveïdor un cop es compleixen les condicions acordades, com ara passar les inspeccions de qualitat o proporcionar els documents requerits.
Plataformes com Alibaba’s Trade Assurance ofereixen un servei semblant a un dipòsit que protegeix tant compradors com proveïdors, assegurant que els pagaments només s’alliberin quan es compleixin totes les condicions. L’ús d’un servei de garantia pot proporcionar tranquil·litat, especialment per a les transaccions per primera vegada.
Avantatges d’utilitzar Escrow per a nous proveïdors
Els serveis de fideïcomís són especialment útils quan es tracten amb nous proveïdors, ja que ajuden a mitigar el risc d’incompliment. En garantir que els fons només s’alliberin després de complir les condicions acordades, l’escrow proporciona una capa addicional de protecció als compradors.
Tot i que els serveis de custodia poden comportar tarifes addicionals, la seguretat afegida pot valer la pena, especialment per a transaccions més grans o quan encara no s’ha establert la confiança.
Implementació d’un sistema de seguiment de pagaments
Seguiment de fites de pagament
La implementació d’un sistema de seguiment de pagaments és una bona pràctica per garantir que tots els pagaments es realitzen a temps i d’acord amb el calendari acordat. Les eines de seguiment poden ajudar a controlar les fites clau de pagament, com ara els dipòsits, la producció i els pagaments del saldo final. D’aquesta manera, s’assegura que els pagaments es realitzen quan es venguin i ajuda a identificar els possibles retards que puguin afectar la producció o el lliurament.
El programari de seguiment de pagaments o les eines senzilles de gestió de projectes poden ajudar a mantenir informades totes les parts i reduir la probabilitat de pagaments perduts o retardats.
Manteniment de documentació i registres
Mantenir registres detallats de tots els pagaments, contractes i comunicacions amb els proveïdors és essencial per a la rendició de comptes i la resolució de qualsevol conflicte. Els registres de pagament han d’incloure extractes bancaris, factures i prova de pagament de cada transacció.
Aquests registres no només ajuden a garantir el compliment, sinó que també són crucials en cas de conflicte o auditoria. Mantenir registres ben organitzats pot ajudar a demostrar que totes les obligacions de pagament s’han complert i proporcionar proves si sorgeixen problemes.
Estafes de pagament habituals i com evitar-les
Identificació de banderes vermelles a les sol·licituds de pagament
Canvis de compte bancari d’última hora
Una de les estafes de pagament més habituals implica canvis d’última hora a les dades del compte bancari. Els estafadors poden suplantar la identitat d’un proveïdor i sol·licitar que el pagament es faci a un compte nou. Per evitar-ho, verifiqueu sempre els canvis parlant directament amb el punt de contacte principal del proveïdor, mitjançant un número de telèfon o un canal de comunicació verificat.
També és recomanable introduir un procés d’aprovació de diversos passos per a qualsevol canvi a les dades de pagament, que pot ajudar a prevenir activitats fraudulentes.
Sol·licituds de pagament a comptes personals
Els proveïdors xinesos legítims haurien de proporcionar comptes bancaris comercials per a tots els pagaments. Les sol·licituds per transferir fons a un compte personal poden indicar una activitat fraudulenta. Comproveu sempre que el pagament va a un compte comercial registrat amb el nom de l’empresa del proveïdor.
Si hi ha cap dubte, consulteu un expert en compliment comercial o realitzeu una verificació addicional per assegurar-vos que la transacció és legítima.
Protecció contra la pesca i la pirateria informàtica
Canals de comunicació segurs
Els atacs de pesca són una manera habitual per als estafadors d’accedir a informació sensible, com ara dades bancàries o contractes. Per protegir-se de la pesca, utilitzeu canals de comunicació segurs, com ara serveis de correu electrònic xifrats, per a totes les comunicacions sensibles amb els proveïdors.
També es recomana utilitzar l’autenticació de dos factors (2FA) per als comptes de correu electrònic i les transaccions financeres per evitar l’accés no autoritzat.
Educar els empleats sobre el frau de pagament
La formació dels empleats implicats en les compres i les finances sobre com identificar possibles fraus és un pas important per mitigar els riscos. Els empleats han de ser conscients de les banderes vermelles habituals, com ara les sol·licituds de pagament no sol·licitades o els canvis inesperats a les dades bancàries. Proporcionar formació periòdica ajuda a garantir que el vostre equip pugui identificar i respondre ràpidament a activitats sospitoses.