Lieferantenaudits in China: Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Bewertung einer Fabrik

In der globalen Lieferkette spielt China als einer der weltweit größten Produktionsstandorte eine zentrale Rolle. Für Unternehmen, die Produkte aus China beziehen, ist die Durchführung einer Fabrikprüfung ein wesentlicher Schritt, um sicherzustellen, dass die Lieferanten Qualitätsstandards, Produktionszeitpläne und ethische Anforderungen erfüllen können. Fabrikprüfungen sind ein wichtiges Instrument zur Identifizierung potenzieller Risiken wie schlechte Produktqualität, unsichere Arbeitsbedingungen, Diebstahl geistigen Eigentums und Gesetzesverstöße.

Der Auditprozess bietet Ihnen die Möglichkeit, die Fähigkeiten, Einrichtungen und Betriebsabläufe eines Lieferanten zu bewerten. In diesem Leitfaden geben wir Ihnen eine umfassende Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Durchführung eines Lieferantenaudits in China. Dieser Leitfaden deckt alle Phasen des Auditprozesses ab – von der Vorbereitung auf das Audit bis hin zur Berichterstattung über die Ergebnisse und der Umsetzung von Korrekturmaßnahmen.

Bedeutung der Durchführung eines Lieferantenaudits in China

Lieferantenaudits sind aus mehreren Gründen von entscheidender Bedeutung. Sie helfen sicherzustellen, dass der Lieferant in der Lage ist, Ihre Produktspezifikationen zu erfüllen, gesetzliche Standards einzuhalten und ein hohes Maß an ethischen Geschäftspraktiken aufrechtzuerhalten. Darüber hinaus trägt ein gut durchgeführtes Audit dazu bei, Vertrauen zwischen Käufern und Lieferanten aufzubauen und kostspielige Fehler in der Zukunft zu vermeiden.

Risiken mindern

Fabrikaudits dienen dazu, Risiken zu identifizieren und zu beheben, die allein durch Dokumente möglicherweise nicht ersichtlich sind. Einige dieser Risiken sind:

• Probleme mit der Produktqualität: Überprüfen der Fähigkeit des Lieferanten, Produktspezifikationen, Zertifizierungen und Qualitätsstandards zu erfüllen.
• Compliance-Verstöße: Sicherstellen, dass die Fabrik die Umwelt-, Arbeits- und Sicherheitsvorschriften einhält.
• Betriebsengpässe: Identifizieren von Ineffizienzen, die sich auf die Produktionszeitpläne auswirken oder die Kosten erhöhen könnten.
• Schutz des geistigen Eigentums (IP): Bewerten Sie, ob der Lieferant IP-Sicherheitsprotokolle befolgt, um Ihre Designs und Patente zu schützen.

Verbesserung der Lieferkettentransparenz

Audits bieten ein gewisses Maß an Transparenz in die Betriebsabläufe des Lieferanten und geben Ihnen ein klareres Bild seiner Stärken und Schwächen. Mithilfe eines Fabrikaudits können Sie beurteilen, ob der Lieferant seine Betriebsabläufe skalieren und Ihre langfristigen Geschäftsziele erreichen kann.

Verbesserung langfristiger Beziehungen

Durch die Durchführung von Audits werden nicht nur Risiken minimiert, sondern auch das Vertrauen zwischen Ihnen und dem Lieferanten gestärkt. Regelmäßige Audits zeigen dem Lieferanten, dass Sie sich zur Einhaltung eines hohen Qualitäts-, Sicherheits- und ethischen Standards verpflichten. Dies kann zu besserer Kommunikation, verbesserter Zusammenarbeit und stärkeren langfristigen Geschäftsbeziehungen führen.

Vorbereitung auf ein Lieferantenaudit in China

Vor der Durchführung eines Lieferantenaudits in China ist eine gründliche Vorbereitung der Schlüssel, um sicherzustellen, dass das Audit effizient ist und nützliche Ergebnisse liefert. Zur Vorbereitung gehört die Festlegung der Ziele des Audits, die Auswahl des richtigen Teams und das Zusammenstellen der erforderlichen Unterlagen.

Definieren Sie die Prüfungsziele

Der erste Schritt bei der Vorbereitung auf ein Lieferantenaudit besteht darin, die Ziele des Audits klar zu definieren. Der Fokus des Audits hängt von mehreren Faktoren ab, wie zum Beispiel:

• Qualitätskontrolle: Sicherstellen, dass der Lieferant Ihre Produktspezifikationen und Qualitätsstandards erfüllen kann.
• Arbeitspraktiken: Überprüfen, ob der Lieferant die Arbeitsgesetze und ethischen Standards einhält.
• Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften: Überprüfen Sie, ob der Lieferant die Sicherheitsvorschriften einhält, insbesondere in gefährlichen Umgebungen.
• Ökologische Nachhaltigkeit: Sicherstellen, dass der Lieferant nachhaltige Praktiken befolgt und Umweltvorschriften einhält.
• Kapazität und Leistungsfähigkeit: Überprüfen Sie, ob der Lieferant Ihre Produktionsvolumenanforderungen und -termine erfüllen kann.

Durch die klare Definition der Auditziele wissen Sie besser, worauf Sie achten müssen und welche Fragen Sie während des Auditprozesses stellen müssen.

Wählen Sie das richtige Auditteam aus

Die Auswahl des richtigen Prüfungsteams ist für eine erfolgreiche Prüfung von entscheidender Bedeutung. Wenn Ihr Unternehmen keine internen Experten hat, können Sie die Beauftragung eines externen Prüfungsdienstes in Betracht ziehen. Das Prüfungsteam sollte aus Fachleuten mit Erfahrung in den für Ihr Unternehmen relevanten Bereichen bestehen.

• Experten für Qualitätskontrolle: Wenn der Schwerpunkt des Audits auf der Produktqualität liegt, sollten Sie Experten mit Erfahrung im Testen und in der Qualitätssicherung hinzuziehen.
• Compliance-Beauftragte: Wenn Sie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften überprüfen müssen, ist die Beauftragung von Fachleuten, die mit den chinesischen Gesetzen und internationalen Standards vertraut sind, von entscheidender Bedeutung.
• Branchenspezifische Experten: Für Branchen mit speziellen Vorschriften möchten Sie möglicherweise Prüfer einbeziehen, die sich in Ihrem spezifischen Sektor, beispielsweise Lebensmittelsicherheit, Elektronik oder Textilien, gut auskennen.

Das richtige Team trägt dazu bei, dass alle Bereiche der Prüfung gründlich abgedeckt werden.

Vorabinformationen sammeln

Sammeln Sie vor dem Audit so viele Informationen wie möglich über den Lieferanten und seine Geschäftstätigkeit. Zu den Dokumenten und Daten, die Sie überprüfen sollten, gehören unter anderem:

• Firmenregistrierung: Bestätigen Sie die rechtliche Registrierung der Fabrik bei der chinesischen Regierung.
• Frühere Audits oder Zertifizierungen: Prüfen Sie, ob die Fabrik bereits zuvor Audits, Zertifizierungen (z. B. ISO 9001, ISO 14001) oder Inspektionen durch andere Käufer durchlaufen hat.
• Produktionskapazität: Beurteilen Sie, ob der Lieferant über die Kapazität verfügt, Ihren Bedarf hinsichtlich Menge und Zeitrahmen zu decken.
• Produktmuster: Überprüfen Sie die Produktmuster des Lieferanten, um sicherzustellen, dass sie Ihren Qualitätserwartungen entsprechen.

Sie sollten außerdem Kontakt mit dem Lieferanten aufnehmen, um die Erwartungen an das Audit festzulegen und logistische Fragen, wie Reisevorbereitungen, Vor-Ort-Besuche und mögliche Problembereiche, zu besprechen.

Durchführung des China-Lieferantenaudits

Das Audit selbst ist in der Regel in mehrere Phasen unterteilt. Jede Phase konzentriert sich auf unterschiedliche Bereiche der Betriebsabläufe des Lieferanten, wie etwa Herstellungsprozesse, Mitarbeiterwohl und Einhaltung internationaler Vorschriften.

Werksbesichtigung und Anlageninspektion

Die erste Phase des Audits umfasst in der Regel eine gründliche Inspektion der Anlagen des Lieferanten. Dieser Schritt ermöglicht es dem Auditor, die Infrastruktur, Sauberkeit und Organisation der Fabrik visuell zu beurteilen. Der Auditor bewertet in der Regel:

• Produktionslinien: Bewerten Sie die Einrichtung und Wartung von Produktionslinien, Maschinen und Werkzeugen. Achten Sie auf Anzeichen von Ineffizienz, veralteter Ausrüstung oder mangelhafter Wartung.
• Lager- und Aufbewahrungsbedingungen: Überprüfen Sie, wie Rohstoffe, Fertigprodukte und Lagerbestände gelagert werden. So können Sie feststellen, ob die Produkte so gehandhabt werden, dass Schäden oder Verunreinigungen minimiert werden.
• Sauberkeit und Sicherheit: Beurteilen Sie, ob in der Fabrik eine saubere und ordentliche Umgebung herrscht. Mangelnde Hygiene oder unorganisierte Einrichtungen können zu Qualitätsproblemen und Sicherheitsrisiken führen.
• Sicherheit und Zugriffskontrolle: Achten Sie auf ausreichende Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz vor Diebstahl, insbesondere wenn Sie mit sensiblen Designs oder proprietären Produkten arbeiten.

Während der Werksführung ist es wichtig, Fragen zu den Betriebsabläufen, Qualitätskontrollprozessen und etwaigen Herausforderungen des Lieferanten zu stellen. Machen Sie detaillierte Notizen und Fotos von Bereichen, die verbessert werden müssen.

Auditierung der Fertigungsprozesse des Lieferanten

Nach der Werksinspektion konzentriert sich das Audit auf die Bewertung der Herstellungsprozesse des Lieferanten. Der Auditor überprüft den gesamten Produktionsprozess, um sicherzustellen, dass der Lieferant Ihre Spezifikationen und Qualitätsstandards erfüllen kann. Zu den wichtigsten zu prüfenden Bereichen gehören:

• Produktionsablauf: Bewerten Sie die Effizienz des Produktionsablaufs und identifizieren Sie mögliche Engpässe. So können Sie feststellen, ob der Lieferant Ihre Bestellmengen und Termine einhalten kann.
• Qualitätskontrollsysteme: Überprüfen Sie die Qualitätskontrollverfahren der Fabrik, um sicherzustellen, dass die Produkte in verschiedenen Produktionsphasen getestet werden. Suchen Sie nach dokumentierten Verfahren und Aufzeichnungen früherer Qualitätskontrollprüfungen.
• Materialbeschaffung und Lieferkette: Überprüfen Sie, woher der Lieferant seine Rohstoffe bezieht und ob er zuverlässige, langfristige Beziehungen zu seinen Lieferanten unterhält. Dadurch können Sie die Konsistenz und Qualität der Rohstoffe sicherstellen.
• Wartung der Geräte: Stellen Sie sicher, dass der Lieferant seine Produktionsgeräte regelmäßig wartet, um ungeplante Ausfälle zu vermeiden, die zu Produktionsverzögerungen führen können.

Überprüfen Sie im Rahmen der Prüfung des Herstellungsprozesses die Dokumentation zu Qualitätsstandards, Produkttests und bisherigem Kundenfeedback.

Wohlergehen der Mitarbeiter und Arbeitspraktiken

Eines der Hauptanliegen bei der Prüfung einer Fabrik in China ist die Sicherstellung, dass die Arbeitspraktiken den lokalen und internationalen Standards entsprechen. Prüfungen des Wohlergehens der Arbeitnehmer sind besonders wichtig für Unternehmen, die Wert auf ethische Beschaffung und faire Handelspraktiken legen.

Bewerten Sie während dieses Teils des Audits:

• Arbeitsbedingungen: Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter unter sicheren und sauberen Bedingungen arbeiten. Dazu gehört die Überprüfung auf ausreichende Belüftung, ausreichende Beleuchtung und das Fehlen gefährlicher Materialien oder Umgebungen.
• Arbeitsrechte: Überprüfen Sie, ob die Fabrik die lokalen Arbeitsgesetze einhält, einschließlich Arbeitszeiten, Löhnen und Überstundenvergütung. Stellen Sie sicher, dass die Arbeiter keiner Zwangs- oder Kinderarbeit ausgesetzt sind und dass ihnen gesetzlich vorgeschriebene Leistungen wie Sozialversicherung gewährt werden.
• Gesundheit und Sicherheit: Beurteilen Sie, ob der Lieferant Sicherheitsprotokolle befolgt, um Arbeitnehmer vor Verletzungen zu schützen. Dazu können die Bereitstellung von Sicherheitsausrüstung, regelmäßige Schulungen und die Einhaltung von Notfallverfahren gehören.

Sie können während des Audits auch Mitarbeiterinterviews durchführen, um ihre Ansichten zu den Arbeitsbedingungen und dem Sozialwesen zu erfahren.

Einhaltung von Umwelt- und gesetzlichen Vorschriften

Die Einhaltung von Umweltvorschriften ist ein weiterer wichtiger Bereich, der bei einem Lieferantenaudit bewertet werden muss. Viele Einkäufer sind zunehmend besorgt über die Umweltauswirkungen ihrer Lieferanten, und chinesische Fabriken unterliegen strengen Umweltschutzauflagen, insbesondere in Branchen wie Fertigung, Chemie und Textilien.

Überprüfen Sie während des Audits, ob die Fabrik:

• Entspricht den Umweltschutzbestimmungen: Stellen Sie sicher, dass die Fabrik die chinesischen Umweltgesetze einhält, beispielsweise hinsichtlich Abfallentsorgung und Luftqualitätsstandards.
• Verfügt über Umweltzertifizierungen: Achten Sie auf Zertifizierungen wie ISO 14001 (Umweltmanagementsysteme) oder andere relevante Umweltzertifizierungen, die das Engagement der Fabrik für Nachhaltigkeit belegen.
• Verfügt über Verfahren zur Abfallbewirtschaftung: Bewerten Sie, wie der Lieferant mit Abfall, Chemikalien und Gefahrenstoffen umgeht. Prüfen Sie, ob Verfahren zur Minimierung von Umweltschäden vorhanden sind.

Stellen Sie sicher, dass der Lieferant die Umweltschutzbestimmungen einhält und über Verfahren zur Kontrolle seines ökologischen Fußabdrucks verfügt.

Überprüfung von Finanz- und Geschäftsunterlagen

Neben der betrieblichen Beurteilung sollte bei einem Lieferantenaudit auch die finanzielle Gesundheit der Fabrik überprüft werden. Dies ist entscheidend für die Beurteilung der Fähigkeit des Lieferanten, langfristige Geschäftsbeziehungen aufrechtzuerhalten. Zu den wichtigsten zu untersuchenden Finanzindikatoren gehören:

• Rentabilität: Überprüfen Sie die Gewinnspannen und die allgemeine finanzielle Leistung des Lieferanten. So können Sie feststellen, ob er über die nötigen Mittel verfügt, um in sein Geschäft zu investieren und große Aufträge zu erfüllen.
• Liquidität: Bewerten Sie den Cashflow und die Liquidität des Lieferanten, um sicherzustellen, dass er in der Lage ist, kurzfristige finanzielle Verpflichtungen zu erfüllen.
• Finanzunterlagen: Überprüfen Sie die Buchhaltungspraktiken, einschließlich Geschäftsbücher, Steuererklärungen und früherer Rechnungen. Dies hilft dabei, die finanzielle Stabilität und Transparenz des Unternehmens zu überprüfen.

Melden von Ergebnissen und Implementieren von Korrekturmaßnahmen

Nach Abschluss des Audits ist es an der Zeit, die Ergebnisse zusammenzufassen und einen Aktionsplan zu entwickeln. Der Auditbericht sollte sowohl Stärken als auch Schwächen der Betriebsabläufe des Lieferanten darlegen und klare Empfehlungen zur Verbesserung enthalten.

Vorbereitung des Prüfberichts

Der Prüfbericht sollte so strukturiert sein, dass die folgenden Informationen klar dargestellt werden:

• Fabrikübersicht: Eine kurze Beschreibung der Fabrik, einschließlich Standort, Größe und Kapazität.
• Auditmethodik: Die Methoden und Verfahren, die zur Bewertung der Betriebsabläufe der Fabrik verwendet werden.
• Ergebnisse: Eine Zusammenfassung der Prüfungsergebnisse, einschließlich aller Problembereiche oder Bereiche, in denen Verstöße festgestellt wurden.
• Empfehlungen: Umsetzbare Empfehlungen zur Behebung der während des Audits festgestellten Probleme mit spezifischen Zeitplänen für Korrekturmaßnahmen.

Korrekturmaßnahmen und Folgemaßnahmen

Wenn bei der Prüfung Probleme aufgedeckt werden, sollte der Lieferant verpflichtet werden, diese durch Korrekturmaßnahmen zu beheben. Wenn beispielsweise die Qualitätskontrollverfahren unzureichend sind, muss der Lieferant möglicherweise ein robusteres Testsystem implementieren. Wenn Arbeitsrechtsverstöße festgestellt werden, muss der Lieferant die Situation durch Einhaltung der Arbeitsgesetze beheben.

Richten Sie einen Folgeprozess ein, um sicherzustellen, dass der Lieferant die notwendigen Schritte unternimmt, um alle festgestellten Probleme zu beheben. Dies kann regelmäßige Nachprüfungen oder die Aufforderung an den Lieferanten umfassen, Nachweise für Korrekturmaßnahmen vorzulegen.