Beim Einkauf von Produkten aus China besteht eine der größten Herausforderungen für Käufer darin, die Legitimität ihrer Lieferanten sicherzustellen. Die Überprüfung der Geschäftslizenzen und Zertifizierungen eines Lieferanten ist entscheidend, um Risiken zu minimieren, Betrug zu vermeiden und eine erfolgreiche Partnerschaft sicherzustellen. Der Prozess kann überwältigend erscheinen, insbesondere aufgrund von Sprachbarrieren und kulturellen Unterschieden, aber wenn Sie wissen, worauf Sie achten müssen, können Sie fundierte Entscheidungen treffen.
Chinesische Geschäftslizenzen verstehen
Was ist eine chinesische Geschäftslizenz?
Eine chinesische Geschäftslizenz ist ein obligatorisches Rechtsdokument, das jedes Unternehmen in China besitzen muss, um legal tätig sein zu können. Die Lizenz enthält wichtige Informationen wie den Firmennamen, die Registrierungsnummer, den Geschäftsumfang und den gesetzlichen Vertreter. Wenn Sie die Einzelheiten einer chinesischen Geschäftslizenz verstehen, erhalten Sie einen klaren Einblick in die Legitimität und den Umfang der Aktivitäten, die der Lieferant durchführen darf.
Schlüsselkomponenten einer Geschäftslizenz
- Firmenname: Der eingetragene Name des Unternehmens, der mit allen vom Lieferanten bereitgestellten offiziellen Dokumenten übereinstimmen muss.
- Registrierungsnummer: Dieser eindeutige Code wird verwendet, um das Unternehmen in offiziellen Datenbanken zu verfolgen.
- Gesetzlicher Vertreter: Die Person, die rechtlich für die Handlungen des Unternehmens verantwortlich ist. Der Name des Vertreters muss mit anderen Dokumenten übereinstimmen.
- Geschäftsbereich: In diesem Abschnitt wird beschrieben, welche Art von Aktivitäten das Unternehmen durchführen darf, z. B. Herstellung, Export oder Handel. Stellen Sie sicher, dass der Geschäftsbereich des Lieferanten die von Ihnen gekauften Produkte umfasst.
- Gründungsdatum: Wenn Sie wissen, wie lange das Unternehmen bereits tätig ist, können Sie dessen Erfahrung und Zuverlässigkeit leichter beurteilen.
- Eingetragenes Kapital: Dies spiegelt die finanzielle Leistungsfähigkeit des Unternehmens wider. Ein höheres eingetragenes Kapital weist im Allgemeinen auf eine bessere finanzielle Stabilität hin.
So interpretieren Sie eine Gewerbeerlaubnis
Es ist wichtig, die Bestandteile einer Gewerbeerlaubnis zu verstehen, aber es ist auch entscheidend, das Dokument richtig interpretieren zu können. Wenn der Geschäftsbereich eines Unternehmens beispielsweise nur den „Binnenhandel“ umfasst, ist es ihm möglicherweise gesetzlich nicht gestattet, Waren zu exportieren. Daher erfordert die Interpretation der Erlaubnis viel Liebe zum Detail und häufig eine Gegenprüfung anhand zusätzlicher Unterlagen.
Methoden zur Überprüfung der Geschäftslizenzen chinesischer Lieferanten
Online-Verifizierung
Die chinesische Regierung unterhält Datenbanken, in denen Sie die Gewerbelizenzinformationen eines Unternehmens online überprüfen können.
Nationales System zur Veröffentlichung von Kreditinformationen für Unternehmen
Dabei handelt es sich um eine zentrale Datenbank zur Überprüfung der Echtheit einer chinesischen Geschäftslizenz. Durch Eingabe der Registrierungsnummer oder des Firmennamens des Lieferanten können Sie auf detaillierte Informationen zu dessen Registrierungsstatus, gesetzlichen Vertretern und finanzieller Lage zugreifen.
Nutzung von Diensten Dritter
Wenn Sie sich auf chinesischsprachigen Websites nicht zurechtfinden, können Verifizierungsdienste von Drittanbietern hilfreich sein. Diese Dienste sind auf die Validierung von Lieferanten spezialisiert und umfassen häufig zusätzliche Prüfungen wie Fabrikprüfungen oder Vor-Ort-Besuche, um die Echtheit von Geschäftsdokumenten zu überprüfen.
Offline-Verifizierung durch Dokumentation
Anfordern einer Kopie der Gewerbeerlaubnis
Fordern Sie immer eine Kopie der Gewerbeerlaubnis des Lieferanten an. Überprüfen Sie nach Erhalt wichtige Bestandteile wie Registrierungsnummer, Firmenname und gesetzlicher Vertreter. Am besten vergleichen Sie diese Kopie mit offiziellen Unterlagen, die online verfügbar sind.
Durchführung eines persönlichen Besuchs
Wenn möglich, ist ein Besuch vor Ort beim Lieferanten die zuverlässigste Form der Überprüfung. Überprüfen Sie während des Besuchs, ob die Adresse auf der Gewerbeerlaubnis mit dem tatsächlichen Standort übereinstimmt.
Erforderliche Zertifizierungen für chinesische Lieferanten
Gemeinsame Zertifizierungen für den Export
Chinesische Lieferanten müssen je nach Branche und Zielland der Waren oft spezifische Zertifizierungsstandards erfüllen. Wenn Sie wissen, welche Zertifizierungen erforderlich sind, können Sie den Import nicht konformer Produkte vermeiden.
ISO-Zertifizierungen
- ISO 9001: Dies ist einer der am weitesten verbreiteten Qualitätsmanagementstandards und weist darauf hin, dass der Lieferant über robuste Qualitätskontrollprozesse verfügt.
- ISO 14001: Diese Zertifizierung bezieht sich auf das Umweltmanagement. Sie ist besonders relevant, wenn Sie umweltfreundliche Produkte beziehen oder sicherstellen möchten, dass der Lieferant die Umweltvorschriften einhält.
CE- und RoHS-Zertifizierungen für europäische Märkte
Wenn Sie Produkte für den europäischen Markt beschaffen, sind CE- und RoHS-Zertifizierungen von entscheidender Bedeutung. CE stellt sicher, dass das Produkt die Sicherheits-, Gesundheits- und Umweltanforderungen der EU erfüllt. RoHS hingegen stellt sicher, dass elektrische Produkte keine schädlichen Substanzen enthalten.
FDA-Zertifizierung für den US-Markt
Für Produkte, die auf den US-Markt gelangen, wie etwa Lebensmittel oder medizinisches Zubehör, ist eine FDA-Zertifizierung obligatorisch. Durch die Überprüfung der FDA-Zertifikate können Sie sicherstellen, dass die von Ihnen gelieferten Produkte den US-Vorschriften entsprechen.
So überprüfen Sie Zertifizierungen
Originalkopien anfordern
Bitten Sie den Lieferanten um Originalkopien seiner Zertifikate. Wenden Sie sich, wenn möglich, an die ausstellende Behörde, um deren Echtheit zu überprüfen. Die meisten Zertifizierungsstellen verfügen über Online-Datenbanken, in denen Sie die Zertifikatsnummern überprüfen können.
Verwenden Sie Verifizierungsplattformen
Plattformen wie SGS, Bureau Veritas und Intertek bieten Zertifizierungsüberprüfungsdienste an. Sie verfügen über umfangreiche Datenbanken und Fachwissen, mit denen Sie feststellen können, ob die von Ihrem Lieferanten vorgelegten Zertifikate echt sind.
Gegenprüfung von Lieferanteninformationen
Lieferantendetails anhand mehrerer Quellen prüfen
Kreuzverifizierung auf Regierungswebsites
Die gegenseitige Überprüfung von Informationen ist ein wesentlicher Schritt zur Bestätigung der Legitimität eines Lieferanten. Sie können die offizielle chinesische Regierungswebsite verwenden, um die Handelsregistrierung eines Unternehmens zu überprüfen. Achten Sie auf Unstimmigkeiten bei der Registrierungsnummer, dem Geschäftsbereich oder dem Firmennamen.
Bestätigung der Firmenadresse und Kontaktinformationen
Stellen Sie sicher, dass die auf der Gewerbeerlaubnis angegebenen Adressen und Kontaktdaten mit den Angaben des Lieferanten auf seiner Website oder in anderen Werbematerialien übereinstimmen. Eine Nichtübereinstimmung der Adressen kann ein Warnsignal sein.
Nutzen Sie Alibaba und andere B2B-Plattformen zur Verifizierung
Viele B2B-Plattformen wie Alibaba, Global Sources und Made-in-China.com führen eigene Lieferantenüberprüfungsprozesse durch. Die Überprüfung der Lieferantenprofile auf diesen Plattformen kann zusätzliche Sicherheit über die Legitimität eines Unternehmens bieten.
Einbindung externer Prüfstellen
Warum sollte man eine unabhängige Prüfstelle beauftragen?
Die Beauftragung einer unabhängigen Prüfstelle ist eine der zuverlässigsten Möglichkeiten, die Geschäftsreferenzen eines Lieferanten zu überprüfen. Diese Stellen führen häufig Vor-Ort-Besuche durch, um die Existenz der Fabrik und die Echtheit ihrer Betriebsabläufe zu überprüfen.
Dienstleistungen der Inspektionsagenturen
- Überprüfung der Gewerbeerlaubnis: Sie überprüfen die Echtheit der Gewerbeerlaubnis und gleichen die Registrierungsdaten ab.
- Fabrikaudit: Mithilfe eines Fabrikaudits können Sie die Produktionskapazitäten, Qualitätskontrollmaßnahmen und Einhaltung ethischer Standards des Lieferanten bestätigen.
- Produktqualitätsprüfung: Vor dem Versand können diese Agenturen die Produkte prüfen, um sicherzustellen, dass sie die im Vertrag vereinbarten Spezifikationen erfüllen.
Empfohlene Drittagenturen
Zu den bekannten unabhängigen Prüfstellen gehören:
- SGS: Bietet Inspektions-, Verifizierungs-, Test- und Zertifizierungsdienste.
- Bureau Veritas: Spezialisiert auf Qualitäts-, Gesundheits-, Sicherheits- und Umweltstandards.
- Intertek: Bietet Qualitätssicherungs- und Produktinspektionsdienste für verschiedene Branchen.
Verwenden von Geschäftsüberprüfungsberichten
Was ist ein Geschäftsverifizierungsbericht?
Ein Geschäftsüberprüfungsbericht liefert umfassende Informationen zum Hintergrund, zur Rechtsform und zur finanziellen Situation eines Unternehmens. Solche Berichte sind wertvoll, um sich vor Vertragsabschluss ein umfassendes Bild von einem Lieferanten zu machen.
So erhalten Sie einen Geschäftsverifizierungsbericht
- Kreditauskunfteien: Unternehmen wie Dun & Bradstreet bieten detaillierte Kredit- und Geschäftsüberprüfungsberichte.
- Lokale chinesische Agenturen: Sie können auch lokale Agenturen beauftragen, die auf die Erfassung von Geschäftsinformationen in China spezialisiert sind. Diese haben oft direkten Zugriff auf staatliche Datenbanken und Aufzeichnungen und bieten daher genauere und aktuellere Informationen.
Lieferantenaudits für tiefere Einblicke
Warum ein Lieferantenaudit durchführen?
Bei einem Lieferantenaudit handelt es sich um eine gründlichere Bewertung der Fähigkeiten des Lieferanten, die Bereiche wie Produktionskapazität, Qualitätsmanagement und Einhaltung sozialer und ökologischer Standards abdeckt. Durch die Durchführung eines Audits können Sie sicherstellen, dass Ihr Lieferant alle Ihre Anforderungen erfüllt und Produkte pünktlich und gemäß den erforderlichen Spezifikationen liefern kann.
Arten von Lieferantenaudits
Qualitätssicherungssystem-Audit
Bei dieser Art von Audit liegt der Schwerpunkt auf den Qualitätsmanagementsystemen des Lieferanten, wie etwa der Einhaltung von ISO-Normen und internen Qualitätskontrollverfahren.
Produktionskapazitätsaudit
Eine Prüfung der Produktionskapazität ist unerlässlich, wenn Sie feststellen möchten, ob der Lieferant die Kapazität hat, große Aufträge zu erfüllen. Die Prüfung umfasst in der Regel eine Geräteinspektion, eine Mitarbeiterbewertung und eine Überprüfung der Produktionsprozesse.
Compliance-Prüfung
Bei Compliance-Audits liegt der Schwerpunkt auf der Einhaltung sozialer und ökologischer Vorschriften. Ziel ist es sicherzustellen, dass der Lieferant Arbeitsgesetze, Arbeitssicherheitsstandards und Umweltschutzbestimmungen einhält.
So organisieren Sie ein Lieferantenaudit
Sie können entweder direkt über Ihr Unternehmen ein Audit veranlassen oder Inspektionsdienste von Drittanbietern in Anspruch nehmen. Unternehmen wie SGS und Bureau Veritas sind seriöse Optionen, die umfassende Auditdienste anbieten.
Erkennen von Warnsignalen während der Überprüfung
Häufige Warnsignale, auf die Sie achten sollten
- Fehlende Konsistenz der Informationen: Wenn die Informationen auf der Gewerbeerlaubnis nicht mit den Informationen in öffentlichen Aufzeichnungen oder auf Überprüfungswebsites Dritter übereinstimmen, ist dies ein deutliches Warnzeichen.
- Weigerung, Unterlagen bereitzustellen: Ein seriöser Lieferant sollte kein Problem damit haben, Kopien von Gewerbelizenzen und Zertifikaten bereitzustellen. Zögern oder eine Weigerung sind ein großes Warnzeichen.
- Zu niedrige Preise: Preise, die weit unter dem Marktwert liegen, können auf Qualitätsprobleme, das Fehlen erforderlicher Zertifizierungen oder sogar auf Betrug hinweisen.
- Keine Online-Präsenz: Das Fehlen eines digitalen Fußabdrucks, beispielsweise einer offiziellen Website oder Social-Media-Präsenz, sollte Anlass zur Sorge geben.
So reagieren Sie auf Warnsignale
Wenn Sie Warnsignale erkennen, ist es wichtig, vorsichtig vorzugehen. Führen Sie zusätzliche Überprüfungsschritte durch oder ziehen Sie alternative Lieferanten in Betracht. Vertrauenswürdige Lieferanten sollten transparent sein und bereit, alle erforderlichen Unterlagen bereitzustellen.
Tools und Plattformen zur Unterstützung der Verifizierung
Online-Verifizierungstools
Mehrere Online-Tools können Ihnen dabei helfen, die Geschäftsdaten eines chinesischen Lieferanten zu überprüfen.
Nationales System zur Veröffentlichung von Kreditinformationen für Unternehmen
Das National Enterprise Credit Information Publicity System der chinesischen Regierung ist ein unschätzbar wertvolles Instrument zur Überprüfung von Gewerbelizenzen. Sie können den Namen oder die Registrierungsnummer des Unternehmens eingeben, um dessen Echtheit zu überprüfen.
Funktionen zur Lieferantenüberprüfung bei Alibaba
Wenn Sie über Alibaba einkaufen, bietet die Plattform verschiedene Verifizierungsabzeichen an, z. B. „Gold Supplier“ oder „Assessed Supplier“. Die Überprüfung dieser Abzeichen kann Aufschluss über die Authentizität und den Verifizierungsstatus des Unternehmens geben.
Verifizierungsdienste von Drittanbietern
Drittanbieter-Verifizierungsdienste wie GloBIS oder China Checkup sind auf die Verifizierung chinesischer Unternehmen spezialisiert. Diese Dienste bieten detaillierte Berichte, die Ihnen helfen, die Legitimität eines Lieferanten besser zu verstehen.
Praktische Tipps für eine effektive Lieferantenüberprüfung
Bauen Sie eine direkte Kommunikation auf
Offene und transparente Kommunikation ist der Schlüssel zur Überprüfung der Legitimität eines Lieferanten. Kontaktieren Sie den Lieferanten direkt und stellen Sie gezielte Fragen zu seiner Gewerbeerlaubnis, seinen Zertifizierungen und seinen Qualitätskontrollprozessen. Wenn er zögert oder vage Antworten gibt, ist es ratsam, noch einmal darüber nachzudenken.
Mehrere Referenzen anfordern
Bitten Sie den Lieferanten um Referenzen früherer Kunden, insbesondere aus Ihrem Land. Sprechen Sie mit diesen Kunden, um ihre Erfahrungen und ihre Zufriedenheit mit dem Lieferanten zu bestätigen. Ein seriöser Lieferant sollte kein Problem damit haben, mehrere Referenzen vorzulegen.
Nutzen Sie soziale Medien und Foren
Social-Media-Plattformen wie LinkedIn und Business-Foren sind hervorragende Ressourcen für die Recherche potenzieller Lieferanten. Suchen Sie nach Bewertungen oder Diskussionen über den Lieferanten und wenden Sie sich an andere Käufer, die möglicherweise Erfahrungen mit ihm haben.
