ทำความเข้าใจสัญญาและข้อตกลงกับซัพพลายเออร์จีน

ในเศรษฐกิจที่มีการโลกาภิวัตน์มากขึ้น จีนยังคงเป็นศูนย์กลางการผลิตและการจัดหาที่สำคัญ บริษัทต่างๆ ทั่วโลกพึ่งพาซัพพลายเออร์จีนในการจัดส่งสินค้าและส่วนประกอบสำหรับผลิตภัณฑ์ของตน อย่างไรก็ตาม การทำงานร่วมกับซัพพลายเออร์ข้ามพรมแดนนั้นมาพร้อมกับความท้าทายที่ไม่เหมือนใคร และหนึ่งในแง่มุมที่สำคัญที่สุดในการรับมือกับความท้าทายเหล่านี้ก็คือการรับรองสัญญาและข้อตกลงที่แข็งแกร่ง สัญญาซัพพลายเออร์ของจีนไม่ใช่แค่เอกสารเท่านั้น แต่ยังเป็นเครื่องมือสำคัญในการจัดการความเสี่ยง การรับรองคุณภาพของผลิตภัณฑ์ และการกำหนดความคาดหวังที่ชัดเจน

บทความนี้เจาะลึกถึงสาระสำคัญของสัญญาและข้อตกลงกับซัพพลายเออร์จีน พร้อมทั้งให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับสิ่งที่ทำให้สัญญาประสบความสำเร็จ ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยง และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเจรจาและจัดการสัญญาอย่างมีประสิทธิภาพ

เหตุใดสัญญากับซัพพลายเออร์จีนจึงมีความสำคัญ

เมื่อทำงานร่วมกับซัพพลายเออร์ชาวจีน สัญญาที่ร่างขึ้นอย่างดีถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการปกป้องผลประโยชน์ทางธุรกิจ สัญญาที่เจรจาอย่างเหมาะสมจะกำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนสำหรับทั้งสองฝ่าย บรรเทาความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น และให้การเยียวยาทางกฎหมายในกรณีที่เกิดข้อพิพาท

ความสำคัญของสัญญาในความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ชาวจีน

• การชี้แจงคุณลักษณะของผลิตภัณฑ์: สัญญาโดยละเอียดจะกำหนดคุณลักษณะของผลิตภัณฑ์ ความคาดหวังด้านคุณภาพ และระยะเวลาการผลิตอย่างชัดเจน
• การลดความเสี่ยง: สัญญาจะช่วยลดความเสี่ยง เช่น คุณภาพผลิตภัณฑ์ที่ไม่สม่ำเสมอ การส่งมอบล่าช้า หรือการเปลี่ยนแปลงราคาอย่างกะทันหัน
• การสร้างวิธีการเยียวยาทางกฎหมาย: ในกรณีที่มีข้อพิพาท สัญญาอย่างเป็นทางการจะทำหน้าที่เป็นหลักฐานและอนุญาตให้ฝ่ายที่ได้รับความเสียหายแสวงหาค่าชดเชยผ่านช่องทางทางกฎหมาย
• การกำหนดความคาดหวังด้านประสิทธิภาพ: สัญญาจะระบุรายละเอียดภาระผูกพันของทั้งสองฝ่าย และกำหนดมาตรฐานประสิทธิภาพเพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการห่วงโซ่อุปทานจะราบรื่น

หากไม่มีสัญญาที่มั่นคง ธุรกิจอาจเสี่ยงต่อการสื่อสารที่ผิดพลาด การจัดส่งล่าช้า คุณภาพต่ำกว่ามาตรฐาน และอาจถึงขั้นสูญเสียทางการเงิน การทำความเข้าใจองค์ประกอบของสัญญากับซัพพลายเออร์จีนถือเป็นสิ่งสำคัญในการสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพและรักษาความต่อเนื่องของห่วงโซ่อุปทาน

องค์ประกอบสำคัญของสัญญาซัพพลายเออร์จีน

สัญญากับซัพพลายเออร์จีนต้องร่างขึ้นอย่างรอบคอบเพื่อครอบคลุมทุกแง่มุมของความสัมพันธ์ทางธุรกิจ ต่อไปนี้คือองค์ประกอบสำคัญที่ควรมีอยู่ในสัญญากับซัพพลายเออร์จีน

1. ข้อมูลจำเพาะผลิตภัณฑ์และมาตรฐานคุณภาพ

การรับรองว่าซัพพลายเออร์ของคุณส่งมอบผลิตภัณฑ์ที่ตรงตามข้อกำหนดที่แน่นอนของคุณถือเป็นประเด็นพื้นฐานของการจัดการสัญญา

คำอธิบายผลิตภัณฑ์โดยละเอียด

สัญญาจะต้องมีคำอธิบายผลิตภัณฑ์อย่างครอบคลุม เช่น:

• วัสดุ: ระบุชนิดและเกรดของวัสดุที่จะใช้
• ขนาดและการออกแบบ: รวมถึงภาพวาด ขนาด และระดับความคลาดเคลื่อน
• ข้อกำหนดการทดสอบ: ระบุโครงร่างการทดสอบคุณภาพที่ผลิตภัณฑ์จะต้องผ่าน
• บรรจุภัณฑ์: ระบุวิธีการบรรจุผลิตภัณฑ์ รวมถึงข้อกำหนดเกี่ยวกับการติดฉลาก

ยิ่งคำอธิบายผลิตภัณฑ์มีรายละเอียดมากขึ้นเท่าใด โอกาสที่ซัพพลายเออร์จะตีความผิดก็จะน้อยลงเท่านั้น

ขั้นตอนการควบคุมคุณภาพ

รวมข้อกำหนดการควบคุมคุณภาพในสัญญาที่กล่าวถึง:

• มาตรฐานคุณภาพ: ระบุมาตรฐานเฉพาะที่ซัพพลายเออร์ต้องปฏิบัติตาม (เช่น ISO, RoHS)
• สิทธิในการตรวจสอบ: กำหนดสิทธิของผู้ซื้อในการตรวจสอบผลิตภัณฑ์ระหว่างและหลังการผลิตอย่างชัดเจน
• การทดสอบของบุคคลที่สาม: ระบุว่าจะใช้บริษัทตรวจสอบของบุคคลที่สามเพื่อตรวจสอบคุณภาพผลิตภัณฑ์หรือไม่

ข้อกำหนดการควบคุมคุณภาพที่เข้มงวดช่วยให้ซัพพลายเออร์ต้องรับผิดชอบต่อคุณภาพของผลิตภัณฑ์และลดปัญหาต้นทุนสูงที่เกิดจากสินค้าที่มีข้อบกพร่อง

2. เงื่อนไขการชำระเงินและราคา

เงื่อนไขการชำระเงินถือเป็นส่วนสำคัญที่สุดประการหนึ่งของสัญญา เนื่องจากจะกำหนดว่าซัพพลายเออร์จะได้รับค่าตอบแทนอย่างไรและเมื่อใด

รายละเอียดราคา

สัญญาควรระบุให้ชัดเจนว่า:

• ราคาต่อหน่วย: ราคาที่ตกลงกันไว้ต่อหน่วย รวมถึงส่วนลดที่ใช้ได้สำหรับการสั่งซื้อจำนวนมาก
• สกุลเงิน: ระบุสกุลเงินในการชำระเงินเพื่อหลีกเลี่ยงข้อพิพาทเกี่ยวกับอัตราแลกเปลี่ยน

ตารางการชำระเงิน

โครงร่างโครงสร้างการชำระเงิน ซึ่งอาจรวมถึง:

• เงินมัดจำ: จำนวนเงินที่ต้องชำระล่วงหน้าเพื่อเริ่มการผลิต (โดยทั่วไปคือ 30% ของยอดเงินทั้งหมด)
• การชำระยอดคงเหลือ: กำหนดเวลาที่ต้องชำระยอดคงเหลือที่เหลือ ซึ่งมักจะเป็นเมื่อการผลิตเสร็จสิ้นหรือก่อนการจัดส่ง
• การจัดเตรียม Escrow: ในบางกรณี การใช้บริการ Escrow สามารถปกป้องทั้งผู้ซื้อและซัพพลายเออร์ได้

บทลงโทษและสิ่งจูงใจ

ระบุค่าปรับสำหรับการชำระเงินล่าช้าหรือสิ่งจูงใจสำหรับการจัดส่งก่อนกำหนดอย่างชัดเจน ซึ่งจะช่วยกระตุ้นให้ซัพพลายเออร์ปฏิบัติตามกำหนดเวลาที่ตกลงกันไว้และรักษาคุณภาพให้ได้มาตรฐานสูง

3. เงื่อนไขการจัดส่งและการขนส่ง

เงื่อนไขการจัดส่งเป็นสิ่งสำคัญในการทำให้แน่ใจว่าผลิตภัณฑ์จะถึงมือผู้ซื้อภายในกรอบเวลาที่ต้องการ

อินโคเทิร์มส์

ใช้ข้อกำหนดทางการค้าระหว่างประเทศ (Incoterms) เพื่อกำหนดความรับผิดชอบในการจัดส่ง Incoterms ทั่วไป ได้แก่:

• FOB (Free on Board): ซัพพลายเออร์จะรับผิดชอบในการนำสินค้าขึ้นเรือ หลังจากนั้น ผู้ซื้อจะถือเป็นผู้รับผิดชอบ
• CIF (ต้นทุน ประกัน และค่าขนส่ง): ซัพพลายเออร์จะเป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายในการจัดส่ง ประกัน และค่าระวางขนส่ง

การใช้ Incoterms ช่วยให้ทั้งสองฝ่ายเข้าใจว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบการจัดส่ง การประกันภัย และการจัดส่ง และช่วยหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด

ระยะเวลาการจัดส่ง

สัญญาควรจะประกอบด้วย:

• ระยะเวลาดำเนินการผลิต: กำหนดระยะเวลาที่ใช้ในการผลิตให้เสร็จสิ้น
• ระยะเวลาการจัดส่ง: ระบุเวลาที่คาดว่าจะจัดส่งและส่งมอบถึงจุดหมายปลายทาง
• บทลงโทษสำหรับความล่าช้า: ระบุบทลงโทษหากซัพพลายเออร์ไม่สามารถปฏิบัติตามกำหนดเวลาในการจัดส่ง

4. การคุ้มครองทรัพย์สินทางปัญญา (IP)

สำหรับธุรกิจที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์หรือการออกแบบที่เป็นกรรมสิทธิ์ การคุ้มครองทรัพย์สินทางปัญญาถือเป็นสิ่งสำคัญ

ข้อตกลงการไม่เปิดเผยข้อมูล (NDA)

สัญญาควรมีข้อตกลงไม่เปิดเผยข้อมูลซึ่งผูกมัดซัพพลายเออร์ตามกฎหมายให้รักษาข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์ การออกแบบ และกระบวนการผลิตไว้เป็นความลับ ซึ่งจะช่วยปกป้องทรัพย์สินทางปัญญาของคุณไม่ให้ถูกคัดลอกหรือแชร์

ข้อตกลงห้ามแข่งขัน

เพื่อให้แน่ใจว่าซัพพลายเออร์จะไม่ผลิตผลิตภัณฑ์ที่คล้ายคลึงกันสำหรับคู่แข่งของคุณ โปรดพิจารณาใส่ข้อกำหนดการห้ามการแข่งขันไว้ในสัญญา

การคุ้มครองเครื่องหมายการค้าและสิทธิบัตร

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสัญญามีข้อกำหนดที่ระบุว่าซัพพลายเออร์ไม่สามารถใช้เครื่องหมายการค้า ตราสินค้า หรือการออกแบบที่ได้รับสิทธิบัตรของคุณโดยไม่ได้รับความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรล่วงหน้า ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงจากสินค้าลอกเลียนแบบ

5. การแก้ไขข้อพิพาท

ข้อพิพาทถือเป็นเรื่องปกติในการทำธุรกิจระหว่างประเทศ ดังนั้นการมีข้อกำหนดการแก้ไขข้อพิพาทที่ชัดเจนจึงถือเป็นสิ่งสำคัญ

กฎหมายที่ใช้บังคับ

สัญญาควรระบุระบบกฎหมายของประเทศที่จะนำมาใช้ในการตีความและบังคับใช้ข้อตกลง บริษัทหลายแห่งเลือกใช้กฎหมายจีนหากซัพพลายเออร์ตั้งอยู่ในจีน หรือเลือกใช้การอนุญาโตตุลาการระหว่างประเทศ

อนุญาโตตุลาการ

การอนุญาโตตุลาการถือเป็นวิธีที่นิยมใช้ในการแก้ไขข้อพิพาทเมื่อต้องติดต่อกับซัพพลายเออร์ชาวจีน เนื่องจากศาลจีนมักถูกมองว่ามักเข้าข้างบริษัทในท้องถิ่น พิจารณาใช้ศูนย์อนุญาโตตุลาการระหว่างประเทศ เช่น คณะกรรมการอนุญาโตตุลาการเศรษฐกิจและการค้าระหว่างประเทศของจีน (CIETAC) หรือหอการค้าระหว่างประเทศ (ICC)

เขตอำนาจศาล

ระบุสถานที่ดำเนินการอนุญาโตตุลาการหรือกระบวนการทางกฎหมาย การเลือกเขตอำนาจศาลที่เป็นกลางจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าการแก้ไขข้อพิพาทจะเป็นไปอย่างยุติธรรม

6. ข้อกำหนดการยุติสัญญา

เงื่อนไขการยุติสัญญาจะกำหนดเงื่อนไขที่สัญญาอาจถูกยุติโดยฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง

การละเมิดสัญญา

อธิบายเงื่อนไขที่ถือเป็นการละเมิดสัญญาและเหตุผลในการยุติสัญญา ตัวอย่างอาจได้แก่:

• ความล้มเหลวด้านคุณภาพที่สม่ำเสมอ: ไม่สามารถปฏิบัติตามมาตรฐานคุณภาพที่ตกลงกันไว้
• การไม่ปฏิบัติตามกำหนดเวลาในการจัดส่ง: เกิดความล่าช้าในการจัดส่งผลิตภัณฑ์ซ้ำๆ
• การละเมิดกฎข้อบังคับ: ไม่ปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานหรือสิ่งแวดล้อม

การแจ้งการยกเลิก

กำหนดระยะเวลาที่ต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้าก่อนจะยุติสัญญา เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายมีเวลาเพียงพอในการยุติภาระผูกพันและดำเนินการเปลี่ยนแปลงได้อย่างราบรื่น

ความท้าทายทั่วไปกับสัญญากับซัพพลายเออร์จีน

สัญญากับซัพพลายเออร์ชาวจีนต้องเผชิญกับความท้าทายที่แตกต่างกันเนื่องจากความแตกต่างในระบบกฎหมาย บรรทัดฐานทางวัฒนธรรม และแนวทางปฏิบัติทางธุรกิจ การทำความเข้าใจความท้าทายเหล่านี้ถือเป็นสิ่งสำคัญในการร่างข้อตกลงที่มีประสิทธิผล

1. การบังคับใช้สัญญาในประเทศจีน

การบังคับใช้สัญญาในประเทศจีนอาจเป็นเรื่องท้าทาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ซื้อชาวต่างชาติ ศาลจีนมักให้ความสำคัญกับบริษัทในประเทศ และกระบวนการทางกฎหมายอาจใช้เวลานานและมีค่าใช้จ่ายสูง เพื่อปรับปรุงการบังคับใช้:

• ใช้สัญญาสองภาษา: จัดทำสัญญาทั้งภาษาจีนและภาษาอังกฤษเพื่อป้องกันความเข้าใจผิดทางภาษาและอำนวยความสะดวกในการบังคับใช้
• ตราประทับและลายเซ็น: ต้องแน่ใจว่าสัญญาได้รับการลงนามและประทับตราด้วยตราประทับบริษัทอย่างเป็นทางการของซัพพลายเออร์ ในประเทศจีน ตราประทับของบริษัทมีความสำคัญทางกฎหมายอย่างมาก

2. การหลีกเลี่ยงความคลุมเครือ

ความแตกต่างทางวัฒนธรรมและอุปสรรคด้านภาษาอาจทำให้เงื่อนไขสัญญามีความคลุมเครือ เพื่อหลีกเลี่ยงความคลุมเครือ:

• ใช้ภาษาที่ชัดเจนและกระชับ: หลีกเลี่ยงสำนวนหรือคำศัพท์ทางกฎหมายที่ซับซ้อนมากเกินไป
• ระบุให้ชัดเจน: ระบุความคาดหวัง บทลงโทษ และข้อกำหนดอย่างชัดเจน รวมถึงแผนภาพและตัวอย่างหากเป็นไปได้

3. การให้ข้อมูลอันเป็นเท็จแก่ซัพพลายเออร์

ในบางกรณี ซัพพลายเออร์อาจให้ข้อมูลความสามารถ ใบรับรอง หรือกำลังการผลิตของตนไม่ถูกต้อง เพื่อลดความเสี่ยงนี้ ให้ทำดังนี้:

• ดำเนินการตรวจสอบอย่างรอบคอบ: ดำเนินการตรวจสอบโรงงานและตรวจสอบการรับรองของซัพพลายเออร์ก่อนการลงนามในสัญญา
• รวมถึงผลที่ตามมาสำหรับการบิดเบือนข้อมูล: ระบุบทลงโทษสำหรับการให้ข้อมูลเท็จหรือไม่ปฏิบัติตามเงื่อนไขอย่างชัดเจน

4. การเฟดคุณภาพ

การลดลงของคุณภาพหมายถึงการที่คุณภาพของผลิตภัณฑ์ลดลงอย่างค่อยเป็นค่อยไปเมื่อเวลาผ่านไป เนื่องจากซัพพลายเออร์พยายามลดต้นทุน เพื่อแก้ไขปัญหาการลดลงที่มีคุณภาพ:

• รวมถึงมาตรการการควบคุมคุณภาพ: ระบุสิทธิ์การตรวจสอบอย่างต่อเนื่องและการตรวจสอบคุณภาพเป็นประจำ
• กำหนดบทลงโทษสำหรับความล้มเหลวด้านคุณภาพ: รวมถึงบทลงโทษที่ชัดเจนสำหรับการไม่เป็นไปตามมาตรฐานคุณภาพหรือมีข้อบกพร่องซ้ำๆ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการร่างสัญญากับซัพพลายเออร์จีน

เพื่อให้แน่ใจว่าความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ของคุณประสบความสำเร็จ จำเป็นต้องปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการร่างและจัดการสัญญากับซัพพลายเออร์จีน

1. เกี่ยวข้องกับความเชี่ยวชาญทางกฎหมายในท้องถิ่น

การปฏิบัติตามกฎหมายและระเบียบข้อบังคับของจีนอาจเป็นเรื่องท้าทายหากไม่มีความรู้ที่ถูกต้องเกี่ยวกับสภาพแวดล้อมทางกฎหมายในท้องถิ่น การว่าจ้างทนายความหรือที่ปรึกษากฎหมายชาวจีนที่มีประสบการณ์ด้านการค้าระหว่างประเทศจะช่วยให้คุณร่างสัญญาที่บังคับใช้ได้และลดความเสี่ยงได้

2. เลือกซัพพลายเออร์ที่เชื่อถือได้

การเลือกซัพพลายเออร์ที่เหมาะสมถือเป็นขั้นตอนแรกในการสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ ดำเนินการตรวจสอบอย่างละเอียดถี่ถ้วน รวมถึงการเยี่ยมชมโรงงานและการตรวจสอบข้อมูลอ้างอิง เพื่อให้แน่ใจว่าซัพพลายเออร์มีความสามารถ ประสบการณ์ และความน่าเชื่อถือในการตอบสนองความต้องการของคุณ

3. มุ่งเน้นการสร้างความสัมพันธ์

การสร้างความสัมพันธ์อันแน่นแฟ้นกับซัพพลายเออร์ของคุณอาจนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ประสบความสำเร็จมากขึ้น และระดับความมุ่งมั่นที่สูงขึ้นในการปฏิบัติตามข้อผูกพันตามสัญญา สร้างช่องทางการสื่อสารที่เปิดกว้าง เยี่ยมชมซัพพลายเออร์เป็นประจำ และมุ่งมั่นในการสร้างความร่วมมือมากกว่าความสัมพันธ์เชิงธุรกรรมเพียงอย่างเดียว

4. ระบุการใช้ตราสัญลักษณ์ของบริษัท

ในประเทศจีน ตราประทับของบริษัท (chop) ถือเป็นข้อผูกมัดทางกฎหมาย มากกว่าลายเซ็นของบุคคลธรรมดาเสียอีก โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าสัญญาทั้งหมดมีการประทับตราด้วยตราประทับอย่างเป็นทางการของบริษัทซัพพลายเออร์เพื่อยืนยันข้อตกลง

5. ใช้ข้อตกลงการประกันคุณภาพ

นอกเหนือจากสัญญาหลักแล้ว ควรพิจารณาใช้ข้อตกลงการประกันคุณภาพ (Quality Assurance Agreement หรือ QAA) แยกต่างหาก ข้อตกลงนี้ระบุรายละเอียดเกี่ยวกับความคาดหวังด้านคุณภาพ ขั้นตอนการตรวจสอบ คำจำกัดความของข้อบกพร่อง และการดำเนินการที่จะดำเนินการในกรณีที่มีข้อบกพร่อง QAA ช่วยให้ทั้งสองฝ่ายมีแนวทางเดียวกันเกี่ยวกับความคาดหวังด้านการควบคุมคุณภาพและลดความเข้าใจผิด

6. สร้างโปรโตคอลการสื่อสารที่ชัดเจน

การสื่อสารที่ไม่ดีอาจนำไปสู่การตีความผิดและข้อโต้แย้ง สัญญาควรระบุโปรโตคอลการสื่อสารที่ชัดเจน เช่น:

• จุดติดต่อที่กำหนด: ระบุบุคคลที่รับผิดชอบในการจัดการด้านต่างๆ ของข้อตกลง (เช่น การผลิต การขนส่ง การควบคุมคุณภาพ)
• วิธีการสื่อสาร: กำหนดวิธีการสื่อสารที่ต้องการ ไม่ว่าจะเป็นผ่านอีเมล วิดีโอคอล หรือแพลตฟอร์มการส่งข้อความเช่น WeChat

7. การประเมินผลการปฏิบัติงานเป็นประจำ

ตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงานของซัพพลายเออร์เป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามเงื่อนไขของสัญญา การตรวจสอบประสิทธิภาพควรเน้นที่:

• คุณภาพ: ประเมินอัตราข้อบกพร่องและปฏิบัติตามมาตรฐานคุณภาพ
• ความตรงเวลา: ประเมินความสามารถของซัพพลายเออร์ในการตอบสนองกำหนดเวลาในการจัดส่ง
• การตอบสนอง: ตรวจสอบว่าซัพพลายเออร์จัดการกับข้อเสนอแนะ คำร้องเรียน หรือความท้าทายที่ไม่คาดคิดได้ดีเพียงใด

การประเมินผลงานช่วยระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ในระยะเริ่มแรก และช่วยให้ทั้งสองฝ่ายสามารถดำเนินการแก้ไขก่อนที่ปัญหาจะลุกลาม

ขั้นตอนปฏิบัติในการเจรจาต่อรองกับซัพพลายเออร์จีน

การเจรจาสัญญากับซัพพลายเออร์ชาวจีนต้องมีความเข้าใจแนวทางทางวัฒนธรรมในการเจรจาธุรกิจและรักษาทัศนคติเชิงความร่วมมือ

1. เน้นย้ำถึงผลประโยชน์ร่วมกัน

ซัพพลายเออร์ชาวจีนมักให้ความสำคัญกับความสัมพันธ์และอาจตอบสนองต่อการเจรจาที่จัดทำขึ้นในลักษณะร่วมมือกันและเกิดประโยชน์ร่วมกันได้ดีกว่า แทนที่จะมุ่งเน้นเฉพาะเรื่องราคา ให้เน้นย้ำว่าความร่วมมือกันสามารถเป็นประโยชน์ต่อทั้งสองฝ่ายในระยะยาวได้อย่างไร

2. เตรียมพร้อมสำหรับการเจรจาที่ยาวนาน

การเจรจากับซัพพลายเออร์จีนอาจใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้ เป็นเรื่องปกติที่ซัพพลายเออร์จะหาทางประนีประนอมและชี้แจงข้อตกลงหลายๆ ประเด็นก่อนจะสรุปเงื่อนไข เตรียมพร้อมสำหรับการเจรจาที่ยืดเยื้อและอดทนกับกระบวนการ

3. เน้นย้ำถึงความสำคัญของคุณภาพ

คุณภาพเป็นความท้าทายทั่วไปเมื่อต้องจัดหาสินค้าจากจีน และซัพพลายเออร์อาจไม่เข้าใจความคาดหวังของผู้ซื้อเสมอไป ใช้เวลาเน้นย้ำถึงความสำคัญของคุณภาพและกำหนดมาตรฐานที่ยอมรับได้ ชี้แจงให้ชัดเจนว่าการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านคุณภาพจะมีผลทางการเงินตามมา

4. พูดคุยเกี่ยวกับทรัพย์สินทางปัญญา (IP) ตั้งแต่เนิ่นๆ

การปกป้องทรัพย์สินทางปัญญาถือเป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะในประเทศจีน ซึ่งการขโมยทรัพย์สินทางปัญญาอาจเป็นปัญหาสำคัญ หารือเกี่ยวกับมาตรการปกป้องทรัพย์สินทางปัญญาตั้งแต่เนิ่นๆ ในกระบวนการเจรจา และให้แน่ใจว่าซัพพลายเออร์เข้าใจถึงความสำคัญของการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านความลับ

5. เตรียมพร้อมสำหรับการเจรจาแบบพบหน้ากัน

การเจรจาแบบพบหน้ากันสามารถมีประสิทธิผลอย่างมากในประเทศจีน ซึ่งความสัมพันธ์ส่วนตัวมีความสำคัญในการดำเนินธุรกิจ หากเป็นไปได้ ควรเดินทางไปจีนและพบกับซัพพลายเออร์เป็นการส่วนตัว การพบปะแบบพบหน้ากันจะช่วยสร้างความไว้วางใจ อำนวยความสะดวกในการหารือเชิงลึกมากขึ้น และทำให้การสร้างความสัมพันธ์ที่แข็งแกร่งเป็นเรื่องง่ายขึ้น

6. เสนอส่วนลดเล็กๆ น้อยๆ ให้กับผู้ที่มุ่งมั่น

ซัพพลายเออร์ชาวจีนอาจคาดหวังการประนีประนอมหรือความช่วยเหลือในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งระหว่างการเจรจา หากเป็นไปได้ ควรเสนอการประนีประนอมเล็กน้อย (เช่น กำหนดการชำระเงินที่ยืดหยุ่นมากขึ้น) เพื่อแสดงถึงความปรารถนาดี โดยไม่กระทบต่อข้อกำหนดหลักของคุณ ท่าทีนี้จะช่วยส่งเสริมจิตวิญญาณแห่งความร่วมมือและทำให้ซัพพลายเออร์มุ่งมั่นที่จะส่งมอบตามคำมั่นสัญญาของตนมากขึ้น