Када радите са кинеским добављачем, кварови у комуникацији могу бити невероватно фрустрирајући и скупи. Нажалост, ови сценарији нису неуобичајени, а најбољи начин да их се носи је систематски приступити ситуацији. У наставку ћемо истражити кључне стратегије и савете који ће вам помоћи да се носите са добављачима који не реагују и да се снађете у потенцијалним замкама.
Разумевање зашто ваш кинески добављач не одговара
Пре него што уђете у конкретна решења, неопходно је разумети зашто је ваш добављач можда престао да реагује. Постоји низ потенцијалних разлога иза овог изненадног недостатка комуникације.
Уобичајени разлози за кварове у комуникацији
1. Државни празници и светковине
Кина слави неколико националних празника, као што су Кинеска Нова година и Златна недеља, током којих се многа предузећа затварају на дужи период. Добављачи могу постати недоступни током ових празника без претходног обавештења.
2. Претеривање
Неки добављачи могу превише обећавати да ће обезбедити више поруџбина, што доводи до немогућности да испуне све обавезе. Можда избегавају комуникацију како би одложили испоруку лоших вести.
3. Питања квалитета или производње
Ваш добављач можда има проблеме са контролом квалитета или застоје у производњи о којима му је непријатно да разговара. Када ствари крену наопако, неки добављачи се могу одлучити за ћутање радије него да признају проблем.
4. Спорови око плаћања
Погрешна комуникација око плаћања, кашњења или чак неслагања око услова плаћања могу довести до прекида комуникације.
5. Промена приоритета
Ако добављач пронађе профитабилније прилике, могао би да одбаци приоритет мањим или мање атрактивним клијентима, а да их директно не обавести.
Непосредне радње које треба предузети када ваш добављач не реагује
1. Процените ситуацију и временски оквир
Одвојите тренутак да размислите о временској линији прекида комуникације. Да ли је добављач недавно послао ажурирања, а сада постоји празнина? Колико дуго су ћутали? Размотрите контекст и могуће разлоге за недостатак одговора.
1.1 Контакт на више канала
Добављачи често користе различите канале комуникације као што су е-пошта, ВеЦхат, Скипе или чак телефонски позиви. Ако је ваш почетни контакт остао без одговора, покушајте да их контактирате на другој платформи. Понекад е-пошта можда неће проћи због техничких проблема, док брза порука на ВеЦхат-у може дати резултате.
1.2 Останите мирни и професионални
Када се суочите са прекидом у комуникацији, кључно је остати смирен и професионалан. Запамтите да нагле поруке или оптужујући језик могу погоршати ситуацију. Нацртајте љубазну поруку која их подсећа на вашу последњу комуникацију и захтева ажурирање.
2. Потврдите своје разумевање споразума
2.1 Прегледајте наруџбенице и уговоре
Поново погледајте оригинални уговор, укључујући наруџбенице, уговоре или било коју документацију која оцртава очекивања. Разумевање специфичности онога што је договорено може вам помоћи да јасно и са самопоуздањем одговорите на неодговоре.
2.2 Флексибилност понуде
Ако је ваш добављач наишао на производну грешку или је наишао на неки други проблем, показивање одређене флексибилности може га подстаћи да одговори. Обавестите их да сте вољни да преговарате о роковима или да прилагодите захтеве ако то олакшава наставак комуникације.
Кораци ескалације за поновно успостављање комуникације
1. Искористите посредника или агенцију треће стране
Ако почетни покушаји да ступите у контакт нису успели, размислите о коришћењу подршке треће стране. Овај приступ је посебно ефикасан ако је добављач кључна компонента вашег ланца снабдевања.
1.1 Контактирајте агента за набавку
Агент за набавку може помоћи у посредовању у разговорима са добављачем. Ови агенти често имају успостављене односе са фабрикама и могу директно ескалирати ствар.
1.2 Представник локалне подршке
Имати локалног представника у Кини је веома корисно. Они могу посетити фабрику добављача или их контактирати у ваше име, обезбеђујући лично присуство које може отежати игнорисање добављача.
2. Ескалирајте користећи трговинске платформе
Ако радите са добављачима преко трговинских платформи као што је Алибаба, можете размислити о коришћењу њиховог система за решавање спорова да бисте започели комуникацију. Такве платформе често нуде канале за посредовање између купаца и продаваца, пружајући начин за подстицање одзива.
2.1 Поднесите формални спор
Ако добављач и даље не реагује, можете поднети формални спор на трговачкој платформи. Ова акција често мотивише добављача да одговори јер спорови могу негативно утицати на његову репутацију и пословни углед.
3. Посетите фабрику
Ако је изводљиво, организовање посете фабрици добављача може бити ефикасан потез. Посета фабрици показује да сте озбиљни у вези и даје вам прилику да из прве руке испитате ситуацију.
3.1 Унајмите инспекцијску службу
Ако путовање није могуће, унајмите локалну инспекцијску компанију да посети фабрику у ваше име. Инспекцијске службе пружају професионалну анализу онога што може да крене наопако, а сама њихова посета би могла да наведе добављача да настави комуникацију.
Истраживање алтернатива и планова за ванредне ситуације
1. Диверзификујте своју мрежу добављача
Један од најбољих начина да се минимизира утицај добављача који не реагује је избегавање потпуног ослањања на један извор. Рад са више добављача смањује ризик и даје вам флексибилност да промените производњу ако је потребно.
1.1 Претходно квалификујте добављаче резервних копија
Увек нека резервни добављачи буду проверени и спремни. Успоставите односе са више произвођача тако да имате опције у случају квара.
1.2 Спровођење ревизије добављача
Да бисте избегли нереаговање у будућности, спроводите редовне ревизије добављача како бисте проценили њихову поузданост. Схватите њихов капацитет, финансијско здравље и досадашње резултате.
2. Ангажовање нових добављача
Ако је добављач који не реагује кључан за ваше пословање, размислите о ангажовању нових добављача пре него касније. Почните да тражите понуде од алтернативних добављача, док истовремено покушавате да обновите комуникацију.
2.1 Успоставити прекретнице за производњу
Када радите са новим добављачем, поставите јасне прекретнице за производњу. Дефинишите казне или правне лекове за неиспуњење тих прекретница. Ова структура може осигурати да су обје стране на истој страници и понудити јасне кораке који се могу предузети у случају да нешто крене наопако.
2.2 Провери референце и претходне клијенте
Увек питајте нове добављаче за референце или доказ о претходном раду. Разговор са њиховим прошлим клијентима даје увид у њихов стил рада и поузданост.
Јачање будућих односа са добављачима
1. Изградите однос и одржавајте редовну комуникацију
Одржавање здравог и проактивног односа са добављачима може помоћи у смањењу проблема у комуникацији у будућности.
1.1 Организујте редовне састанке
Закажите редовне виртуелне састанке да бисте остали у контакту, чак и када све тече глатко. Ова провера може учинити вашег добављача одговорнијим и осећати се као партнер, а не само као продавац.
1.2 Останите културно свесни
Разумевање културних разлика може много допринети одржавању несметане комуникације. На пример, кинеска култура придаје велику вредност односима и личном односу. Уложите време у изградњу поверења и разумевања, што може направити разлику у тешким временима.
2. Користите јасне уговорне услове
Уговори су суштински део односа са добављачима, а исправни услови могу помоћи да се обезбеди одговорност.
2.1 Укључити клаузуле за комуникацију
Нацрти уговора који укључују клаузуле у вези са временским роковима комуникације. На пример, можете одредити прихватљиво време одговора, као што је 48 сати за одговоре е-поштом. Ове клаузуле вам дају полугу ако дође до прекида комуникације.
2.2 Казнене клаузуле за прекршаје
Казнене клаузуле за кршења или недостатак одговора понекад су ефикасне у ублажавању проблема у комуникацији. Уверите се да су разумни и да не делују као казнени, што би могло одвратити добављача да настави да ради са вама.
3. Подесите услове плаћања ескроу
Коришћење услова плаћања есцров-а може бити практичан приступ како би се осигурало да се обе стране осећају сигурно и безбедно. Есцров пружа додатни ниво сигурности за купца док показује добављачу да је плаћање обезбеђено, у очекивању успешног испуњења обавеза.
3.1 Прекретнице плаћања
Поставите прекретнице плаћања везане за успешну испоруку производних циљева. Јасним дефинисањем када ће плаћања бити пуштена, можете створити узајамне подстицаје за обе стране да се придржавају обавеза.
Превентивне стратегије за избегавање нереаговања
1. Успоставите формалну комуникацијску структуру
Стварање формалне комуникацијске структуре од самог почетка може помоћи у спречавању будућих проблема са неодговарањем.
1.1 Користите алате за управљање пројектима
Користите алате као што су Слацк, Асана или Трелло да бисте пратили напредак и имали сву комуникацију на једном месту. Поседовање јасних комуникацијских записа може помоћи у решавању свих неспоразума пре него што постану већи проблеми.
1.2 Подели детаљне прогнозе
Што више информација има ваш добављач, то ће бити боље опремљени за планирање производње и алокације ресурса. Делите детаљне прогнозе и очекиване количине поруџбина унапред како би ваш добављач могао да прилагоди своје распореде у складу са тим.
2. Подстакните добар учинак
Добављачи који примају доследна и брза плаћања, заједно са додатним подстицајима за добар учинак, вероватније ће дати приоритет вашем пословању. Подстицаји могу бити једноставни као пружање додатних поруџбина, изражавање захвалности за благовремене испоруке или чак бонуси за испуњавање прекретница.
2.1 Креирајте картицу резултата добављача
Креирање картице са резултатима добављача која оцењује учинак добављача на основу различитих показатеља, укључујући одзив, квалитет и поштовање рокова, може помоћи у подстицању побољшања. Повремено делите ову картицу са својим добављачима, дајући им прилику да се побољшају и изграде поверење.
2.2 Успоставити дугорочне обавезе
Већа је вероватноћа да ће добављачи дати приоритет клијентима који нуде дугорочне односе у односу на једнократне поруџбине. Успостављање дугорочних обавеза са јасним очекивањима олакшава обема странама да планирају и раде глатко.
Правна и уговорна разматрања за добављаче који не одговарају
1. Размислите о правном поступку као крајњој нужди
Ако је комуникација потпуно прекинута и исцрпили сте све друге опције, подузимање правног поступка може бити једина преостала опција. Овај корак треба пажљиво размотрити због потенцијалних трошкова и компликација.
1.1 Прегледајте услове уговора за кршење
Прегледајте услове уговора да бисте утврдили да ли постоји јасна повреда уговора која оправдава правни поступак. Ангажујте локалног правног стручњака који је упознат са кинеским пословним праксама да вас посаветује о вашим правима и потенцијалним следећим корацима.
1.2 Користите адвоката са искуством у кинеском трговинском праву
Ако одлучите да покренете правни поступак, ангажујте адвоката који има стручност у кинеском трговинском праву. Биће у бољој позицији да дају практичне савете на основу свог искуства у кретању у сличним случајевима.
2. Плаћање уз помоћ полуге и гаранције
Ако је плаћање извршено унапред, размотрите све гаранције или мере заштите које су можда биле укључене у процес плаћања.
2.1 Користите акредитиве
Акредитиви нуде начин обезбеђивања обе стране. Могу се успоставити тако да добављач прима плаћање тек када су испуњени сви услови. Коришћење ове опције смањује ризик од суочавања са неодговорним добављачем након извршене уплате.
2.2 Осигурање плаћања
Полисе осигурања плаћања пружају још један ниво сигурности. Такве политике ће покрити одређене финансијске губитке који настану ако добављач не испуни своје обавезе.
Закључак: Јачање вашег ланца снабдевања да бисте спречили проблеме
Суочавање са добављачем који не реагује може пореметити ваше пословање и изазвати много фрустрација, али систематски приступ проблему ће вам помоћи да га ефикасније управљате. Изградња јаких односа са добављачима, успостављање јасних услова комуникације и уговора и резервних опција су кључни за одржавање отпорног ланца снабдевања.
