Dirbant su Kinijos tiekėju, ryšio sutrikimai gali būti neįtikėtinai varginantys ir brangūs. Deja, tokie scenarijai nėra neįprasti, o geriausias būdas juos išspręsti – sistemingai spręsti situaciją. Toliau išnagrinėsime pagrindines strategijas ir patarimus, padėsiančius susidoroti su nereaguojančiais tiekėjais ir išvengti galimų spąstų.
Supratimas, kodėl jūsų Kinijos tiekėjas neatsako
Prieš pasinerdami į konkrečius sprendimus, labai svarbu suprasti, kodėl jūsų tiekėjas galėjo nustoti reaguoti. Dėl šio staigaus bendravimo trūkumo yra įvairių galimų priežasčių.
Dažnos komunikacijos sutrikimų priežastys
1. Nacionalinės šventės ir festivaliai
Kinija švenčia keletą nacionalinių švenčių, pavyzdžiui, kinų Naujuosius metus ir Auksinę savaitę, per kurias daugelis įmonių užsidaro ilgesniam laikui. Per šias šventes tiekėjai gali būti nepasiekiami be išankstinio įspėjimo.
2. Per didelis įsipareigojimas
Kai kurie tiekėjai gali per daug žadėti užsitikrinti daugiau užsakymų, todėl negalės įvykdyti visų įsipareigojimų. Jie gali vengti bendravimo, kad atidėtų blogų naujienų pateikimą.
3. Kokybės ar gamybos problemos
Jūsų tiekėjas gali susidurti su kokybės kontrolės problemomis arba gamybos nesėkmėmis, dėl kurių jiems nepatogu diskutuoti. Kai viskas klostosi ne taip, kai kurie tiekėjai gali pasirinkti tylėti, o ne pripažinti problemą.
4. Ginčai dėl mokėjimo
Dėl nesusikalbėjimo dėl mokėjimų, vėlavimų ar net nesutarimų dėl mokėjimo sąlygų gali nutrūkti bendravimas.
5. Prioritetų keitimas
Jei tiekėjas randa pelningesnių galimybių, jis gali atmesti prioritetus mažesniems ar mažiau patraukliems klientams, jų tiesiogiai neinformuodamas.
Neatidėliotini veiksmai, kurių reikia imtis, kai tiekėjas nereaguoja
1. Įvertinkite situaciją ir laiko juostą
Skirkite šiek tiek laiko ir apsvarstykite komunikacijos sutrikimo laiko juostą. Ar tiekėjas neseniai atsiuntė atnaujinimus, o dabar atsirado spraga? Kiek laiko jie tyli? Apsvarstykite kontekstą ir galimas atsakymo trūkumo priežastis.
1.1 Susisiekite su keliais kanalais
Tiekėjai dažnai naudoja įvairius komunikacijos kanalus, tokius kaip el. paštas, WeChat, Skype ar net telefono skambučiai. Jei jūsų pradinis pranešimas liko be atsako, pabandykite susisiekti su jais naudodami kitą platformą. Kartais el. paštas gali nepasiekti dėl techninių problemų, o greitas pranešimas WeChat gali duoti rezultatų.
1.2 Likite ramūs ir profesionalūs
Nutrūkus bendravimui, labai svarbu išlikti ramiems ir profesionaliems. Atminkite, kad staigūs pranešimai ar kaltinamoji kalba gali pabloginti situaciją. Parašykite mandagų pranešimą, primindami jiems apie paskutinį bendravimą ir prašydami atnaujinti.
2. Dar kartą patvirtinkite, kad suprantate Sutartį
2.1. Peržiūrėkite pirkimo užsakymus ir sutartis
Dar kartą peržiūrėkite pradinį susitarimą, įskaitant pirkimo užsakymus, sutartis ar bet kokius dokumentus, kuriuose nurodomi lūkesčiai. Supratę, dėl ko buvo susitarta, galite aiškiai ir užtikrintai išspręsti neatsakymo problemą.
2.2 Pasiūlymo lankstumas
Jei jūsų tiekėjas susidūrė su gamybos kliūtimi arba susidūrė su kita problema, lankstumas gali paskatinti jį reaguoti. Praneškite jiems, kad esate pasirengęs derėtis dėl terminų arba pakoreguoti reikalavimus, jei tai palengvina bendravimo atnaujinimą.
Eskalavimo veiksmai siekiant atkurti ryšį
1. Pasinaudokite tarpininku arba trečiosios šalies agentūra
Jei pirmieji bandymai susisiekti nepavyko, apsvarstykite galimybę pasinaudoti trečiosios šalies palaikymu. Šis metodas ypač efektyvus, jei tiekėjas yra pagrindinė jūsų tiekimo grandinės dalis.
1.1 Susisiekite su tiekimo agentu
Tiekimo agentas gali padėti tarpininkauti pokalbiuose su tiekėju. Šie agentai dažnai užmezga ryšius su gamyklomis ir gali tiesiogiai eskaluoti reikalą.
1.2 Vietos paramos atstovas
Labai naudinga turėti vietinį atstovą Kinijoje. Jie gali apsilankyti tiekėjo gamykloje arba susisiekti su jais jūsų vardu, suteikdami galimybę asmeniškai dalyvauti, todėl tiekėjui gali būti sunkiau ignoruoti.
2. Eskaluoti naudodami prekybos platformas
Jei dirbate su tiekėjais per prekybos platformas, tokias kaip „Alibaba“, galite apsvarstyti galimybę naudoti jų ginčų sprendimo sistemą bendravimui pradėti. Tokios platformos dažnai siūlo kanalus tarpininkauti tarp pirkėjų ir pardavėjų ir taip paskatinti reagavimą.
2.1 Pateikite oficialų ginčą
Jei tiekėjas ir toliau neatsako, galite pateikti oficialų ginčą prekybos platformoje. Šis veiksmas dažnai skatina tiekėją reaguoti, nes ginčai gali neigiamai paveikti jo reputaciją ir verslo būklę.
3. Apsilankykite gamykloje
Jei įmanoma, apsilankymas tiekėjo gamykloje gali būti veiksmingas žingsnis. Apsilankymas gamykloje parodo, kad rimtai žiūrite į santykius ir suteikia galimybę iš pat pradžių apžiūrėti situaciją.
3.1. Pasamdykite tikrinimo tarnybą
Jei keliauti neįmanoma, pasamdykite vietinę tikrinimo įmonę, kuri jūsų vardu aplankytų gamyklą. Tikrinimo tarnybos atlieka profesionalią analizę, kas gali būti ne taip, o vien jų apsilankymas gali paskatinti tiekėją atnaujinti ryšį.
Alternatyvų ir nenumatytų atvejų planų tyrinėjimas
1. Paįvairinkite tiekėjų tinklą
Vienas geriausių būdų sumažinti nereaguojančio tiekėjo poveikį yra visiškai išvengti priklausomybės nuo vieno šaltinio. Darbas su keliais tiekėjais sumažina riziką ir suteikia lankstumo prireikus perkelti gamybą.
1.1 Iš anksto kvalifikuokite atsarginių kopijų tiekėjus
Visada turėkite patikrintus ir pasiruošusius atsarginių kopijų tiekėjus. Užmegzkite ryšius su keliais gamintojais, kad gedimo atveju turėtumėte pasirinkimų.
1.2 Atlikite tiekėjų auditą
Kad ateityje išvengtumėte neatsakingumo, reguliariai atlikite tiekėjų auditą, kad įvertintumėte jų patikimumą. Supraskite jų pajėgumus, finansinę būklę ir ankstesnius rezultatus.
2. Pritraukti naujų tiekėjų
Jei nereaguojantis tiekėjas yra labai svarbus jūsų verslui, apsvarstykite galimybę anksčiau nei vėliau įtraukti naujus tiekėjus. Pradėkite ieškoti pasiūlymų iš alternatyvių tiekėjų, stengdamiesi atkurti ryšį.
2.1 Nustatyti gamybos etapus
Dirbdami su nauju tiekėju, nustatykite aiškius gamybos etapus. Apibrėžkite nuobaudas ar teisių gynimo priemones už šių etapų nesilaikymą. Ši struktūra gali užtikrinti, kad abi šalys būtų tame pačiame puslapyje ir pasiūlyti aiškius, veiksmingus veiksmus, jei kas nors nutiktų.
2.2. Patikrinkite nuorodas ir ankstesnius klientus
Visada prašykite naujų tiekėjų nuorodų arba ankstesnio darbo įrodymų. Pokalbiai su buvusiais klientais leidžia suprasti jų darbo stilių ir patikimumą.
Būsimų tiekėjų santykių stiprinimas
1. Užmegzkite ryšį ir palaikykite reguliarų ryšį
Sveikų ir iniciatyvių santykių su tiekėjais palaikymas gali padėti sumažinti komunikacijos problemas ateityje.
1.1 Įprastų susitikimų nustatymas
Suplanuokite reguliarius virtualius susitikimus, kad palaikytumėte ryšį, net kai viskas vyksta sklandžiai. Dėl šių registracijų jūsų tiekėjas gali tapti labiau atskaitingas ir jaustis partneriu, o ne tik pardavėju.
1.2 Būkite sąmoningi kultūriškai
Kultūrinių skirtumų supratimas gali labai padėti palaikyti sklandų bendravimą. Pavyzdžiui, kinų kultūra labai vertina santykius ir asmeninius santykius. Skirkite laiko pasitikėjimo ir supratimo kūrimui, nes tai gali turėti įtakos sunkiais laikais.
2. Naudokite aiškias sutarties sąlygas
Sutartys yra esminė tiekėjų santykių dalis, o tinkamos sąlygos gali padėti užtikrinti atskaitomybę.
2.1 Įtraukite komunikacijos sąlygas
Sutarčių projektai, kuriuose yra sąlygos dėl komunikacijos terminų. Pavyzdžiui, galite nurodyti priimtiną atsakymo laiką, pvz., 48 valandas el. pašto atsakymams. Šios sąlygos suteikia jums sverto, jei nutrūktų ryšys.
2.2 Nuobaudos už pažeidimus
Nuobaudos už pažeidimus ar atsako nebuvimą kartais yra veiksmingos mažinant komunikacijos problemas. Įsitikinkite, kad jie yra pagrįsti ir nėra baudžiami, nes tai gali atgrasyti tiekėją nuo tolesnio darbo su jumis.
3. Nustatykite sąlyginio deponavimo sąlygas
Sąlyginio deponavimo sąlygų naudojimas gali būti praktiškas būdas užtikrinti, kad abi šalys jaustųsi saugios. Escrow suteikia pirkėjui papildomą saugumo sluoksnį, tuo pačiu parodydamas tiekėjui, kad mokėjimas yra užtikrintas, kol bus sėkmingai įvykdyti įsipareigojimai.
3.1 Mokėjimo etapai
Nustatykite mokėjimo etapus, susietus su sėkmingu gamybos tikslų įgyvendinimu. Aiškiai apibrėžę, kada mokėjimai bus grąžinti, galite sukurti abipuses paskatas abiem šalims laikytis įsipareigojimų.
Prevencinės strategijos, kaip išvengti neatsakingumo
1. Sukurti formalią komunikacijos struktūrą
Oficialios komunikacijos struktūros sukūrimas nuo pat pradžių gali padėti išvengti būsimų problemų, susijusių su nereagavimu.
1.1 Naudokite projektų valdymo įrankius
Naudokite tokius įrankius kaip „Slack“, „Asana“ ar „Trello“, kad galėtumėte stebėti pažangą ir turėti visą ryšį vienoje vietoje. Aiškūs bendravimo įrašai gali padėti išspręsti visus nesusipratimus, kol jie netampa didesnėmis problemomis.
1.2 Bendrinti išsamias prognozes
Kuo daugiau informacijos turės jūsų tiekėjas, tuo geriau jis bus pasirengęs planuoti gamybą ir išteklių paskirstymą. Iš anksto pasidalykite išsamiomis prognozėmis ir numatomais užsakymų kiekiais, kad jūsų tiekėjas galėtų atitinkamai pakoreguoti savo tvarkaraščius.
2. Skatinkite gerus rezultatus
Tiekėjai, gaunantys nuoseklius ir greitus mokėjimus bei papildomas paskatas už gerą našumą, labiau tikėtina, kad pirmenybę teiks jūsų verslui. Paskatos gali būti tokios paprastos kaip papildomų užsakymų teikimas, padėkos išreiškimas už laiku pristatytus pristatymus ar net premijos už pasiektus etapus.
2.1 Sukurkite pardavėjo rezultatų kortelę
Pardavėjo rezultatų kortelės, kurioje tiekėjo našumas vertinamas pagal įvairius rodiklius, įskaitant reagavimą, kokybę ir terminų laikymąsi, sukūrimas gali padėti paskatinti tobulėjimą. Periodiškai pasidalykite šia rezultatų kortele su savo tiekėjais, suteikdami jiems galimybę tobulėti ir sukurti pasitikėjimą.
2.2. Nustatyti ilgalaikius įsipareigojimus
Tiekėjai labiau linkę teikti pirmenybę klientams, kurie siūlo ilgalaikius santykius, o ne vienkartinius užsakymus. Ilgesnio laikotarpio įsipareigojimai su aiškiais lūkesčiais leidžia abiem pusėms lengviau planuoti ir sklandžiai veikti.
Neatsakingų tiekėjų teisinės ir sutartinės aplinkybės
1. Apsvarstykite galimybę kreiptis į teismą kaip paskutinę priemonę
Jei ryšys visiškai nutrūko ir išnaudojote visas kitas galimybes, vienintelė išeitis gali būti imtis teisinių veiksmų. Šį veiksmą reikia atidžiai apsvarstyti dėl galimų išlaidų ir komplikacijų.
1.1 Peržiūrėkite sutarties sąlygas dėl pažeidimo
Peržiūrėkite sutarties sąlygas, kad nustatytumėte, ar yra aiškus sutarties pažeidimas, dėl kurio būtų galima imtis teisinių veiksmų. Pasikvieskite vietinį teisės ekspertą, išmanantį Kinijos verslo praktiką, kad jis patartų dėl jūsų teisių ir galimų tolesnių veiksmų.
1.2 Pasinaudokite advokatu, turinčiu patirties Kinijos prekybos teisės srityje
Jei nuspręsite imtis teisinių veiksmų, pasikvieskite advokatą, turintį Kinijos prekybos teisės patirties. Jie bus geriau pasirengę teikti praktinius patarimus, pagrįstus savo patirtimi, susijusia su panašiais atvejais.
2. Sverto mokėjimas ir garantijos
Jei mokėjimas buvo atliktas iš anksto, apsvarstykite visas garantijas ar apsaugos priemones, kurios galėjo būti įtrauktos į mokėjimo procesą.
2.1 Naudokite akredityvus
Akredityvai yra būdas užtikrinti abiejų šalių saugumą. Jie gali būti nustatyti taip, kad tiekėjas gautų apmokėjimą tik tada, kai įvykdomos visos sąlygos. Naudojant šią parinktį sumažinama rizika susidurti su nereaguojančiu tiekėju po apmokėjimo.
2.2 Mokėjimo draudimas
Mokėjimo draudimo polisai suteikia dar vieną saugumo lygį. Tokia politika padengs tam tikrus finansinius nuostolius, patirtus tiekėjui neįvykdžius savo įsipareigojimų.
Baigimas: tiekimo grandinės stiprinimas, kad būtų išvengta problemų
Bendravimas su nereaguojančiu tiekėju gali sutrikdyti jūsų veiklą ir sukelti daug nusivylimo, tačiau sistemingas požiūris į problemą padės efektyviau ją išspręsti. Stiprių ryšių su tiekėjais kūrimas, aiškių komunikacijos ir sutarčių sąlygų nustatymas bei atsarginių variantų turėjimas yra labai svarbūs norint išlaikyti atsparią tiekimo grandinę.
